Для добавления счета-фактуры можно воспользоваться одним из следующих способов:
· Добавление нового счета-фактуры;
· Размножение счета-фактуры (т.е. использование сохраненной информации для добавления счета-фактуры).
Для добавления нового счета-фактуры в контекстном меню панели списка счетов-фактур следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне на закладке «Документ» следует указать основные параметры счета-фактуры (см. Рисунок 199).
Рисунок 202. Добавление полученного счета-фактуры, «Документ»
Тип документа выбирается при регистрации в системе первого счета-фактуры. При регистрации последующих счетов-фактур значение поля Тип документа устанавливается автоматически.
В поле Номер документа автоматически формируется уникальный последовательный номер для выбранной организации-продавца, типа документа и финансового года. Для автоматической генерации номера после указания продавца следует нажать кнопку с изображением стрелочки в поле Номер документа.
В поле Дата документа автоматически подставляется текущая дата.
После заполнения полей Продавец, Грузоотправитель, Грузополучатель поля с соответствующими адресами будут заполнены автоматически значениями юридических адресов контрагентов, если их юридические адреса зарегистрированы в системе.
Поле Покупатель автоматически заполняется значением покупателя из последнего зарегистрированного счета-фактуры.
Если документ-основание для счета-фактуры в системе не регистрируется (например, приказ), то можно сохранить только его реквизиты. Для сохранения реквизитов документа следует заполнить необходимые поля раздела «Документ-основание» и нажать кнопку Создать. Если документом-основанием является документ, зарегистрированный в системе, то в полях Вид документа, Тип документа, Номер документа, Дата документа можно указать параметры для поиска и выбрать из предложенного списка документ-основание. Если документ с указанными параметрами один, он будет автоматически указан в качестве документа-основания.
В поле Тип счета-фактуры необходимо выбрать одно из значений:
· «Аванс» – регистрируется счет-фактура на сумму предоплаты (аванса);
· «Поступление/Отгрузка» – если регистрируется документ, предоставляемый поставщиком вместе с товарно-транспортными документами по факту поставки.
Если выбран тип счета-фактуры «Аванс», то необходимо указать и платежно-расчетный документ, по которому был отправлен аванс поставщику. Если организация используется лицевой счет в казначействе, то необходимо указать документ, по которому казначейство перечисляло аванс.
Значения полей КБК и Сквозная аналитика устанавливаются значениями по умолчанию при добавлении спецификации.
Если счет-фактура выставлен обслуживаемой организацией от организации, не являющейся налогоплательщиком (иностранная организация, государственные органы и т.д.), то следует установить флажок «Налоговый агент».
После указания основных параметров документа следует добавить спецификацию счета-фактуры. Для этого следует перейти к закладке «Спецификация» (см. Рисунок 200).
Рисунок 203. Добавление полученного счета-фактуры, "Спецификация"
Для управления спецификацией доступны следующие действия:
· Добавление;
· Изменение;
· Удаление.
Для добавления спецификации в контекстном меню окна следует выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне необходимо указать данные спецификации: номенклатурные позиции, ставку НДС и суммы (см. Рисунок 201).
Рисунок 204. Добавление спецификации полученного счета-фактуры
При заполнении сумм следует ввести ту сумму с НДС, которая указана в бумажном документе. Если рассчитанная сумма с НДС отличается от указанной в бумажном документе, то ее можно откорректировать с клавиатуры. При этом сумма без НДС будет пересчитана, а общая сумма останется без изменений.
На закладке «Подписи» следует указать (см. Рисунок 202):
· Ответственных лиц продавца, если продавец является налогоплательщиком;
· Подписи ответственных лиц покупателя, если продавец не является налогоплательщиком (на закладке «Документ» установлен флажок «Налоговый агент»).
Рисунок 205. Добавление полученного счета-фактуры, "Подписи"
После регистрации полученного счета-фактуры его следует включить в книгу:
· если продавец является налогоплательщиком, то включение производится только в книгу покупок;
· если продавец не является налогоплательщиком, то по зарегистрированному счету-фактуре включение производится и в книгу продаж, и в книгу покупок.
Для включения в книгу в контекстном меню счета-фактуры следует выбрать пункт Книги покупок/продаж > Включить счет-фактуру в книгу. В открывшемся окне «Входные объекты» следует нажать кнопку Далее (см. Рисунок 203).
Рисунок 206. Включение в книгу, входные объекты
В окне «Параметры» следует указать дату включения в книгу, процент включения от общей суммы по счету-фактуре и нажать кнопку Далее (см. Рисунок 204).
Рисунок 207. Параметры включения в книгу
После произведенных действий запись будет добавлена в книгу (см. Рисунок 205).
Рисунок 208. Результаты включения в книгу
После добавления входящего счета-фактуры с типом «Поступление/Отгрузка» в книгу его необходимо отработать в учете (для налогового агента отработка выполняется в разделе «Книга покупок»). Для отработки в контекстно меню счета-фактуры следует выбрать пункт Отработка > Отработать в учете. В открывшемся окне следует нажать кнопку Сформировать (см. Рисунок 206). При отработке входящего счета-фактуры с типом «Поступление/Отгрузка» в учете отражаются только суммы входящего НДС.
Отработка входящего счета-фактуры с типом «Аванс» не производится.
Рисунок 209. Отработка счета-фактуры.
Для возврата ранее принятого к зачету НДС с аванса следует выполнить сторнирование полученного счета-фактуры с типом «Поступление/Отгрузка». Для этого в контекстном меню соответствующей записи книги покупок следует выбрать пункт меню Книги покупок/продаж > Сторнировать авансовые счета-фактуры. В открывшемся окне «Входные объекты» следует нажать кнопку Далее (см. Рисунок 207).
Рисунок 210. Сторнирование, входные объекты
В окне «Параметры» следует установить «галочку» в строке соответствующего счета-фактуры с типом «Аванс» и нажать кнопку Далее (см. Рисунок 208).
Рисунок 211. Сторнирование, параметры
В результате сторнирования будет сформирована запись книги продаж. Для возврата ранее принятого к зачету НДС с аванса следует выполнить отработку указанной записи, выбрав в ее контекстном меню пункт Отработка > Отработать в учете. Отработка записи книги продаж выполняется аналогично отработке счета-фактуры (см. выше).
Кроме того, удобно регистрировать счета-фактуры путем размножения. Если для добавления счета-фактуры можно не добавлять новые данные, а изменить некоторые данные уже добавленного счета-фактуры, то добавленные данные можно размножить. Для этого в контекстном меню добавленного счета-фактуры (см. раздел «Вызов контекстного меню») необходимо выбрать пункт Размножить. В открывшемся окне «Полученный счет-фактура:: Размножение» следует внести необходимые изменения и нажать кнопку OK. Содержание и способы заполнения полей при размножении счета-фактуры аналогичны добавлению счета-фактуры (см. выше).
Изменение счета-фактуры
Для изменения параметров счета-фактуры следует выполнить следующие действия:
· Снять отработку счета-фактуры, выбрав в его контекстном меню пункт Отработка > Снять отработку.
· Удалить учет счета-фактуры из книги, выбрав в его контекстном меню пункт Книги покупок/продаж > Откат включения счета-фактуры в книгу.
· В контекстном меню изменяемого счета-фактуры выбрать пункт Изменить. В открывшемся окне «Полученный счет-фактура:: Редактирование» следует внести соответствующие изменения и нажать кнопку OK. Содержание и способы заполнения полей при изменении счета-фактуры аналогичны добавлению счета-фактуры (см. раздел «Добавление счета-фактуры»).
· Включить счет-фактуру в книгу (см. раздел «Добавление счета-фактуры»).
· Отработать счет-фактуру в учете (см. раздел «Добавление счета-фактуры»).
После изменения счета-фактуры его параметры будут изменены в главном окне раздела «Полученные счета-фактуры» (см. Рисунок 198). Если этого не произошло, следует в контекстном меню окна выбрать пункт Обновить.
Удаление счета-фактуры
Для удаления счета-фактуры следует выполнить следующие действия:
· Снять отработку счета-фактуры, выбрав в его контекстном меню пункт Отработка > Снять отработку.
· Удалить учет счета-фактуры из книги, выбрав в его контекстном меню пункт Книги покупок/продаж > Откат включения счета-фактуры в книгу.
· В контекстном меню удаляемого счета-фактуры выбрать пункт Удалить и подтвердить удаление.
После удаления счета-фактуры он исчезнет с главного окна раздела «Полученные счета-фактуры» (см. Рисунок 198). Если этого не произошло, следует в контекстном меню окна выбрать пункт Обновить.