Теория
В созданную таблицу данные могут быть введены как непосредственно в табличной форме по умолчанию, так и с использованием специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов.
При любом из указанных способов ввода и корректировки данных таблицы Access сохраняет введенную или исправленную запись на диске.
Ввод данных
В режиме таблицы показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей. Допускается также добавление и изменение данных в режиме таблицы.
Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определенному столбцу в таблице. Каждая запись занимает одну строку таблицы. Ввод в определенную ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши Tab или Enter. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле следующей записи и ожидает ввода данных.
Внимание! Поля, тип которых определен как Счетчик, не требуют заполнения с клавиатуры.
Перемещение в таблице
Для быстрого просмотра данных, введенных в таблицу, а также необходимого позиционирования в таблице нужно обратить внимание на возможности быстрого перемещения в таблице.
Первая запись – Щелчок мышью по кнопке <Первая запись>;
Последняя запись – Щелчок мышью по кнопке <Последняя запись>;
Первый столбец таблицы – клавиша Home;
Последний столбец таблицы – клавиша End;
Следующий столбец – клавиша Right или Tab;
Предыдущий столбец – клавиша Left или Shift-Tab;
На строку вверх – Up;
На строку вниз – Down;
Вверх на экран – PageUp;
Вниз на экран – PageDown;
В левый верхний угол таблицы – Ctrl-Home;
В правый нижний угол таблицы – Ctrl-End.
Редактирование данных
Редактировать данные ячейки таблицы можно как с полной, так и с частичной их заменой.
Для полной замены данных необходимо подвести курсор к редактируемой ячейке так, чтобы все ее содержимое было высвечено в реверсивном виде, а затем набрать замещающую информацию.
Частичную замену данных можно осуществить двумя способами;
- щелкнуть нужную ячейку, и она автоматически откроется для редактирования;
- переместиться в нужную ячейку, а затем нажать функциональную клавишу F2.
Удаление записи
Для удаления записи ее необходимо выделить (щелкнуть по области маркировки записи) и либо нажать клавишу Del, либо выполнить команду меню Правка, Удалить. В выводим на экран запросе подтвердить удаление.
Задание 2
- Введите данные, представленные на рис.3, в таблицу СТУДЕНТ.
- Ознакомьтесь с возможностями редактирования данных в табличном режиме.
Рис. 3. Пример таблицы для ввода данных в табличном режиме
Технология работы
- Откройте ранее созданную базу данных SESS.MDB
- Откройте таблицу СТУДЕНТ базы данных SESS. Для этого:
· в окне «База данных SESS» нажмите кнопку «Таблица»;
· в этом же окне нажмите кнопку Открыть. В списке таблиц БД должна присутствовать и быть выделена только одна таблица СТУДЕНТ. Access переходит в табличный режим и открывает окно «СТУДЕНТ: Таблица».
- Введите данные в таблицу, как это показано на рис. 3. При вводе данных воспользуйтесь информацией, приведенной в теории.
- Ознакомьтесь с возможностям быстрого перемещения в таблице.
- Отредактируйте введенные в таблицу данные.
- в поле «Фамилия» второй записи таблицы полностью замените «Сидоров» на «Морозова»;
- в поле «Дата рождения» первой записи таблицы замените цифры года «78» на «75»;
- удалите последнюю запись таблицы.
- Закройте таблицу.
РАЗРАБОТКА ОДНОТАБЛИЧНЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИХ ФОРМ
Теория
Данные в таблицу БД вводить и редактировать несколько удобнее, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка, формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение каждого поля. Можно создать форму, напоминающую печатную форму, расположить в ней окна списков, фотографии, графики и др.
Access располагает мастером по разработке форм пяти видов:
В один столбец – поля выводятся на экран в виде последовательности строк.
Табличная форма – поля выводятся в виде строк и столбцов.
Диаграмма – для ее создания выбирается таблица, содержащая числовые значения, которые можно представить в графическом виде.
Составная форма – объединяет в себе данные более одной таблицы БД. Позволяет просмотреть и изменить данные в нескольких таблицах одновременно.
Простая форма – единственная форма, которую Access создает автоматически, включает каждое поле таблицы и использует стандартный шаблон.