РАЗРАБОТКА ДЕТАЛЬНОГО ОТЧЕТА

Теория

Для получения отчета улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный отчет. Он должен иметь наглядную форму и содержать больше информации, чем простая распечатка таблицы. Целесообразно для создания обычного детального отчета использовать Мастер отчетов и Автоотчеты, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки.

Если созданный мастером отчет не полностью вас удовлетворяет, измените его в режиме конструктора или создайте специальные стили, которые мастер будет использовать при создании следующих отчетов.

Задание 5

С помощью мастера создайте детальный отчет для вывода данных таблицы СТУДЕНТ. Вид отчета представлен на рис. 6.

Рис. 6. Пример отчета

Технология работы

1. Откройте ранее созданную базу данных SESS.MDB
2. Создайте отчет для вывода данных таблицы СТУДЕНТ с помощью мастера. Для этого:

• в окне «SESS: база данных» нажмите вкладку «Отчеты»;
• в том же окне нажмите кнопку «Создать»;
• в диалоге «Новый отчет» введите или выберите из списка имя таблицы СТУДЕНТ в качестве источника данных и выберите из списка Мастер отчетов;
• в окне «Создание отчетов» выберите поля для отчетов;
• в следующем окне мастера отчетов, где предлагается выбрать данные для группировки, дважды щелкните поле Группа и на кнопку Далее;
• в следующем диалоговом окне выберите запись «Фамилия» для сортировки в возрастающем порядке;
• выберите вид макета для отчета «ступенчатый», ориентацию «Книжная» и щелкните на кнопке Далее;
• в следующем диалоговом окне мастера отчетов выберите стиль «Строгий»
• затем введите заголовок отчета «СТУДЕНТ» и щелкните на кнопке Готово. После этого Access выходит в окно предварительного просмотра отчета.

1. Закройте базу данных.

ПОИСК И ОТБОР ДАННЫХ

• Команды поиска, фильтрации и сортировки
• Формирование запросов

КОМАНДЫПОИСКА, ФИЛЬТРАЦИИ И СОРТИРОВКИ

Теория

Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в базе данных. К таким средствам можно отнести использование команды «Поиск», фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.

Простейшим способом поиска информации в базе данных является использование директивы «Поиск». Этот поиск может проводиться как в одном из указанных полей, так и во всех полях таблицы БД. Возможно изменение порядка просмотра записей в таблице.

Для того чтобы записи в таблице выстраивались при выводе в удобном для пользователя порядке, используется сортировка. Access может проводить сортировку по одному полю, по нескольким полям, по возрастанию или по убыванию значений ключевого признака.

Для вывода только определенных записей таблицы (отбора) используется фильтрация.

Задание 6

Для данных, содержащихся в таблице СТУДЕНТ, в режиме формы осуществить поиск одной из записей, в режиме таблицы отсортировать записи по возрастанию значений одного из полей и отфильтровать данные в соответствии с критерием отбора.

Технология работы

1. Откройте ранее созданную базу данных SESS.MDB.
2. Откройте таблицу СТУДЕНТ в режиме формы и выберите форму «Форма 1»
3. Найдите запись таблицы с информацией о студентке с фамилией «Сидорова». С этой целью выполните следующие действия:

• находясь в форме «Форма1», щелкните в строке поля «Фамилия»;
• щелкните на кнопке с изображением бинокля или выберите команду меню Правка, Найти;
• в диалоговом окне «Поиск» введите в строку «Образец» слово «Сидорова»;
• щелкните на кнопке «Найти». В форму выведется найденная запись;
• при нажатии на кнопку «Найти далее» выведется другая запись с такой же фамилией.

1. Закройте окно формы.
2. Откройте таблицу СТУДЕНТ в табличном режиме.
3. Отсортируйте записи таблицы в соответствии с алфавитным порядком фамилий студентов, что потребует от вас следующих действий:

• щелкните по столбце «Фамилия»;
• щелкните по кнопке «Сортировка по возрастанию» или выберите пункт меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию.

Записи таблицы будут выведены на экран в соответствии с алфавитным порядком фамилий.

1. Используйте фильтрацию для вывода на экран только записей, относящихся к студентам, родившимся после 1975 г. Для этого можно выполнить следующий порядок действий:

• в окне с таблицей СТУДЕНТ щелкните по кнопке «Изменить фильтр» или выберите пункт меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр;
• в окне фильтра выберите поле с именем «Дата рождения» и наберите выражение #31.12.75#
• щелкните на кнопке «Применение фильтра» или выберите пункт меню Фильтр, Применить фильтр
• на экран выведутся только записи, соответствующие введенному критерию отбора.

1. Удалите фильтр (выведите снова все записи таблицы), для чего щелкните по кнопке «Удалить фильтр» или выберите пункт меню Записи, Удалить фильтр

Составила: Хутакова Т.Г.

[1] В качестве разделителя аргументов могут использоваться различные символы в зависимости от настроек Excel и/или Windows.

[2] Ранг числа — порядковый номер числа относительно других чисел в списке аргументов.

[3] Для переключения режимов абсолютной и относительной адресации можно использовать [F4].

[4] Форматирование данных может осуществляться и перед вводом исходных данных и формул.

[5] Перед вводом дробных чисел следует выяснить, каким символом отделяется целая часть числа от дробной. В зависимости от настроек Excel и/или Windows это может быть точка или запятая.

[6] Для этого необходимо выделить первый интервал ячеек для консолидации на соответствующем листе ЭТ и нажать в окне Консолидация кнопку Добавить. Затем повторить те же действия для других интервалов ячеек, которые необходимо консолидировать