Введение
Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.
Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.
Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.
Содержание
Введение. 2
1. Система управленческой документации. 4
1.1.Управленческие документы. Понятие. 4
1.2.Классификация. 10
2. Общероссийский классификатор управленческих документов. 13
2.1. Структура и назначение общероссийского классификатора управленческих документов. 13
Заключение. 17
Список литературы.. 18
Система управленческой документации
Управленческие документы. Понятие
Под системой документации понимают совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, требований к оформлению. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой сферы деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и на отдельном предприятии, и составляют собственно объект делопроизводства.
Управленческая документация представлена комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.
Система организационно-правовой документации. Управленческая деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов: название предприятия и (или) подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф учреждения.
К организационно-правовым документам относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др.
Система распорядительной документации. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления его основной деятельности, обеспечение финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. Именно они делают объекты управляемыми по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти.
Основанием для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения законодательных, нормативных актов и иных решений вышестоящих органов; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач предприятия.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы:
- документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);
- документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).
Например, приказ — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения основных оперативных задач. Оформляется на специальном бланке или общем бланке организации с указанием вида документа — приказ. Приказы должны содержать следующие основные реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Система справочно-информационной документации — служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она не содержит поручений, не обязывает действовать строго определенным образом, а лишь сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие структурных подразделениях, на каждом рабочем месте; рационализация документопотоков, разработка оптимальных маршрутов их движения; внедрение более современной системы регистрации и отправки документов, организация соответствующей информационно-справочной службы; совершенствование номенклатуры дел, организация действенного контроля исполнения документов; совершенствование организации оперативного и архивного хранения; повышение уровня знаний и квалификации персонала в области документационного обеспечения процессов управления.
В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные повторяющиеся. Для однотипных повторяющихся задач в большинстве случаев целесообразно унифицировать и стандартизировать как технологию решения, так и формы представления информации. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия их состава и форм, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций.
Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации в нормативных актах. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией; организационные структуры учреждений и предприятий; классификаторы управленческих функций; управленческая документация.
Унификация документов организации заключается в отборе и закреплении тех из них, которые необходимы и достаточны для решения управленческих задач. В результате исключаются формы, применение которых не вызвано потребностями управления, и состав документов значительно сокращается. Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении информационных показателей и реквизитов, установлении единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации документов закрепляются в Табеле (перечне) форм документов, а сами формы — в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности предприятий.
Табель форм документов, применяемых в деятельности предприятия, — это перечень разрешенных к применению унифицированных форм, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.
Табель форм документов предприятия предназначен для:
- оптимизации документооборота и его закрепления в едином нормативном документе;
- унификации форм документов;
- классификации форм документов по функциям управленческой деятельности;
- унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов;
- упорядочения документальной базы в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.
В текущей деятельности предприятия табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием этапов их подготовки и оформления.
Современные средства компьютерной техники включают персональные компьютеры, корпоративные компьютеры, суперкомпьютеры.
Широкие возможности для создания и внедрения новых автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) на предприятиях АПК появились с массовым выпуском отечественных микроЭВМ (ПК) и ввозом их по импорту, а также подготовкой сельскохозяйственными вузами специалистов, хорошо знающих компьютер. Однако потенциальные возможности компьютеров на многих предприятиях АПК России используются пока не полностью. Основная причина этого в том, что они в основном работают в автономном режиме, им отводится вспомогательная роль в управлении производством. Большая часть их рабочего времени используется на выполнение стандартных операций по учету и ведению финансовой документации и очень малая — на организацию делопроизводства, сбор и анализ информации для хозяйственной деятельности.
Работу по внедрению автоматизированных систем для решения задач делопроизводства и управления производством в АПК целесообразно вести в следующих направлениях: переходить к использованию типовых решений при обработке информации; унифицировать аппаратуру ЭВМ, математическое обеспечение, прикладные программы и модели; создавать интегрированные базы данных общего назначения; широко использовать модели IBM — совместных компьютеров. IBM становятся наиболее распространенным типом технического обеспечения АСДОУ для предприятий АПК. Они позволяют вести индивидуальную децентрализованную обработку управленческой документации в пунктах ее возникновения. ПК с дисплеем, пультом управления и аппаратурой передачи данных, дополненный устройством печати и внешней памятью, позволяет организовать автоматизированные рабочие места (АРМ) работников управления, в том числе по делопроизводству. Объединение ПК в локальную вычислительную сеть в пределах одного предприятия выдвигает их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную и комплексную автоматизацию функций управления предприятием.
Состав АРМ документационной службы предприятий АПК зависит от объемов документируемой информации и документооборота, а также от технических возможностей ПК и уровня программного обеспечения.
На предприятиях с небольшим документооборотом задачи АСДОУ можно решать единичным АРМ секретаря руководителя, которое может быть коллективным, то есть использоваться другими работниками управления, решающими свои функциональные задачи.
На предприятиях, имеющих большой документооборот, целесообразно иметь несколько АРМ, разделенных по подсистемам АСДОУ и размещенных на двух уровнях. На верхнем уровне — ПК с быстродействующим процессором и большим объемом оперативной и внешней памяти. Это центральный компьютер, обрабатывающий основной поток первичных документов, поступающих с ПК нижнего уровня. На нижнем уровне находятся ПК работников управления, менее производительные, чем центральный. Они оснащены периферийным оборудованием, в состав которого входят процессор, дисплей, накопители на магнитных дисках, клавиатура, печатающее устройство и аппаратура передачи данных для связи с центральным компьютером.
Внедрение АРМ в делопроизводство на базе персональных компьютеров позволяет повысить производительность труда, качество работ и исполнительную дисциплину, а также эффективность функционирования систем управления предприятий АПК.
Все направления совершенствования документооборота требуют повышения уровня квалификации работников управления, постоянного изучения новейших достижений науки и техники, способов и методов обработки и использования информации.
Классификация
По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.
По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные (содержащие информацию по нескольким вопросам).
По срокам исполнения документы бывают:
- срочные, которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»;
- несрочные, которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия.
По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.
По степени подлинности различают:
- черновик (предварительная редакция документа);
- подлинник – экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;
- копия – документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях – некоторых его внешних признаков. В свою очередь, может быть незаверенная копия (копия служебного документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу) и заверенная копия (копия служебного документа, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала).
Иногда для работы требуется не копия подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.
Выписка – это заверенная копия части текста служебного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана.
В случае утери владельцем подлинного документа ему может быть выдан соответствующим органом или предприятием дубликат документа.
Дубликат подлинника – повторно оформленный служебный документ для пользования, вместо утерянного или поврежденного подлинника, который имеет такую же юридическую силу.
По технике создания документы бывают рукописные и печатные.
По способу фиксации информации различают:
- письменный документ – текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков;
- графический документ – изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью;
- аудиовизуальный документ – документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру;
- видеодокумент – документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;
- кинодокумент – документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений;
- фотодокумент – документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений;
- фонодокумент – документ, содержание которого зафиксировано какой–либо системой звукозаписи;
- электронный документ – документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.