Этапы системного анализа.
Переход из состояния проблемной ситуации в состояние желаемой конечной цели должен осуществляться системно, упорядоченно, путем последовательного выполнения определенных шагов. При этом каждый этап тоже имеет свою структуру из более мелких шагов, которую следует соблюдать достаточно строго – её нарушение может отрицательно повлиять на качество результата одного этапа и, следовательно, всего процесса в целом. Кроме того, на каждом этапе существуют опасности совершить ошибку или попасть в ловушку, необходимо знать о возможности совершения таких неудачных действий и пользоваться приемами для того, чтобы их избежать.
Придя к системному аналитику со своей проблемой, которую не смог решить сам, клиент инициирует процедуру анализа. Аналитик возьмется за работу по решению любой проблемы, но только на определенных условиях. Эти условия необходимы для успеха. Без их наличия опытные аналитики просто не берутся за работу.
Условия успеха системного анализа:
1. Гарантия доступа к любой необходимой информации (при этом аналитик гарантирует со своей стороны конфиденциальность),
2. Гарантия личного участия первых лиц организации – обязательных участников проблемной ситуации,
3. Отказ от требования заранее сформулировать необходимый результат (техническое задание), так как улучшающих вмешательств много и заранее они неизвестны, тем более – какое будет избрано к осуществлению.
Операции системного анализа
Если клиент согласен на условия контракта, аналитик приступает к первому этапу, выполнив который, начинает второй и так далее до последнего этапа, по окончании которого должно получиться реализованное улучшающее вмешательство. Схема изложения каждого этапа стандартна: задается его вход; описывается, что и какого качества должно получиться на выходе; указывается, какие действия и как должны быть выполнены; обращается внимание на возможные трудности, ошибки, «ловушки» и даются советы по их преодолению.
Было бы неправильно думать, что последовательное линейное прохождение всех этапов всегда приведет к желаемому результату. В практике прикладного системного анализа конечный результат заранее никому не известен, он будет постепенно формироваться в ходе анализа (поэтому системные аналитики отказываются принимать в начале работы от заказчика ТЗ, в котором определено, что должно получиться). В результате на последующих этапах анализа может обнаружиться неполная завершенность или погрешность какого-то из предыдущих этапов; потребуется вернуться к нему и исправить обнаруженный недостаток, вновь проходя уже пройденные этапы. Чем сложнее проблема, тем больше возвратов потребуется.
Этап 1. Фиксация проблемы.
Задача этого этапа – сформулировать проблему и зафиксировать её документально.
Формулировка проблемы вырабатывается самим клиентом; дело аналитика – выяснить, на что жалуется клиент, чем он недоволен. Это и есть проблема клиента так, как он её видит. При этом следует стараться не повлиять на его мнение, не исказить его.
Самой грубой ошибкой на этом этапе было бы тут же заняться решением поставленной проблемы. Этого нельзя делать по ряду причин.
· Информации недостаточно после фиксации
· Представления клиента не точны
· В ходе исследовании может оказаться, что для устранения проблему клиента, нужно решить вовсе не его, а чью-то еще совсем другую проблему.
Этап 2. Диагностика проблемы.
Задача данного этапа состоит в том, чтобы поставить диагноз – определить к какому типу относится проблема.
Иногда решение этого вопроса лежит на поверхности. Но часто диагностика проблемы является непростым делом. Ошибка в диагнозе приведет к неверным действиям и принесет лишь вред.
Постановка диагноза – сложное дело. Поскольку трудно дать какие-то общие теоретические рекомендации по выполнению этого этапа, диагностика оказывается более искусством, чем наукой, в ней большую роль играет интуиция, опыт и везение.
Этап 3. Составление списка стейкхолдеров.
Всех прямых непосредственных участников проблемной ситуации называют одним словом – стейкхолдеры.
Главная трудность составления списка стейкхолдеров связана с оценочностью (а следовательно с субъективностью) характеристик принадлежности к классу стейкхолдеров.
Подсказки, облегчающие работу:
1. Список стейкхолдеров есть модель черного ящика для проблемной ситуации.
2. Безмолвные стейкхолдеры
· Будущие поколения
· Прошлые поколения
· Окружающая среда
3. Мнемоническая подсказка «ПИРС»
П – пользователи
И – исполнители
Р – руководители
С – собственники
4. Подсказка Европейской комиссии
v Что вам, составляющим план, нужно знать? Чьи мнения и опыт были бы полезны?
v Кто будет принимать решения по проекту?
v Кто предполагается быть исполнителем этих решений?
v Чья активная поддержка существенна для успеха проекта?
v Кто имеет право быть участником проекта?
v Кто может воспринять проект как угрозу?
Отвечая на эти вопросы применительно к ситуации, вы введете в число стейкхолдеров: нужных вам участников ситуации как экспертов; представителей проблеморазрешающих систем; то же от проблемосодержащих систем; кого желательно иметь помощников при осуществлении проекта; субъектов, юридически связанных с ситуацией; тех, на кого неосторожное (неулучшающее) вмешательство может повлиять отрицательно.