Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур). Методические рекомендации
Законодательство России
Текст документа по состоянию на июль 2011 года
Одобрены
ЦЭПК Росархива
15 декабря 1996 года
В Методических рекомендациях освещаются основные положения отбора на государственное хранение управленческих документов негосударственных организаций: критерии оценки документов, формы приема документов, состав ценных управленческих документов, методика их отбора на хранение.
Рекомендации предназначены для работников Федеральной архивной службы, но могут быть использованы в органах исполнительной власти, негосударственных организациях.
Составители: М.П. Жукова, к.и.н. (рук. темы), Н.А. Пучко, О.В. Усанова, В.И. Якута.
В сборе и анализе материала участвовали: РГАЛИ, РГАЭ, ЦГА Республики Башкортостан, ЦГА Республики Дагестан, Комитет по делам архивов Кабардино - Балкарской Республики, ГА Республики Мордовия, АУ Республики Татарстан, ГА Удмуртской Республики, ГА Владимирской обл., АО Вологодской обл., Комитет по управлению архивами Волгоградской обл., АО Воронежской обл., ГА Калининградской обл., АУ Кемеровской обл., ГА Кировской обл., АО Краснодарского края, ГА Красноярского края, ГА Костромской обл., Комитет по делам архивов Курганской обл., ГА Курской обл., Центр комплектования АФ и работы с ведомственными архивами Мосгорархива, Комитет по делам архивов Нижегородской обл., ГА Новгородской обл., Комитет ГАС Новосибирской обл., АО Орловской обл., Комитет по делам архивов Пермской обл., АО Приморского края, ГА Ростовской обл. АО Рязанской обл., ГА Самарской обл., ГА Свердловской обл., ГА Тамбовской обл., Тверской ЦДНИ, ГА Тюменской обл., АО Ульяновской обл., АО Хабаровского края.
ВВЕДЕНИЕ
Формирование АФ РФ предполагает систематическое пополнение его современными документами, отражающими все стороны жизни общества. Перестройка экономики страны, переход на многоукладную систему хозяйствования, наличие организаций разных форм собственности - одна из важнейших особенностей настоящего этапа развития общества. Деятельность негосударственных организаций занимает все большее место в экономике России. Документы, образующиеся в процессе их организации и деятельности, представляют неоспоримый интерес (ценность) в настоящем и будущем. Сохранение данных документов - обязанность организаций - собственников документов и задача Федеральной архивной службы.
Исследование темы 1.2.2 "Отбор на государственное хранение документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций и предприятий" осуществлялось ВНИИДАД (головная организация) и архивными учреждениями РФ. Оно явилось вторым этапом изучения темы 1.4.1 "Отбор на государственное хранение документов, образующихся в деятельности организаций и предприятий нового типа". В результате первого этапа подготовлены Методрекомендации "Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов" (М., 1993). Цель второго этапа - подготовка данных Методрекомендаций.
Методические рекомендации раскрывают теоретико - методические и организационные положения оценки и отбора на государственное хранение ценных документов одного из видов источников комплектования государственных архивов [80] - негосударственных организаций коммерческого характера <*> (новых экономических хозяйственных структур) <**>: хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов, а также частично их объединений (ассоциаций, союзов).
--------------------------------
<*> Коммерческие организации - это организации, преследующие извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности [9, ст. 50].
<**> В том числе с участием иностранного капитала (СП) и малого предпринимательства (МП).
Объект исследования - типовая управленческая документация данных организаций, ценная часть которой может быть принята по договору на государственное хранение или в соответствии с действующим законодательством должна быть сохранена в организации - собственнике. Специфическая (отраслевая) документация, раскрывающая непосредственно сам предмет хозяйственной деятельности (вид или виды деятельности), может быть отнесена к "коммерческой тайне" и интеллектуальной собственности. По согласию организации - собственника ее отбор на хранение в государственные архивы производится на основе непосредственной экспертизы ценности с использованием отраслевых перечней документов, соответствующих виду (видам) деятельности конкретной организации, а также методических писем, указаний и др. документов Росархива.
Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отбор документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, на государственное хранение производится в соответствии с действующим законодательством РФ.
Положения архивного законодательства РФ в этой области строятся на нормах общего правового обеспечения жизнедеятельности общества и его отдельных сторон (управления, экономики, труда и т.д.) [7, 9, 23, 21 и др.], которые определяют как основные принципы создания и деятельности негосударственных организаций, так и документационное обеспечение их деятельности, взаимоотношения с Федеральной архивной службой.
1.1.1. Современное архивное законодательство [40, 6, 32, 49] определило: признание ценности определенных документов негосударственных организаций, составляющих негосударственную часть АФ РФ; обязательное сохранение ценных документов организацией - собственником (при ее ликвидации - государством); возможность приема по договору ценных документов негосударственных организаций в государственные архивы (с передачей права собственности государству или сохранением его за собственником - организацией); возможность получения методической помощи организацией - собственником от учреждений Федеральной архивной службы по вопросам работы с документами, в том числе и отбора документов.
1.1.2. Законодательные и нормативные документы по вопросам архивного дела на региональном уровне конкретизируют положения архивного законодательства РФ в зависимости от местных условий, подчеркивая, прежде всего, необходимость сохранения ценных документов негосударственных организаций и правильной постановки работы с документами.
1.1.3. В качестве нормативной и нормативно - методической базы отбора документов негосударственных организаций могут применяться соответствующие положения: "Основных правил работы государственных архивов СССР" (М., 1984), "Основных правил работы ведомственных архивов" (М., 1986), "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989), не противоречащие действующему законодательству и не подвергшиеся уточнению в уже подготовленных Росархивом или утвержденных им документах (решениях коллегии, инструктивных письмах, методрекомендациях).
1.2. Оценка документов осуществляется на основании принципов историзма, системности, целостности. Основными критериями оценки документов негосударственных организаций являются: значение информации, содержащейся в документе; повторение информации документа в других документах; вид документа; подлинность документа; автор документа; функционально - целевое назначение организации - фондообразователя; документируемая функция; физическое состояние документа; полнота комплекса документов.
Критерии позволяют определить документы негосударственных организаций, содержащие ценную уникальную (единственную в своем роде) и типическую (повторяющуюся) информацию, а затем провести возможно полный отбор на хранение первых и, как правило, выборочный отбор вторых в зависимости от роли, значения, автора документа и документируемой функции управления. Особая роль организации [80] предполагает более полный отбор ее документов в государственные архивы, а степень полноты образующегося комплекса документов - возможность расширения или сужения круга принимаемых на хранение ценных документов, в том числе на основании сопоставления конкретного фонда с другими, уже хранящимися в архиве фондами.
Критерии применяются в комплексе. Сохраняется основное положение отбора - прием документа, если он соответствует даже одному критерию, и необходимость применения всей совокупности критериев, если документ выделяется к уничтожению.
1.3. Негосударственные организации - источники комплектования государственных архивов могут передать на хранение свои документы полностью или выборочно [80]. Полный прием осуществляется от источников комплектования полного приема и группового выборочного приема (т.е. от организаций определенного вида, попавших в выборку организаций). Выборочный прием осуществляется от организаций - источников комплектования повидового выборочного приема.
Выборочный прием может быть осуществлен в виде исключения от конкретных организаций - источников комплектования полного приема или группового выборочного приема из-за нежелания организации передать на хранение все ценные документы. В таком случае возможен возврат к вопросу о полном приеме ценных документов через какое-то время, например по истечении срока действия договоров организации с основными партнерами, срока исковой давности по определенным документам и т.д. Решение архивного учреждения о выборочном приеме документов конкретной организации в виде исключения зависит: от состава ценных документов, которые организация - собственник все же согласна передать на хранение; от функционально - целевого назначения организации; от наличия в архиве ее документов за предыдущие годы или документов ее предшественника (в том числе и государственной организации, традиционно являвшейся источником комплектования данного архива); от наличия в архиве документов подобных организаций (аналогичных по организационно - правовой форме, виду деятельности, масштабу деятельности).
1.3.1. Полный отбор ценных документов проводится на основании критериев ценности, позволяя осуществить прием более ценных документов по сравнению с менее ценными. Выборочный отбор ценных документов от организаций - источников комплектования повидового выборочного приема представляет собой отбор ограниченной части данных документов, как правило, характеризующих основные хозяйственные функции <*> или же типовые управленческие функции, представленные наиболее насыщенными информацией документами - распорядительными, орграспорядительными (протоколами высших органов управления, протоколами исполнительных органов, положениями, правилами, инструкциями и др.), плановыми (бизнес - планами) и другими.
--------------------------------
<*> В случае согласия организации - собственника передать их на хранение.
1.3.2. Возможно осуществление выборочного отбора отдельных видов ценных массовых документов организации - источника комплектования любой формы приема при условии их достаточно большого количества за год (годы) приема и однородности содержания, происхождения и формы. Целесообразно проводить комбинированный выборочный отбор (т.е. сочетание разных видов выборки). При этом одной из них обязательно должен быть целевой отбор, т.е. отбор документов, отвечающих определенному основному признаку (признакам) данного вида документа. Применительно к негосударственным организациям к числу ценных массовых документов могут быть отнесены <*>: личные дела, личные карточки, обращения граждан, хозяйственные договоры. Документы по личному составу в соответствии с действующим законодательством подлежат 75-летнему сроку хранения и только по истечении его могут быть подвергнуты отбору. Отбор обращений граждан осуществляется в соответствии с положениями Методрекомендаций "Отбор на государственное хранение предложений, заявлений, жалоб граждан" (М., 1991). Хозяйственные договоры представляется целесообразным отбирать на хранение, применяя целевой и случайный отбор. Целевой отбор предполагает выделение для хранения части договоров (договоров по особо крупным сделкам, договоров с постоянными партнерами и т.д.). Случайный отбор предполагает разбиение массива на однородные группы: по виду сделки, ее объему, сроку договора, региону действия договора. Желательно отбирать от 1 до 5% документов в зависимости от величины массива и его однородности. Небольшой массив и его разнородность являются основанием отказа от выборки и проведения полного приема документов.
--------------------------------
<*> Массовыми являются и первичные бухгалтерские документы, но в соответствии с критериями ценности они относятся к числу документов временного срока хранения.
1.3.3. Отдельные ценные массовые документы негосударственных организаций (статотчеты), поступившие в соответствии с законодательством в органы управления, в будущем <*> могут быть подвергнуты при передаче на государственное хранение выборочному отбору. Выборочный отбор в данном случае возможно проводить путем сочетания целевого и случайного отбора. Основные признаки целевого отбора: для приема на хранение - документы организаций, отличающихся среди других подобных особой ролью [80]; для исключения из числа принимаемых - документы организаций, уже являющихся источниками комплектования архива. При случайном отборе основными признаками группировки массива явятся: вид организации (организационно - правовая форма), вид деятельности (основной), масштаб деятельности, количество работающих, регион деятельности.
--------------------------------
<*> Документы первых лет перестройки экономики России целесообразно принимать на хранение полностью.
1.3.4. Применение выборочного приема документов требует внесения дополнительных сведений в предисловие к описи дел, документов конкретной организации за соответствующие годы. При повидовом выборочном приеме документов необходимо указать: основание его применения (отнесение организации к числу источников комплектования повидового выборочного приема на основании соответствующих критериев или же - это вынужденное решение, примененное в виде исключения); полноту документирования деятельности организации; состав ценных документов, по тем или иным причинам не включенных в число принимаемых на хранение. При выборочном отборе отдельных видов массовых документов необходимо указать: количественно - качественные характеристики всего комплекса массовых документов данного вида, вид (виды) примененной выборки, процент отбора документов на хранение.