2.1. Документирование деятельности негосударственных организаций определяется общими положениями постановки документационного обеспечения управления (ДОУ) учреждений, организаций, предприятий, а также специальными законодательными и нормативными документами по отдельным функциям управления и по организациям определенных организационно - правовых форм <*>. Данные положения закрепляют состав документов по ряду функций, определяют срок хранения отдельных документов.
--------------------------------
<*> См. Приложение 2. Список источников и литературы.
Соответствие постановки ДОУ в негосударственной организации общим положениям зависит от следующих факторов: образована она на базе государственной организации или создана вновь; ее организационно - правовой формы; стабильности деятельности и ее продолжительности; масштаба деятельности; кадрового обеспечения; отношения (понимания роли ДОУ) руководителя организации. Как правило, решающую роль играют: база создания, т.е. наличие госорганизации - предшественника; кадровое обеспечение; позиция руководителя организации.
2.2. Постановка ДОУ определяет полноту документирования деятельности негосударственных организаций. Полнота документирования управленческих функций в негосударственных организациях зависит как от общих (для государственных и негосударственных организаций) факторов, так и от специфических (присущих только негосударственным организациям). Общими факторами отсутствия полноты документирования деятельности являются устное решение ряда вопросов и применение ЭВТ. Специфическим - "коммерческая тайна" как суть деятельности данных организаций.
2.2.1. В современном управлении ряд оперативных функций решается без их документирования или же с помощью средств электронной техники без фиксации (хранения) информации на том или ином носителе. Как правило, это организационно - тактические вопросы управления, первичный сбор и систематизация сведений.
2.2.2. "Коммерческая тайна" порождает дополнительное (искусственное) отсутствие всякого документирования даже таких управленческих функций, как переговоры с партнерами, обсуждение основных производственных, организационных, кадровых вопросов деятельности. Привлекается узкий круг ответственных лиц, из-за боязни "утечки" информация не фиксируется. В соответствии с действующим законодательством "коммерческая тайна" распространяется на информацию, имеющую действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, отсутствия свободного доступа к ней на законном основании и охране ее конфиденциальности обладателем информации [9, ст. 139]. Правительством России установлен круг сведений, которые не могут составлять "коммерческую тайну" [39].
"Коммерческая тайна" может быть оговорена: в уставе организации; в специальном перечне сведений, ее составляющих; в специальном договоре об ее сохранении или же оговорке в контракте о приеме на работу; в правилах внутреннего распорядка или разделе учредительного договора; в должностных инструкциях сотрудников; в инструкциях о ведении переговоров; в инструкциях о работе с определенными документами. Наличие указанных документов и их содержание индивидуально в каждой организации. Общим в них является: "закрытие" сведений на срок, обусловленный, как правило, сроками действия (искового, оперативного) конкретных обязательств, содержащихся в документе; определенный набор сведений - конкретное финансовое состояние по всем аспектам деятельности, сведения о партнерах, договорах, связях, переговорах, прогноз - план стратегии и тактики развития организации, ноу - хау деятельности. При этом сведения по финансовым, плановым вопросам (кроме долгосрочных) со временем могут быть открыты, как и результаты изучения рынка, процесс ценообразования, конкретные переговоры и т.д. Практически постоянное коммерческое значение могут иметь: прогнозы, стратегия и тактика по основным вопросам деятельности (от методик ценообразования, изучения рынка - до методов управления), данные о партнерах, посредниках, поставщиках, клиентах.
Диапазон сведений, "закрываемых" конкретными организациями на "коммерческую тайну", различен: от практически всех перечисленных (включая даже те, которые по закону не могут быть закрыты) - до предельно небольшого круга (отдельных документов). При отборе на хранение возможно продление срока приема отдельных документов до снятия с них "коммерческой тайны" или же замена приемом других, менее информативных документов <*>.
--------------------------------
<*> См. раздел 3.
2.2.3. Негосударственные организации сочетают в своей деятельности применение традиционных и новых носителей информации. Документы, представляющие ценность (относимые к числу подлежащих постоянному хранению), как правило, создаются и в традиционном виде или же могут при передаче на государственное хранение переводиться с новых на традиционные носители.
2.3. Состав документов негосударственных организаций включает: управленческие и специфические (соответствующие профилю хозяйственной деятельности) <*> документы. Управленческие документы могут быть разделены на типовые и индивидуальные. Типовые управленческие документы образуются при документировании общих для всех организаций функций управления. Индивидуальные - при документировании функций, присущих только некоторым организациям, или же типовых функций, но видами документов, свойственных только отдельным организациям.
--------------------------------
<*> В данных Рекомендациях не рассматриваются.
2.3.1. Типовыми группами управленческих функций негосударственных организаций коммерческого характера являются: распорядительная деятельность (руководство; организация управления; контроль, регулирование деятельности подведомственных организаций; правовое обеспечение управления; документационное обеспечение управления и организация хранения документов);
планирование (экономическое прогнозирование, текущее планирование, ценообразование); финансирование (финансирование, кредитование, инвестирование) <*>; учет - отчетность (бухгалтерский учет и отчетность, отчетно - статистический учет); экономические связи (организация экономических связей, оперативно - коммерческая деятельность); информационное обслуживание <**>, маркетинг (изучение конъюнктуры рынка, распространение информации, реклама); трудовые отношения (трудоустройство - рынок труда; организация труда; нормирование труда, тарификация, оплата труда; охрана труда); кадровое обеспечение (работа с персоналом - прием, перемещение, увольнение работников; аттестация - установление квалификации, награждения; повышение квалификации работников); снабжение, сбыт <***> (материально - техническое обеспечение, организация хранения материально - имущественных ценностей); административно - хозяйственное обслуживание (соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности организации; эксплуатация зданий и помещений; транспортное обслуживание; внутриведомственная связь; охрана организации); социально - бытовые вопросы (страхование, пенсии, пособия; жилищно - бытовые вопросы; досуг; благотворительность); деятельность общественных организаций (организация деятельности, деятельность общественных организаций).
--------------------------------
<*> Кредитование и инвестирование являются специфическими (основными) функциями банков, в данных Рекомендациях рассматривается их типовой аспект.
<**> Информационное обслуживание может быть специфической (основной) функцией негосударственных организаций, в таком случае возрастает объем ее документирования и несколько меняется видовой состав документов.
<***> Снабжение, сбыт могут быть специфическими (основными) функциями негосударственных организаций, в таком случае возрастает объем их документирования и несколько меняется видовой состав документов.
2.3.2. Преобладающая роль принадлежит функциям, обеспечивающим сам процесс управления хозяйственной деятельностью, по сравнению с социально - бытовыми вопросами и деятельностью общественных организаций. В числе функций, обеспечивающих управление, такие, как ДОУ, контроль, снабжение и сбыт, административно - хозяйственная деятельность играют меньшую роль по сравнению с руководством, организацией управления, правовым обеспечением управления, планированием, финансированием, экономическими связями, кадровым обеспечением.
Выделяются новые направления деятельности: работа с акциями, долями, паями, регистрация и перерегистрация организаций (в организации управления); маркетинг (в информационном обслуживании и прогнозировании); благотворительность (в социально - бытовых вопросах); режим работы (как сочетание защиты информации (в ДОУ) и внутренней охраны организации (в административно - хозяйственном обслуживании)).
2.3.3. Основные категории документов, образующихся при документировании деятельности негосударственных организаций, по указанным функциям (орграспорядительные, плановые, учетно - отчетные, информационно - аналитические) сохраняются. Видовой состав документов негосударственных организаций в целом представлен типовым набором управленческих документов <*>, число которых в каждой организации индивидуально. При этом наблюдается несколько систем документирования: 1) сложившаяся и отраженная в "Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989) с корректировкой и добавлением отдельных новых видов документов; 2) предельно краткая, включающая только необходимые документы - новые и уже существовавшие; 3) беспорядочная, бессистемная.
--------------------------------
<*> См. Примерный перечень управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций // Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. М., 1996.
Сужение круга документов наблюдается по категориям плановой и отчетной документации, в ряде случаев отсутствуют обобщающие информационно - аналитические документы, а иногда и основные орграспорядительные документы. Это ведет к перераспределению информации в цепочке документов по определенным функциям, а следовательно, изменению роли и значения отдельных документов, необходимости расширения или сужения их приема на хранение в зависимости от конкретной ситуации.