На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные карточки, необходимые для анализа состава и учета движения кадров.
Личные карточки заполняются после подписания руководителем организации приказа о приеме на работу.
Личная карточка имеет типовую междуведомственную форму N Т-2, утвержденную органами статистики (приложение 18). В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант этой карточки - N Т-2А (приложение 19).
Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, от руки (разборчиво) или на пишущей машинке. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.).
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.
На лицевой стороне карточки указываются: полное наименование предприятия, начальная буква фамилии работника (в строке "Алфавит"), номер личной карточки (тот номер, за которым учтена трудовая книжка работника в "Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним") и заполняются два помещенных здесь раздела: "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете".
В раздел "Общие сведения" заносятся биографические и учетные данные работника. Фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, национальность, семейное положение, паспортные данные, домашний адрес, записываются в личную карточку из паспорта.
В строке "Образование" в пункте "а" пишется: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее общее", "неполное среднее", "начальное". Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончено. Пункт "б" заполняется только на специалистов с высшим и средним специальным образованием.
Пункт "в" заполняется только на молодых рабочих (служащих), закончивших профессионально-технические и другие училища.
Рабочие и служащие, окончившие 4-6 классов неполной средней или начальной школы, относятся к лицам с начальным образованием, а окончившие 7-10 классов - к лицам с неполным средним образованием. Рабочие и служащие, обучавшиеся в средних специальных и высших учебных заведениях, но не окончившие их, относятся к лицам, имеющим неполное среднее, общее среднее, или среднее специальное образование, в зависимости от того, какое они имели образование до поступления в учебное заведение. К лицам, имеющим незаконченное высшее образование, относятся работники, окончившие 3 курса высшего учебного заведения, или окончившие высшее учебное заведение, но не защитившие диплом или не сдавшие государственных экзаменов.
Полученные работником специальность и квалификация указываются полностью, на основании имеющегося диплома (свидетельства). Профессии рабочих записываются в точном соответствии с их названием в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий, а должности ИТР и служащих - соответственно их названиям по штатному расписанию.
Общий стаж работы исчисляется с даты начала трудовой деятельности работника, включая службу в Вооруженных Силах. Стаж указывается на день заполнения личной карточки на основании трудовой книжки.
В строке "Непрерывный стаж" пишется дата, с которой исчисляется непрерывный стаж работы при выплате пособий по государственному социальному страхованию. Затем в личной карточке записывается полное название последнего места работы, должность, дата и причина увольнения.
Имеющиеся в личной карточке свободные строки могут при необходимости заполняться дополнительными данными по усмотрению руководства предприятия.
После заполнения личной карточки работником кадровой службы принятый на работу ставит свою подпись и дату заполнения карточки в конце ее первого раздела.
Второй раздел личной карточки "Сведения о воинском учете" заполняется ан военнообязанных и призывников в соответствии с инструкцией о порядке учета военнообязанных и призывников.
На оборотной стороне личной карточки помещены разделы: "Назначения и перемещения", "Отпуска", "Дополнительные сведения".
В разделе "Назначения и перемещения" производится соответствующая запись при оформлении на работу, а в дальнейшем здесь указываются переводы по службе, изменение квалификации (разряда), должности, оклада. Для каждой записи в данном разделе делается ссылка на соответствующий документ (графа "Основание"). С каждой записью о назначениях, перемещениях и увольнении кадровая служба обязана ознакомить работника под расписку в последней графе третьего раздела личной карточки.
В четвертом разделе ведется учет основных, дополнительных отпусков и отпусков без сохранения заработной платы с указанием вида отпуска, за какой период времени он предоставляется работнику, даты начала и даты окончания отпуска, основания (ссылка на номер и дату приказа или записки о предоставлении отпуска).
Раздел пятый "Дополнительные сведения" предусмотрен для записи данных, не отраженных в первом разделе (об участии в войнах, наличии второй профессии, избрании на выборную должность, пребывании за границей (с указанием до какого срока: число, месяц, год и о продлении этого срока: до какого года), работе по совместительству, знании иностранных языков и языков народов России, результатах аттестации, правительственных наградах, поощрениях, взысканиях и т.д.). В этом же разделе рекомендуется вести учет работников, обучающихся без отрыва от производства в высших и средних специальных учебных заведениях. В личной карточке записывается название учебного заведения и специальность, по которой работник получает образование и делаются пометки о переводе его с курса на курс. После окончания работником учебного заведения в разделе первом личной карточки (строка "Образование") указывается полученное образование, название учебного заведения и дата его окончания.
Аналогичным образом заполняются разделы и показатели личной карточки формы N Т-2А. При увольнении работника в личной карточке указывается дата и причина увольнения. Личные карточки уволенных хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Личные карточки Т-2 запрещается присоединять к личным делам, они хранятся в архиве строго раздельно.