ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он может быть создан посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ может изготавливаться на бумаге, фотопленке и т.п. Содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
Так, для юриста документ служит основой доказательства каких-либо фактов, для историка — историческим источником, для специалиста в области управления — средством фиксации и передачи управленческих решений и т.д. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ дает следующее определение терминов «информация» и «документ»: «информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления; документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Все фазы управленческой деятельности связаны с составлением соответствующих документов. Например, планирование — с разработкой различных планов; учет — с составлением и обработкой статистической и бухгалтерской документации; инструктирование — с изданием инструкций и методических указаний; контроль — со сбором сведений в письменном виде и т.п.
Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.
Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает и как предмет и как результат труда.
Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документирования.
Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:
1. унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД);
2. унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
3. унифицированная система отчетно-статистической документации;
4. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
5. унифицированная система документации по труду;
6. унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;
7. унифицированная система внешнеторговой документации.
В ОРД фиксируются принятые решения по административным вопросам. Она создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними Этот порядок закрепляется инструкцией по делопроизводству предприятия. Она утверждается руководителем, который несет ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях предприятия. В каждом структурном подразделении назначается ответственный за ведение делопроизводства, в обязанности которого входит обеспечение учета и прохождения документов в установленные сроки, информирование руководства о состоянии их исполнения, ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Документы подразделяются:
• по средствам фиксации — на письменные (рукописные, машинописные и изданные типографским способом); графические (чертежи, схемы, планы, графики, рисунки и т.д.); фотокинодокументы; фонодокументы (фонограммы);
• по видам деятельности — на организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские, расчетно-денежные, по материально-техническому снабжению и сбыту, по внешней торговле и т.д.;
• по месту составления — на внутренние (составленные работниками данного предприятия) и внешние (поступающие от других предприятий и лиц);
• по форме — на индивидуальные и типовые;
• по срокам исполнения — на срочные (требующие исполнения в срок, установленный законом, инструкцией, приказом) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);
• по происхождению — на служебные (затрагивающие интересы предприятия, подразделения, группы работников) и личные (касающиеся конкретного лица).
Для повышения эффективности функционирования документов в сфере управления и использования средств вычислительной техники установлены единые правила оформления документов и их реквизитов, проведена унификация состава, форм документов, а также процессов работы с ними. Применение готовых унифицированных форм документов (УФД) позволяет значительно сократить количество их видов на предприятии. Унифицированные системы документации созданы по единым правилам. Объектом унификации могут быть отдельные виды документов или их группы, отражающие направление деятельности, функцию или задачу управления. Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления (государственных стандартов, стандартов отраслей, предприятий, общественных объединений и др., правил и рекомендаций федеральных органов власти, положений (уставов) организаций и т.п.) и включает в себя следующие этапы:
• определение объекта унификации;
• анализ текстов документов и обобщение его результатов;
• подготовка унифицированных форм документов;
• формирование альбома унифицированных форм документов;
• утверждение альбома унифицированных или отдельных форм документов.
Унификация текстов документов позволяет решить следующие задачи:
• упорядочить состав документов организации, в которых фиксируется осуществление однотипных функций;
• сократить затраты на создание документов;
• использовать унифицированные шаблоны текстов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
• ускорить процессы принятия управленческих решений.
Текст унифицированных документов может быть оформлен в виде: связного текста, трафарета, анкет, таблиц и соединения форм (связный текст, анкеты, таблицы).