Реквизит — это обязательный элемент конкретного вида документа. Количество реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке различных управленческих документов составляет двадцать девять.
Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение, организацию быстрого поиска, более активное использование вычислительной техники.
Правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов документов.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Одни реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида, другие — обязательны только для отдельных видов документов.
Любой документ условно можно разделить на три основные части: заголовочную, включающую реквизиты, располагаемые до текста; основную, содержательную часть, куда входят реквизиты «текст» и «приложение»; оформляющую часть, содержащую совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность находящихся в нем сведений.
Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68.
При подготовке документов используются следующие реквизиты:
| Наименование реквизита Код реквизита | |||||
| Государственный герб Российской Федерации............................ | |||||
| Герб субъекта Российской Федерации............................................. | |||||
| Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) | |||||
| Код организации по ОКПО (общероссийскому классификатору | |||||
| предприятий и организаций)................................................................ | |||||
| Код формы документа по ОКУД (общероссийскому | |||||
| классификатору управленческой документации) | |||||
| Наименование организации................................................................. | |||||
| Справочные данные об организации............................................... | |||||
| Наименование вида документа........................................................... | |||||
| Дата документа...................................................................................... | |||||
| Регистрационный номер документа.................................................. | |||||
| Ссылка на регистрационный номер и дату документа | |||||
| Место составления или издания документа.................................... | |||||
| Гриф ограничения доступа к документу.......................................... | |||||
| Адресат...................................................................................................... | |||||
| Гриф утверждения документа............................................................. | |||||
| Резолюция................................................................................................. | |||||
| Заголовок к тексту........................................ | |||||
| Отметка о контроле..................................... | |||||
| Текст документа........................................... | |||||
| Отметка о наличии приложения.................. | |||||
| Подпись....................................................... | |||||
| Гриф согласования документа..................... | |||||
| Наименование реквизита | Код | реквизита | |||
| Визы согласования документа | .... 23 | ||||
| Печать..................................................... | .... 24 | ||||
| Отметка о заверении копии.............. | .... 25 | ||||
| Отметка об исполнителе.................. | .... 26 | ||||
| Отметка об исполнении документа | и направлении | его в дело.,,, | … 27 | ||
| Отметка о поступлении документа | в организацию | … 28 | |||
| Идентификатор электронной копии | документа | … 29 | |||
Реквизит «Государственный герб Российской Федерации» в практике работы коммерческих предприятий не используется. Он проставляется только на документах государственных учреждений и предприятий, которые имеют на это право в соответствии с положением «О Государственном гербе Российской Федерации». Реквизит «Герб субъекта Российской Федерации» размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Его использование регламентируется нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа по центру относительно наименования организации.
Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготовляются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти.
Реквизит «Эмблема организации или товарный знак» — условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с порядком оформления учредительных документов (устава, положения).
Товарный знак и знак обслуживания — это обозначение, отличающее товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Право на товарный знак охраняется законом.
Товарный знак может быть зарегистрирован как на имя юридического, так и на имя физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Государственная регистрация осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях, мест происхождения товаров» от 23.09.1992 г. № 3520-1. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство. Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.
При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится.
Реквизит «Код организации» проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код организации — это код автора документа. Им может быть физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Код служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и является элементом систем электронной идентификации документов. Наличие кода сокращает количество возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и трудновоспринимаемых названий организаций. Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Он может быть заранее проставлен на документе при изготовлении бланка документа.
Реквизит «Наименование организации» пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного, в скобках или без них. Наименование структурного подразделения организации (филиала, территориального отделения и др.) указывают тогда, когда оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. При наличии у предприятия (учреждения) вышестоящей организации, ее наименование, полное или сокращенное, указывается выше наименования предприятия.
Для организаций — субъектов Российской Федерации применяются двуязычные бланки: на русском и национальном языках.
Реквизит «Справочные данные об организации» включает почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или ОКОГУ, код по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), номер факса, номер счета в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.
Реквизит «Наименование вида документа» печатают прописными буквами, выделяют полужирным шрифтом и располагают в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адресата (например, СПРАВКА). Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем- Для писем указание документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
Реквизит «Дата документа» — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:
- для приказов, писем, факсов, справок — дата подписания документа;
- для планов, отчетов, правил, инструкций и др. — дата их утверждения;
- для протоколов, актов — дата принятия решения, а не подписания.
В распорядительных документах (приказах, постановлениях и т.д.) может быть установлена дата вступления документа в силу (введения его в действие), не совпадающая с датой принятия или подписания документа. Например: «Решение вступает в силу через 5 дней со дня опубликования и действует в течение одного года». Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Все служебные отметки на документе, связанные с его подготовкой, прохождением и исполнением должны датироваться. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, а в остальных случаях — цифровой. При оформлении даты цифровым способом, элементы даты пишут арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами. Например: 15.06.2003. Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется «0». Например: 01.09.2003.
После написания даты цифровым способом не ставится буква «Г» с точкой или просто точка. Допускается датирование в соответствии с международными стандартами. В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число. При словесно-цифровом способе датирования после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «Г» с точкой или слово «год», добавление «0» для чисел с 1 по 9 — необязательно. Например: 5 февраля 2003 г.
Употребление римских цифр при датировании служебных документов не допускается.
При подготовке документа допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число должно проставляться от руки при его подписании.
Для большинства документов дата проставляется в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «Наименование вида документа».
Реквизит «Регистрационный номер документа» — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации (например, порядковый помер). Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах предприятия, учреждения, фирмы на одной строке с датой документа. На таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и других внутренних документах проставляются порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности, например № I, № 2 и т.д.
Для исходящих документов, в основном писем, регистрационный номер состоит из нескольких частей: из номера структурного подразделения, подготовившего документ, номера дела по номенклатуре, в которое подшивается копия отправленного письма, и порядкового номера регистрации, например 05-07/112, где 05 — номер структурного подразделения, 07 — номер по номенклатуре, 112 — порядковый регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими организациями, включает порядковые номера, присвоенные организациям — авторам документа и записанные через косую черту в той последовательности, в которой необходимо указать авторов-составителей, например 35/1 12/450. На документах, отправляемых из организаций (исходящих), регистрационные номера ставятся на подлиннике и копии, остающейся в учреждении. На приложениях к документам регистрационные номера не проставляются.
Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письменная справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). В этот реквизит переносятся сведения из поступившего документа.
Реквизит «Место составления или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Реквизит «Место составления или издания документа» применяется для исключения ошибок в сведениях о местонахождении организации и может проставляться на всех документах, кроме письма (в письме такая информация помещается в реквизите «Справочные данные об организации»). Этот реквизит не указывается также, если место издания документа включено в состав наименования организации, например, Московский государственный университет. Если автором документа является филиал организации, то указывается место нахождения филиала.
Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует о том, что документ содержит информацию, ограничивающую круг лиц, имеющих к нему доступ. Этот гриф применяется с целью защиты ее собственника, пользователя или иного лица от возможности нанесения ущерба в результате неправомерного обращения с информацией, содержащейся в документе. Документированная информация с ограниченным доступом подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную. Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» (1993 г.), в котором установлены три степени секретности («Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно»). Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, определен Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203. Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188.
Секретные документы организаций могут иметь грифы «Для служебного пользования» («ДСП»), «Конфиденциально» и др. Реквизит проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.
Реквизит «Адресат» содержит точную и полную информацию, необходимую для доставки документа организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам. Этот реквизит состоит из следующих частей:
• наименования организации и ее структурного подразделения — в именительном падеже;
• должности, фамилии и инициалов должностного лица, кому направляется документ, — в дательном падеже;
• почтового адреса.
На одном документе может быть указано не более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адресата составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один адресат.
При адресовании документа руководителю организации, ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. №725.
Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
• наименование адресата (наименование организации — для юридического лица; фамилия, имя, отчество — для физического лица);
• название улицы, номер дома, номер квартиры; в название района;
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• название области, края, республики;
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.
Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта (почтовой карточки), а адрес отправителя — в левом верхнем углу.
Если документ адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Все адресные данные пишутся разборчиво чернилами или печатаются с использованием печатающей техники.
Реквизит «Гриф утверждения документа». Документ может утверждаться должностным лицом (или должностными лицами), а также специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, указанием, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, указывается в инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1994 г.), а также законодательные и ведомственные нормативные акты.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
Реквизит «Резолюция» содержит указание по исполнению данного документа. В резолюции указываются организации, подразделения или должностные лица, на которых возложено выполнение поручения. Реквизит «Резолюция» включает: Ф.И.О. исполнителя (или исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
При наличии нескольких исполнителей, равных по должности, ответственным за исполнение документа считается тот, чья фамилия первой написана в резолюции. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата. Резолюция пишется руководителем на подлиннике документа от руки на свободном от текста месте. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.
Реквизит «Заголовок к тексту» представляет собой краткое изложение содержания текста документа. Его наличие сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? о ком? (например: «Приказ о переводе студентов на старшие курсы») или чего? кого? (например: «Протокол заседания Совета директоров»). Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
Реквизит «Отметка о контроле» означает, что документ поставлен на контроль с целью обеспечения его исполнения в установленный срок. Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа — срок, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль» и располагается на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту».
Реквизит «Текст документа».
Текст документа по структуре, принятым формулировками, устойчивым синтаксическим конструкциям, непосредственно связан с видом (приказ, письмо, акт, протокол и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности, приказ поличному составу; гарантийное письмо, письмо-приглашение и т.п.). Однако, существуют и общие требования к текстам служебных документов:
• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• объективность и достоверность информации;
• соблюдение определенной структуры текста, деление его на смысловые части: введение (причины, основания, цели составления документа), основная часть (доказательства), заключение (выводы, просьбы, предложения и т.п.);
• широкое использование унифицированных форм представления текстов (связный текст, анкетный текст, таблицы);
в все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными;
• тексты большого объема следует делить на разделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами сточками после них;
• текст должен отделяться от заголовка 3 межстрочными интервалами.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлен двумя способами.
1. Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет следующий вид: Приложение: на 2 л. в 3 экз.
2. Пели документ содержит приложение, не названное в тексте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров, например: «Приложение: Проект учебного плана для школьников на 2 л. в 1 экз».
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №).
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: «Приложение к Приказу ректора института от 15.06.2003 № 184».
Приложение подписывается исполнителем и руководителем.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: «Например, приложение: гарантийное письмо ОАО «Луч» от 09.09.2002 № 3-2/155 и приложение к нему, всего на 4 л. в 2 экз».
Слово «приложение» всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов.
Реквизит «Подпись» содержит наименование должности лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложений. Должность лица, подписывающего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке. При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно.
При подписании документа несколькими должностными лицами составные части реквизита «Подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, их подписи располагаются на одном уровне, например:
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителями организации или по его поручению, первым заместителем руководителя.
Документы, направляемые подчиненными и сторонними организациями, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Реквизит «Гриф согласования документа» применяется для внешнего согласования документа и выражает согласие с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Согласование документа осуществляется с организациями, интересы которых в нем затрагиваются. При согласовании документа с коллегиональным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер.
Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: «лист согласования прилагается».
Реквизит «Визы согласования документа» используется для внутреннего согласования документов и ознакомления с ними. В реквизит входит подпись визирующего, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата; при необходимости указывается должность визирующего
Документ визируется исполнителем, должностными лицами, заинтересованными в документе, ответственными лицами финансовых и экономических служб, юристами, заместителем руководителя организации до подписания документа руководителями.
При наличии у визирующего возражений, виза не проставляется.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Допускается оформлять визы на отдельном листе согласования с указанием к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер.
Реквизит «Печать». Печати делятся на гербовые (имеющие изображение государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используют простые круглые печати. На документах, удостоверяющих права фирмы, организации или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым. Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов (бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.) имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «МП» или надписью: «место печати».
Реквизит «Отметка о заверении копии». Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их. Реквизит располагается ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную подпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения.
В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.
Если копия выдастся на руки или пересылается в организацию, подпись удостоверяется печатью.
Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в нижнем левом углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Реквизит включает: фамилию исполнителя (составителя) документа (или фамилию, имя, отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) и номер его служебного телефона.
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает следующие данные:
• краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии документа об исполнении — ссылку на его дату и номер;
• слова: «В дело»;
• номер дела, в котором будет храниться документ. Например:
Издан приказ от 01.08.2003 № 18
«О создании Совета директоров»
В дело № 01-01 Личная подпись
12.09.2003
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих хранению и проставляется в нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется, как правило, в форме штампа в правой нижней части лицевой стороны первого листа документа (можно проставлять от руки). Данный реквизит состоит из следующих элементов: входящий порядковый номер и дата поступления документа в организацию (при необходимости — часы, минуты).
Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для его поиска: имя файла, код оператора, дату, место изготовления документа, количество экземпляров, количество страниц и др. Могут быть и другие поисковые данные в зависимости от особенностей информационных систем организации. Этот реквизит проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа. На входящих документах отметку проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в компьютер.
Бланки управленческих документов имеют установленный комплект реквизитов и определенный порядок их расположения.
При использовании ЭВМ бланк может быть введен в память машины, а при распечатке документа — автоматически выведен. Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита «Государственный герб Российской Федерации» или «Герб субъекта Российской Федерации». Эти бланки являются полиграфической продукцией строгой отчетности. Их изготовление осуществляется по заявкам организаций, которым предоставлено право пользования этими бланками.
Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов A3 (297x420 мм) и Аб (105х 148 мм).
Бланки документов обязательно должны иметь поля следующих размеров: левое поле — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм.
В практике используются три вида служебных бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:
• общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (кроме письма) (см. схемы (формат А4) расположения реквизитов и границы зон на угловом и продольном бланках).
|
|
|