Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку (см. схему работы с входящими документами). Сотрудник экспедиции прежде всего проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»).
Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно»; а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.
Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.
На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конверте или упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяют журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота (500-600 единиц в год), используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация На карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет недостаток — возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Журналы (карточки) включают следующие графы: индекс (номер) документа; дата документа; автор (внешняя организация); краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела. Организация по своему усмотрению может выбирать оптимальный состав регистрационных граф.
Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:
1) руководителям организации — для обязательного рассмотрения;
2) структурным подразделениям — для исполнения.
Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.
При предварительном рассмотрении поступившего документа Необходимо учитывать следующие факторы:
1) вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);
2) важность содержания документа;
3) сложность и новизну поставленных вопросов;
4) срочность исполнения документа.
Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне4 руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителям.
Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.
Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.д.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.
В ряде организаций при направлении документов применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, например: 01 — генеральный директор; 02 — зам. директора и т.п.