Административный отдел службы, как следует из названия, прежде всего исполняет функцию повседневного управления (администрирования) деятельностью службы. Кроме того, подразделения отдела — группа рассмотрения письменных обращений и группа контроля исполнения — исполняют контрольную функцию. При этом группа рассмотрения письменных обращений осуществляет контроль за надлежащей организацией рассмотрения поступающих в адрес предприятия письменных запросов, жалоб, заявлений и предложений, а группа контроля исполнения документов — контроль за надлежащим исполнением документов предприятия, образующихся в процессе ведения внешней и внутренней служебно-деловой переписки.
Отдел обеспечения объединяет в своем составе группы обеспечения протокольных мероприятий и группы организационно-методического обеспечения, исполняет обеспечивающую функцию. Отдел осуществляет организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с участием должностных лиц предприятия (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т. п.), а также организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений предприятия (с учетом специфики документирования их деятельности).
Отдел делопроизводства,как следует из названия, исполняет в процессе своей деятельности делопроизводственную функцию, т. е. весь комплекс вопросов, связанных с движением документов предприятия. Экспедиционно-курьерская группа осуществляет доставку входящих документов с мест отправления (например, из почтового отделения) на предприятие и доставку исходящих документов в места назначения (помимо почтовых отделений это могут быть и непосредственные получатели документов). В свою очередь, группа обработки документов осуществляет их прием, регистрацию, учет, выдачу и подготовку к отправке за пределы предприятия (последнее касается исходящих документов, в том числе подлежащих возврату в адрес отправителя).
Отдел хранения включает группы оперативного и архивного хранения документов и исполняет функцию хранения. При этом в первой группе осуществляется оперативное хранение (до момента передачи документов на постоянное хранение в архив предприятия), а во второй, по сути представляющей собой архив предприятия,— постоянное хранение (до момента передачи документов в государственный архив).
Основной функцией отдела технического исполнения документов является подготовка проектов и, если требуется, дополнительных экземпляров подписанных (утвержденных) документов. В состав отдела входят две группы — подготовки проектов документов и тиражирования документов.
Формирование службы ДОУ
Рассмотрим далее общий порядок формирования службы ДОУ предприятия (организации, учреждения). Этот порядок предусматривает:
изучение нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных — документов по вопросам документационного обеспечения управления;
подготовку служебной записки с обоснованием необходимости формирования — службы ДОУ;
разработку проекта организационной структуры службы ДОУ; —
разработку проекта численного состава службы ДОУ; —
разработку проекта штатного расписания службы ДОУ; —
разработку проекта положения о службе ДОУ; —
разработку проекта инструкции по документационному обеспечению — управления;
разработку проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) — деятельности;
разработку проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из — руководящего состава;
разработку норм выполнения работ по документационному обеспечений — управления;
разработку схемы взаимодействия службы ДОУ с другими структурными — подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями);
разработку проекта приказа о формировании службы ДОУ (о внесении изменений — в штатное расписание предприятия) и о назначении руководящего состава службы ДОУ: руководителя службы и, если это предусмотрено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей).
Как правило, в отсутствие на предприятии службы ДОУ (а также иных структурных подразделений или должностных лиц, выполняющих функции службы ДОУ) ее формирование возлагается на руководителя кадрового органа предприятия (службы персонала, отдела кадров и т. п.). Подготовка и реализация необходимых управленческих решений и действий организуются руководителем кадрового органа посредством делегирования необходимых полномочий (например, по подготовке проектов документов, рекрутингу персонала и т. п.) своим подчиненным и во взаимодействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (например, с юридической службой или юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и т. п.).
В зависимости от специфики управленческой ситуации и предоставленных полномочий руководитель кадрового органа действует на основании соответствующего распоряжения руководителя предприятия или в инициативном порядке (последнее относится только к подготовке служебной записки с соответствующим обоснованием; все последующие действия, как правило, определяются в резолюции руководителя предприятия на записке-обосновании).
Изучение нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления является обязательным на подготовительном этапе формирования службы ДОУ, придающим юридически обоснованный характер всей последующей работе. Отметим в этой связи, что к основным нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим документационное обеспечение управления, относятся:
Государственная система документационного обеспечения управления; —
государственные стандарты (в частности, ГОСТ Р 6.30—2003, ГОСТ — 51141—98);
типовые инструкции по документационному обеспечению управления (в — частности, «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная постановлением Росархива от 27.11.2000 г. № 68);
инструкции, правила, разъяснения, рекомендации и иные — организационно-распорядительные документы по отдельным вопросам и направлениям ДОУ, издаваемые в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения на предприятии;
классификаторы управленческой документации (в частности, ОКУД ОК — 011-93);
типовые перечни документов, образующихся в управленческой деятельности — предприятий (организаций, учреждений), с указанием сроков их хранения (в частности, перечень, утвержденный Госкомстатом РФ 6 октября 2000 г.);
типовые формы документации (в частности, формы документации по учету труда — и заработной платы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1).
организационно-методические и нормативно-методические документы и материалы — (в частности, «Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов» ДР-191-98, подготовленные Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела);
документы по организации труда работников (в частности, — «Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы» СанПин 2.2.2./2.4.1340-03);
документы, устанавливающие квалификационные требования к работникам (в — частности, «Квалификационный справочник должностей служащих», утвержденный постановлением Минтруда и социального развития РФ от 21.08.1998 г. № 37).
Изучение указанных документов должно осуществляться в контексте соответствующих положений локальных актов предприятия, в том числе:
1) устава предприятия (положения о предприятии);
2) правил внутреннего трудового распорядка предприятия;
3) положения о персонале предприятия;
4) штатного расписания предприятия.
Следующим этапом работы является подготовка служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ и ее представление на рассмотрение руководителю предприятия. Напомним, что под служебной запиской следует понимать краткое официальное письмо, используемое в процессе обмена документированной информацией во внутренней переписке предприятия. Функциональное назначение документа заключается:
в объективном информировании руководителя предприятия о состоянии — освещаемого в служебной записке вопроса;
в представлении обоснований формирования службы ДОУ, а также предложений о — порядке ее формирования в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления и с учетом соответствующих положений локальных актов предприятия.
Примерный текст служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ представлен в Приложении 11.
Подготовка проекта штатного расписанияслужбы ДОУ, т. е. документа, определяющего количественный и качественный состав работников предприятия (в целом и по структурным подразделениям) на календарный год. Функциональное назначение документа состоит:
в установлении предельной численности работников (по предприятию и по — структурным подразделениям) на календарный год;
в документировании указанных сведений в установленной форме. —
Разработка проекта положения о службе ДОУ,как это предусмотрено ГСДОУ, должна производиться на основе примерного положения с учетом особенностей организации и специфики деятельности предприятия. Положение о службе ДОУ представляет собой документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения. Функциональное назначение документа заключается в общей организационно-правовой регламентации повседневной деятельности службы ДОУ. Вариант текста примерного положения о службе ДОУ представлен в Приложении 12.
Разработка проекта инструкции по документационному обеспечению управления обычно осуществляется на основе «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» с учетом соответствующих положений других нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов по вопросам ДОУ, издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения предприятием. При разработке документа принимаются во внимание особенности организации и специфика деятельности предприятия.
Инструкция по ДОУ — это документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе указанной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно-правовых актов. Ее функциональное назначение заключается:
в установлении единого порядка обращения с документами предприятия в — процессе повседневной деятельности;
в установлении единого порядка документирования управленческой деятельности — предприятия.
Ниже приведена рекомендуемая структура инструкции по документационному обеспечению управления.
Раздел 1. Общие положения.
Раздел 2. Общие требования к подготовке и представлению проектов документов.
Раздел 3. Особенности подготовки содержания отдельных видов документов.
Раздел 4. Особенности оформления документов.
Раздел 5. Организация документооборота предприятия.
Раздел 6. Поисковая система по документам.
Раздел 7. Контроль за исполнением документов.
Раздел 8. Организация оперативного хранения документов.
Раздел 9. Подготовка документов к передаче в архив.
Раздел 10. Заключительные положения.
Разработка проектов инструкций по отдельным видам (направлениям) деятельности службы ДОУ производится на основе нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов, регламентирующих соответствующие виды (направления) деятельности и издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых обязательны для исполнения предприятием. Как и в случае с инструкцией по ДОУ при разработке инструкции по виду (направлению) деятельности службы ДОУ принимаются во внимание особенности организации и специфика деятельности предприятия.
Инструкция по виду (направлению) деятельности службы ДОУ представляет собой документ, регламентирующий порядок осуществления такой деятельности структурными подразделениями и должностными лицами службы ДОУ. Функциональное назначение инструкции заключается в установлении согласованного порядка действий структурных подразделений и должностных лиц службы ДОУ в процессе осуществления определенного вида (направления) деятельности.
Работка проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из числа руководителей производится на основании «Квалификационного справочника должностей служащих». Должностная инструкция — это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника (категории работников) и устанавливающий порядок применения им (ими) в процессе указанной деятельности соответствующих положений законодательных, нормативно-правовых актов.
Функциональное назначение должностной инструкции заключается:
в рациональном разграничении служебно-деловых полномочий работников; —
в установлении приблизительно равномерной служебноделовой загрузки — работников;
в распределении работ в зависимости от сложности их выполнения и — квалификации работников, на которых они возлагаются.
На этапе формирования службы ДОУ производится подготовка проектов должностных инструкций на работников из числа руководителей службы — начальника службы ДОУ и, если это предусмотрено проектом штатного расписания, его заместителей. Указанные должностные инструкции рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия (или его заместителем по управлению).
По завершении формирования службы ДОУ ее начальником организуется разработка проектов должностных инструкций других ее работников (начальников структурных подразделений, специалистов и технических исполнителей). Проекты этих инструкций рассматриваются и утверждаются начальником службы ДОУ. Примерные тексты должностных инструкций работников службы ДОУ представлены в Приложении 13.
Разработка норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления производится на основе существующих нормативов и норм, а также фактических затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. Под нормой времени следует понимать документ, определяющий необходимые затраты времени на выполнение определенного объема работы работником соответствующей квалификации.
Функциональное назначение норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления заключается:
в определении планируемой трудоемкости работ по документационному — обеспечению управления;
в определении требуемой численности работников службы ДОУ. —
Фактические затраты рабочего времени определяются методом так называемого технического нормирования на основе результатов измерений в течение рабочего дня стандартной продолжительности (восемь часов). Норма времени на выполнение единицы нормируемого вида работ по ДОУ рассчитывается по нормативу оперативного времени (определяемому на основании действующих нормативов времени на выполнение соответствующих видов работ или на основании результатов измерений) по формуле
Нвр= Н´К,
где Нвр — значение нормы времени, ч; Н — значение норматива оперативного времени, ч; К—коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, на отдых и личные потребности работника (в соответствии с «Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденными постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, коэффициент К равен 1,1).
Нормы времени на виды работ по документационному обеспечению управления разрабатываются под руководством начальника службы ДОУ, после чего рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Пересмотр норм времени производится при изменении технологии работ по ДОУ, а также в том случае, если потем или иным объективным причинам на протяжении трех и более месяцев имеет место постоянное превышение (перерасход) ранее установленных норм времени по соответствующим видам работ.
Разработка схемы взаимодействия службы ДОУс другими структурными подразделениями предприятия, а также с другими предприятиями (организациями, учреждениями) производится на основании организационной структуры предприятия, схемы документооборота предприятия и перечня предприятий, организаций и учреждений, с которыми данное предприятие осуществляет обмен документированной информацией в процессе своей деятельности. Разработка проекта документа организуется начальником службы ДОУ, а рассмотрение и утверждение проекта — как правило, заместителем руководителя предприятия по управлению. Под схемой взаимодействия подразумевается документ, на котором с помощью условных графических изображений зафиксированы организационно-информационные связи службы ДОУ со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а также с другими предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией. Как следует из ГСДОУ, служба ДОУ при осуществлении своей деятельности в пределах предприятия взаимодействует:
со всеми структурными подразделениями предприятия — по вопросам — организационно-методического руководства документационным обеспечением управления, а также в процессе ведения внутренней переписки по вопросам повседневной деятельности;
с юридической службой предприятия — по правовым вопросам, связанным с — подготовкой документов;
с кадровой службой — по вопросам подбора, обучения и ротации персонала — службы ДОУ;
со службой труда и заработной платы — по вопросам разработки и внедрения — мероприятий, связанных с оптимизацией организации труда и мотивации персонала службы ДОУ;
со службой административно-хозяйственного и материально-технического — обеспечения — по вопросам обеспечения административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения деятельности службы ДОУ;
с вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых — информационных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники, оперативной обработки документированной информации;
с бухгалтерией — по вопросам обеспечения сохранности, учета бланков — документов строгой отчетности.
Пример оформления схемы взаимодействия службы ДОУ представлен на рис. 14.3.
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора по управлению
Подпись И. О. Фамилия
Дата