Деловые и коммерческие письма: структура, стандартные фразы и выражения. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий и прочая корреспонденция. Реквизиты письма и их расположение. Образцы деловых писем. Информационно-рекламные письма. Гарантийные письма. Письма-запросы о коммерческой информации. Письма-оферты. Рекламации.
Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами. Формы коммерческих писем.
Лексика и стиль корреспонденции, общепринятые в деловом международном мире. Стандартные фразы и выражения. Современные способы и техника создания документов.
Вопросы для самоконтроля:
1. Каково функциональное назначение деловой переписки и как она осуществляется?
2. Что такое письмо?
3. Какие виды писем наиболее часто встречаются?
4. Каковы особенности писем в коммерческих организациях?
5. Каковы характерные особенности деловых писем международного образца?
Тема 8. Организация документооборота. Систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения.
Понятие документооборота. Основные потоки управленческих документов: входящий, исходящий, внутренний.
Движение входящих управленческих документов: первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством организации, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело.
Этапы прохождения исходящих документов: подготовка проекта, согласование, доработка по замечаниям, регистрация и отправка.
Работа с внутренними документами: составление проекта текста документа, согласование, доработка по замечаниям, регистрация, тиражирование, передача на исполнение, контроль исполнения документов, списание исполненного документа в дело. Учет объема документооборота.
Формирование и оформление дел. Понятие номенклатуры дел, ее реквизиты и содержание. Виды номенклатуры: типовая, примерная, индивидуальная. Составление номенклатуры дел. Формирование и оформление дел.
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое документооборот? Из каких частей складывается документооборот организации?
2. Каковы этапы работы с входящими документами?
3. Как строится работа с исходящими документами?
4. Какие задачи документооборота решает регистрация документов?
5. Какие управленческие документы не подлежат регистрации в службах документационного обеспечения управления?
6. Каков порядок регистрации управленческого документа?
7. Какие операции по контролю исполнения документов осуществляют службы документационного обеспечения управления?
Тема 9. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.
Организация работы с конфиденциальными документами: защищенный документооборот и порядок работы персонала с конфиденциальными документами. Нормативно - методическое обеспечение защиты документационной информации.
Документация Губкинского института (филиала) ГОУ ВПО МГОУ. Оформление курсовых и дипломных работ. Оформление титульного листа, содержания, библиографического списка (изучается самостоятельно).
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое «конфиденциальная информация»?
2. Условия, требующие обеспечения сохранности конфиденциальной информации.
3. Какие сведения относятся к коммерческой тайне?
4. Что включает в себя научно-техническая информация?
5. Какие сведения не являются коммерческой тайной?
6. Какова основная цель защиты конфиденциальной информации?
Вторая часть:
Перечисленные ниже образцы накапливаются в папке и их наличие необходимо при сдаче зачета.
| № темы | Оформление образца |
| Тема 2,3 | Формуляр-образец, состав и расположение реквизитов согласно ГОСТ 6.30-2003 |
| Тема 4 | Устав, положение, должностная инструкция, постановление, приказ, выписка из приказа, распоряжение. |
| Тема 5 | Докладная, служебная записка, объяснительная записка, справка с места работы, протокол, акт. |
| Тема 6 | Заявление, приказ по личному составу, автобиография, резюме, личная карточка Т-2, характеристика. |
| Тема 7 | Письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламационное (претензия), письмо-подтверждение, письмо иностранному партнеру, гарантийное письмо, письмо-приглашение, письмо-требование, жалоба, письмо-благодарность, поздравление. |
| Тема 8 | Номенклатура дел |
Третья часть:
Методические рекомендации по выполнению третьей части
Контрольной работы
Тема работы выбирается по желанию студента. Выбранная тема согласуется с преподавателем. После выбора темы требуется подобрать, изучить необходимую для ее разработки информацию. Определить перечень литературы и других материалов.
План контрольной работы должен включать в себя введение, основной текст и заключение. Основной текст желательно разбивать на главы и параграфы. Во введении аргументируется актуальность выбранной темы, указываются цели и задачи исследования. В нём же можно отразить методику исследования и структуру работы. Основная часть работы предполагает освещение материала в соответствии с планом.
В заключении излагаются основные выводы и рекомендации по теме исследования.
В контрольной работе необходимо высказывание самостоятельных суждений, аргументирование своей точки зрения на исследуемую проблему. При заимствовании материала из первоисточников обязательны ссылки на автора. Контрольная работа, значительная часть которой текстуально переписана из какого-либо источника, не принимается.
Контрольная работа должна быть набрана на компьютере. Объем работы до 15 машинописных страниц.
Список литературы и сноски на страницах оформляются в соответствии с действующими стандартами (Приложение 1). Контрольная работа может содержать приложения в форме схем, образцов документов и другие изображения в соответствии с темой исследования.
Все страницы работы, включая оглавление и список литературы, нумеруются.
Введение, заключение, новые главы, список использованных источников и литература должны начинаться с нового листа.
Контрольная работа должна содержать: титульный лист, оглавление и список использованной литературы. Титульный лист оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к этому виду документа (Приложение 2).