Что изучает предмет «делопроизводство».

Основные виды документов в РФ.

Все документы можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.

Организационно-правовые документы.

Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Первую часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия:

- заявление в регистрационную палату;

- протокол № 1 собрания учредителей,

- учредительный договор;

- устав предприятия;

- свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

- свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними организациями.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разраба­тывается на предприятии и утверждается его руководством. Это:

- структура предприятия;

- штатное расписание;

- текущие планы и программы деятельности;

- положения о структурных подразделениях;

- внутренний распорядок на предприятии;

- должностные инструкции сотрудников;

- инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчет­ности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Организационно-распорядительные документы – это разновидность организаци­онных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, ука­зание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть про­токол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по резуль­татам голосования включены поручения конкретным лицам с указа­нием сроков исполнения.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы - документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необ­ходимые предприятию в его производственно-хозяйственной дея­тельности (служебные письма и телеграм­мы, отправляемые и получаемые через отделения связи; телефаксы, письменные и зву­ковые документы электронной почты, справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объ­яснительные записки, отчеты, прогнозы и другие).

Документы по личному составу предприятия - документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с ад­министрацией предприятия и другими сотрудниками Это: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттеста­тов, Трудовая книжка и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело».

Что изучает предмет «делопроизводство».

Составной частью практической деятельности является документирование событий, фактов и процессов, то есть подготовка и оформление соответствующих документов. В реальных условиях действующего предприятия документы выполняют функции: учетно-отчетные, контрольные, правовые, исторического свидетельства и т.д., служат ценным источником новой информации.

Руководители и специалисты предприятий 50- 90 % рабочего времени заняты работой с документами или их созданием. Эта деятельность получила название «делопроизводство».

Делопроизводство – это деятельность по разработке, учету, систематизации и хранению документов для ускорения их поиска и испол­нения; это совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нем.

Объект делопроизводства - оформление документов, отражающих деятельность предприятия и организация документооборота в учреждении.

Предмет делопроизводства - правильность оформления документов, отражающих деятельность предприятия; надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.

Суть делопроизводства составляют процессы документирования разнообразной информации и работа с документами.

Документирование – это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее элементами-идентификаторами, называемыми реквизитами.

Документ – это информация, зафиксированная на бумажном или любом другом носителе, имеющая реквизиты.

Реквизиты – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия. Реквизиты документа подразделяют на постоянные и переменные.

Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.

Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Документация – это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппи­рованы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, отраслевому, географическому, хронологическому или другому признаку.

Группировка, систематизация и хране­ние документации относятся к деятельности делопроизводства.

С производственной и технологической точки зрения делопроиз­водство на предприятии – это часть организационно-управленческих процессов, все чаще называемых документационным обеспечением управления (ДОУ).

С юридической точки зрения делопроизводство на предприятии - это документирование производственно-хозяйственных и трудовых правоотношений.

Общее и специальное делопроизводство. Общее делопроизвод­ство охватывает документы, обязательные для любых видов предпри­ятий независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или формы собственности. Документы общего делопроизводства хранят­ся в папках с названием «Дело».

Дело – это папка с документами, имеющая номер, название, ука­зание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения.

В специальное делопроизводство выделяют документы ограни­ченного доступа или характерные только для отдельных видов предприятий. Это может быть конструкторская, технологическая, законодательно-правовая, архивная, социально-культурная и др. документация. Документация специального делопроизводства может быть помещена в папку, сброшюрована или переплетена.

Для учета Дел составляется их перечень, называемый номенкла­турой.

Номенклатура дел предприятия — это систематизированный пе­речень номеров и названий Дел, с указанием количества их томов, сроков хранения и статьи из документа, определяющего эти сроки.

Большое количество документов в качестве корреспонденции на­ходится в движении, образуя документооборот.

Документооборот – это движение документов внутри предпри­ятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или на уничтожение.

Важную часть делопроизводства составляет организация хране­ния исполненных, но имеющих временную или историческую цен­ность документов. Хранятся документы в архивах.

Архив – это место долговременного хранения документации со специальной организацией массивов документов, гарантирующей возможность доступа к ним по определенным правилам.

Архивное дело – это составная часть делопроизводства, обеспе­чивающая организацию систематизированного долговременного хранения документов.

Функция документирования процессов и событий - главная. В первую очередь – документирование создания предприятия и орга­низации его производственно-хозяйственной деятельности.