Универсальной является не только схема функционирования системы управления, но и понятие информации как важнейшего ее элемента, охватывающего все стороны жизнедеятельности любой системы. В переводе с латинского слово «информация» (information) означает сообщение о каком-либо факте, событии, объекте, явлении и т.п. Однако в теории информации и кибернетики под информацией понимается не каждое сообщение, а лишь такое, которое содержит неизвестные ранее его получателю факты, дополняющие его представление об изучаемом или анализируемом объекте. Другими словами, информация – сведения, которые должны снять в большей или меньшей степени существующую до их получения неопределенность у получателя, пополнив систему его понимания объекта полезными сведениями. Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел. На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.
Часть информации, используемой в управлении предприятия фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В соответствии с «Оксфордским словарем» «документ – это текст или изображение, имеющие информационное значение». Каждый документ должен оцениваться прежде всего по информации, которую он содержит. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов.
В процессе повседневной практической деятельности на предприятии (в учреждении) приходится сталкиваться с большим разнообразием задач, отличающихся по сложности и степени интеллектуальности.
Первый класс – наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых, кроме затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т.п. Решение подобного класса задач осуществляется в настоящее время различными автоматизированными информационными системами (АИС) в различных предметных областях- кадры, складской учет, бухгалтерский учет. Подготовка производства и т.д. Задачи этого класса относятся к классу задач принятия решений в условиях полной определенности.
Второй класс – задачи принятия решений в условиях риска. Т.е. в том случае. Когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.
Третий класс задач составляют слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В отдельных случаях удается получить приемлемое решение на базе применения теории нечетких множеств и ее приложений.
Четвертый класс - задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, в условиях активно действующих конкурентов на данном сегменте рынка). В этом случае не всегда известны законы распределения случайных факторов, входящих в математическое описание поведения конкурентов. Постановка и решение таких задач не всегда. Но все-таки реализуются с использованием методов теории вероятностей, нечетких множеств и теории игр.
Пятый класс – наиболее сложные задачи принятия решений в условиях исключающих возможность формализации в силу высокой степени неопределенности.
К ним относятся задачи перспективного и стратегического планирования, проблемы прогнозирования и т.п. основой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человека и его личности – квалификация, профессионализм, образование, интуиция, талант и т.п.
В решении этих управленческих задач принимают участие работники управленческого звена различного уровня.
Первый уровень – руководители (главные администраторы, генеральные директора, топ- менеджеры, начальники отделов и пр.), решающие,как правило, задачи четвертого и пятого классов. Творческий потенциал их деятельности должен быть максимален, а рутинное содержание минимально. Высший уровень управления определяет стратегические цели управления, внешнюю политику, материальные, трудовые и финансовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы, стратегию их выполнения. В его компетенцию входит анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.
Второй уровень составляют специалисты – работники, которые решают задачи второго и третьего классов и составляют интеллектуальный базис предприятия (учреждения). Доля рутинной работы в их деятельности различна и при рациональной технологии должна быть невелика. На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень.
Третий уровень – технические работники, которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В их группу входят – кассиры, экспедиторы, учетчики, кладовщики, младшие бухгалтеры, телефонистки и пр.
Наиболее многофункциональными работниками данной группы являются секретари. От того, как рационально и квалифицированно секретарь сможет организовать свою деятельность, во многом зависит и эффективность работы руководителя.