Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТе 6.10.5—871.
Согласно этому ГОСТу формуляр-образец устанавливает следующие требования к построению унифицированных форм:
1) формат бумаги;
2) служебные поля;
3) конструкционную сетку;
4) расположение частей и зон;
5) расположение реквизитов. Рассмотрим эти требования подробно:
1. Формат бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа. Для унифицированных форм документов применяют бумагу формата A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) по ГОСТ 9327-60. В виде исключения для отдельных форм документов, устанавливаемых министерствами (ведомствами)—разработчиками унифицированной системы документации, допускается применение других форматов бумаги. Для форматов бумаги устанавливаются два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L, например, A4L.
2. Для унифицированных форм документов формуляр-образец устанавливает следующие размеры служебных полей, не менее:
— поле подшивки (левое или верхнее) — 20 мм;
— левое (или верхнее, смотря за какой край подшито), нижнее и правое — 10 мм.
2. Формуляр-образец устанавливает определенное количество вертикальных и горизонтальных линий конструкционной сетки в зависимости от формата бумаги (таблица 1).
Таблица 1
Формат | Размер,мм | Количество линий констр.сетки | |
вертикальных | горизонтальн. | ||
А3 | 297х420 | ||
А3L | 420х297 | ||
A4 | 210x297 | ||
A4L | 297x210 | ||
A5 | 148x210 | ||
A5L | 210x148 | ||
A6 | 148x105 |
4. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки.
Зоны формуляра-образца устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак тире.
В пределах заголовочной части формуляра-образца устанавливаются две зоны:
— зона 1 — для размещения реквизитов заголовочной части документа;
— зона 2 — для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа.
Кодовые обозначения могут размещаться в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится. 5. Унифицированные формы документов должны содержать следующие реквизиты:
1 — наименование формы;
2 — код формы;
3 — наименование организации-составителя документа;
4 — код организации-составителя документа;
5 — дату документа;
6 — постоянные реквизиты документа;
7 — подпись.
Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) — разработчиками унифицированных систем документации. В число дополнительных реквизитов формуляра-образца рекомендуется включать:
1 — адрес организации-составителя документа;
2 — наименование получателя(лей) документа;
3 — периодичность представления документа и (или) срок его представления;
4 — гриф утверждения формы документа.
Под реквизитом документа следует понимать обязательный информационный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 29 реквизитов вместо 31 по ГОСТ 6.38.90.
Описание реквизитов и схемы расположения их подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-97.
Классификация унифицированных систем документации
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) выделены следующие унифицированные системы с присвоением каждой подсистеме и форме документа семизначного кода и контрольного числа:
1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации — 02 00 000 4:
— документация по созданию организации — 02 11 000 0;
— документация по реорганизации — 02 12 000 4;
— документация по ликвидации организации — 02 13 000 8;
— документация по распорядительной деятельности — 02510001;
— документация по оформлению поощрений — 02 85 000 4.
2. Унифицированная система банковской документации — 04000008.
3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций — 05 00 000 9.
4. Унифицированная система отчетно-статистической до-кументации — 06 00 000 1.
5. Унифицированная система учетной отчетной бухгалтерской документации — 07 00 000 3:
а) отчетная бухгалтерская документация — 07 10 000 6:
— баланс предприятия — 07 10 001 2;
— отчет о финансовых результатах и их использовании — 07 10 002 9;
— приложение к балансу предприятия — 07 10 005 8;
б) регистры бухгалтерского учета — 07 20 000 9;
в) первичная учетная документация.
6. Унифицированная система документации по труду — 08 00 000 5.
7. Унифицированная система документации пенсионного фонда РФ-09 00 000 7.
8. Унифицированная система внешнеторговой документации — 10 00 000 1.
Как видим, в ОКУД представлено восемь унифицированных систем документации и каждому документу присвоен код. Структура кодового обозначения состоит:
первые два знака — класс форм;
следующие два знака — подкласс форм;
далее три знака — регистрационный номер;
последний знак — контрольное число.
Например, 07 — унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации; 10 — отчетная бухгалтерская документация; 001 — номер формы; 2 — контрольное число. В целом получим код формы баланса предприятия.
Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации представлено в Приложении 8.