ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ
УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Основные положения по документированию
управленческой деятельности
Термин «делопроизводство » характеризует отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.
Понятием «документ » определяется информация, записанная любым способом на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения информации.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Основными функциями документа являются:
1) информационная;
2) историческая;
3) коммуникативная;
4) культурная;
5) правовая;
6) социальная.
Комплекс документов, создаваемых на предприятии, определяется:
− кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия;
− характером и объемом компетенции учреждения;
− порядком разрешения вопросов (единоначалие или коллегиональность);
− объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями.
Порядок и правила документирования управленческих действий обеспечивается следующими нормативными материалами:
- государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая представляет собой совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к документированию;
- унифицированной системой документации (УСД), представляющая собой совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и характерны для определенной сферы деятельности;
- отраслевым классификатором технико-экономической документации (ОКТЭД).
.
Унификация и стандартизация управленческих документов
Унификация – приведение чего-либо к единой системе. Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами.
Унификация проводится в целях сокращения количества документов, типизации их форм, что снижает трудоемкость их обработки, более эффективное использование средств вычислительной техники. Таким образом, унификация направлена на создание трафаретных текстов.
Работа по унификации документов включает:
¾ разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
¾ внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД:
¾ внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
¾ разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
¾ разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Установлены следующие категории стандартов:
- государственные стандарты (ГОСТ);
- отраслевые стандарты (ОСТ);
- республиканские стандарты (РСТ).
Цель внедрения стандартов - достижение эффективности документирования управленческой деятельности.
Для сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табеля документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.
Виды документов и их классификация
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на три большие группы:
1. Нормативные документы (организационные, распорядительные, информационно-справочные).
2. Договорные (договоры, контракты, соглашения).
3. Информационные (официальные сообщения).
Документы классифицируются по следующим признакам:
1. По видам:
− организационные;
− распорядительные;
− информационно-справочные;
− по личному составу.
2. По наименованиям:
− служебные письма;
− приказы;
− распоряжения;
− протоколы;
− акты;
− докладные записки;
− объяснительные записки;
− заявления;
− справки и др.
Их оформление хотя и унифицировано, но они могут быть совершенно разными.
3. По месту составления:
− внутренние (документы, составленные работниками данного предприятия);
− внешние (поступают из других предприятий, организаций, частных лиц).
4. По степени сложности:
¾ простые (посвященные одному вопросу);
¾ сложные (охватывают несколько вопросов).
5. По унификации:
− индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности, например, докладная записка;
− трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;
− типовые, созданные для групп однородных предприятий;
− примерные.
Трафаретные и типовые печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.
6. По степени срочности:
− срочные, требующие исполнения в определенный срок;
− несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
− По происхождению:
− официальные (служебные), затрагивающие интересы предприятия, организации;
− личные, касающиеся конкретного лица (заявления, жалобы, предложения).
7. По степени подлинности:
− подлинные (составлены в 1 раз);
− копии (повторно составленные документы);
− выписки (отражают некоторые разделы);
8. По средствам фиксации:
− рукописные;
− машинописные;
− электронные;
− графические;
− кино-фото-фонодокументы.
10. По срокам хранения:
− постоянный срок;
− с временным сроком (до 10 лет и более).
11. По степени гласности:
− секретные;
− несекретные.
1.4. Правила оформления управленческих
(организационно-распорядительных) документов
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. От полноты и качества заполненных реквизитов зависит доказательная (юридическая) сила. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Совокупность реквизитов, присущих конкретному документу называют типовым формуляром. Совокупность реквизитов, присущих всей системе и спроецированная в определенной последовательности по конструкционной сетке с шагом письма печатной машинки, называется формуляром-образцом.
Состав реквизитов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе установлены ГОСТ Р. 6-30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р. 6-30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов, присущих данной системе, которые приведены в табл. 1.
Каждый документ имеет свой индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Следует иметь в виду, что из 30 реквизитов есть так называемые обязательные, которые указываются в каждом документе и придают документу юридическую силу: название организации; дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование предприятия, справочные данные об организации).
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Таблица 1
Реквизиты документов
| № реквизита | Название реквизита |
| Реквизиты заголовочной части документа | |
| Государственный герб Российской Федерации | |
| Герб субъекта Российской Федерации | |
| Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) | |
| Код организации | |
| Основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица | |
| Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) | |
| Код формы документа | |
| Наименование организации | |
| Справочные данные об организации | |
| Наименование вида документа | |
| Дата документа | |
| Регистрационный номер документа | |
| Ссылка на регистрационный номер и дату документа | |
| Место составления или издания документа | |
| Адресат | |
| Гриф утверждения документа | |
| Резолюция | |
| Отметка о контроле | |
| Реквизиты содержательной части документы | |
| Заголовок к тексту | |
| Текст документа | |
| Отметка о наличии приложения | |
| Реквизиты оформляющей части документы | |
| Подпись | |
| Гриф согласования документа | |
| Визы согласования документа | |
| Оттиск печати | |
| Отметка о заверении копии | |
| Отметка об исполнителе | |
| Отметка об исполнении документов и направлении его в дело | |
| Отметка о поступлении документа в организацию | |
| Идентификатор электронной копии документа |
На рис. 1 и 2 представлено размещение реквизитов и их взаимное расположение.
Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на
формате А4 углового бланка
Рис. 2. Расположение реквизитов и границ зон на
формате А4 продольного бланка