Лекция №4
Группы: Дата:
Тема: «Учет движения денежных средств».
План:
1)Налично денежные расчеты с применением ККТ.
2) Обязанности кассира.
3) Приходные и расходные кассовые операции.
4) Порядок ведения кассовых операций.
5) Составление отчетов кассира. Сдача денежной выручки.
1)Налично денежные расчеты с применением ККТ.
Для осуществления расчетов с населением наличными денежными средствами руководитель обязан оснастить аптеку ККТ (контрольно-кассовыми машинами, оснащенными фискальной памятью, ЭВМ, программно-техническими комплексами), причем только тех моделей, которые допущены к использованию на территории России и внесены в Государственный реестр ККТ.
Каждый объект ККТ имеет свой заводской номер (на маркировочной табличке), который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира-операциониста и др.), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (отправку в ремонт, передачу другому предприятию и т.п.). Кроме того, ККТ должна иметь паспорт установленной формы, в который заносятся сведения о вводе в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах.
Используемая предприятием ККТ должна быть зарегистрирована в налоговых органах, исправна, опломбирована, иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме. По каждому объекту ККТ предприятием ведется книга кассира-операциониста, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора и главного (старшего) бухгалтера.
Аптека обязана выдавать покупателю вместе с покупкой чек, отпечатанный ККТ. На выдаваемом покупателю чеке должна содержаться следующая информация:
наименование организации;
идентификационный номер организации-налогоплательщика;
заводской номер ККТ;
порядковый номер чека;
дата и время покупки (оказания услуги);
стоимость покупки (услуги);
признак фискального режима.
В организациях допускается применение только исправной ККТ с долговременным и энергонезависимым хранением информации в фискальной (контрольной) памяти.
К работе с ККТ допускаются лица, освоившие правила ее эксплуатации в объеме технического минимума. С этими лицами заключается договор о материальной ответственности. В случае установки ККТ на рабочем месте провизора на него распространяются обязанности кассира-операциониста.
Перед началом работы на ККТ кассир-операционист получает у директора, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от ККТ, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины). Кассиру-операционисту запрещается иметь в кассе личные деньги и деньги, неучтенные через ККТ (кроме денег, выданных перед началом работы).
Директор предприятия (его заместитель, дежурный администратор) обязан:
вместе с кассиром снять показания счетчиков ККТ и сверить их с показаниями, записанными в книгу кассира-операциониста за предыдущий день;
убедиться в совпадении показаний и занести их в книгу кассира-операциониста за текущий день на начало работы и заверить своими подписями;
оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания счетчиков. Данные на контрольной ленте заверить подписями; выдать кассиру-операционисту ключи от замка ККТ;
обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе, в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, а также чековыми лентами соответствующих размеров, красящей лентой и другими расходными материалами, предусмотренными для данного типа машины;
дать указание кассиру-операционисту о начале работы, убедившись в исправности ККТ и готовности рабочего места к началу работы.
Кассир-операционист обязан заправить чековую и контрольную ленты, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули и проверить работу ККТ путем получения двух-трех нулевых чеков (нулевые чеки прилагаются в конце дня к кассовому отчету).
Кассир-операционист или другое материально-ответственное лицо в течение смены при обслуживании каждого покупателя обязаны: определить общую сумму покупки и назвать ее покупателю; получить от покупателя деньги за товар, четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;
напечатать чек;
назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету необходимо выдать одновременно).
При закрытии аптеки или по прибытии инкассатора, если по графику он прибывает до закрытия аптеки, кассир-операционист должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру. Представитель администрации (директор, заместитель) в присутствии кассира-операциониста снимает показания счетчиков ККТ и вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты, указав на ней тип и номер машины, показания счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы. Показания на конец рабочего дня вписываются в Книгу кассира-операциониста.
По показаниям счетчиков на начало и на конец рабочего дня определяется сумма выручки, которая должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте.
После снятия показаний счетчиков, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Книге кассира-операциониста и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.
Закончив оформление кассовых документов, кассир-операционист производит межремонтное обслуживание машины и готовит ее к следующему дню в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип кассовой техники. После проведения технического обслуживания кассир-операционист отключает ККТ и сдает ключи от нее директору, дежурному администратору или старшему (главному) кассиру на хранение под расписку.
Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и подписания ее результатов, а в случае недостачи — до окончания рассмотрения дела.
При организации расчетов за наличные денежные средства руководитель аптеки должен обеспечить:
соответствие марки используемых аптекой ККТ государственному реестру;
регистрацию ККТ в налоговых органах по месту нахождения предприятия;
исправность ККТ;
соблюдение правил эксплуатации ККТ и ведения кассовых операций;
ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ;
беспрепятственный доступ к ККТ работникам налоговых органов;
соблюдение лимита расчетов наличными между юридическими лицами;
соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе аптеки.
Контроль за соблюдением порядка использования ККТ, полнотой учета выручки, выдачей чеков покупателям возложен на налоговые органы. За нарушения порядка применения ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением на предприятие налагаются штрафы.
Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 14.5) предусмотрено, что продажа товаров без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин наказывается наложением штрафа на должностных лиц — от 30 до 40 МРОТ, на юридических лиц — от 300 до 400 МРОТ.
2) Обязанности кассира.
Операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств осуществляются кассиром в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в России. В обязанности кассира входит: оформление документов и получение денежных средств в банках (для выплаты заработной платы, премий, командировочных и других расходов);
прием и выдача наличных денежных средств; ведение на основе приходных и расходных документов кассовой книги, составление кассовой отчетности;
сверка фактического наличия денежных средств с остатком по кассовой книге.
На предприятии в зависимости от объема работы может быть несколько кассиров, распределение обязанностей между которыми производится руководителем предприятия по согласованию с главным бухгалтером. Кассира, осуществляющего расчеты с населением (прием денег и оформление чеков с использованием ККТ), называют кассиром-операционистом.
Кассир обязан осуществлять свои функции с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих сохранность денежных средств. Он должен знать нормативные документы, касающиеся ведения кассовых операций, формы кассовых и банковских доку ментов, правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств, порядок оформления приходных и расходных документов, лимиты остатков кассовой наличности, установленной для организации, правила обеспечения их сохранности, порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности, правила эксплуатации ККТ.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия и при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.
Кассир при приеме на работу должен быть ознакомлен под расписку с Правилами ведения кассовых операций в России. С ним помимо трудового договора должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Согласно ТК РФ полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном объеме. Ниже представлена типовая форма договора о полной материальной ответственности, утвержденная Министерством труда Российской Федерации.
Руководитель предприятия обязан обеспечить сохранность наличных денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. С целью обеспечения сохранности наличных денежных средств руководитель аптеки должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностейиз учреждений банков или сдаче в них и в случае необходимости - транспортное средство.
При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается.
разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
посещать магазины, рынки и другие общественные места; выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.
Кроме того, с целью обеспечения сохранности денежных средств предприятию необходимо оборудовать кассу — изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Положением о кассовых операциях в России установлен порядок и способы оснащения касс средствами механической защиты и охранной сигнализацией с целью противодействия преступным посягательствам на них.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих предприятию, запрещается.
Все наличные деньги в кассе хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от этих шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий.
В случае утраты ключа, повреждения или снятия печати, поломки замков дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. После прибытия представителей органов внутренних дел и получения разрешения этих органов руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций, а ее результаты оформляются актом, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами.
3) Приходные и расходные кассовые операции.
Все кассовые операции делятся следующим образом: приходные — связанные с получением предприятием наличных денежных средств;
расходные — связанные с расходованием предприятием наличных денежных средств;
Порядок ведения кассовых операций в РФ устанавливается Банком России и обязателен для исполнения всеми предприятиями.
Приходные кассовые операции:
получение выручки от покупателей (населения и организаций в установленных пределах); возврат подотчетных сумм; поступления из банка; поступления в счет погашения недостач; возврат займа, ранее выданного работнику;
другие поступления.
Расходные кассовые операции: выдача под отчет; выдача заработной платы;
оплата лекарственного растительного сырья и посуды, приобретенных у населения; сдача выручки в банк;
оплата поставщикам (в установленных пределах расчетов наличными);
выдача займа физическому или юридическому лицу; другие виды расходования денежных средств.
Все кассовые операции оформляются первичными документами — приходными и расходными кассовыми ордерами установленной формы.
Допускается выдача наличных денег из кассы по надлежаще оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и другим документам с наложением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Основанием для составления приходных и расходных кассовых ордеров являются первичные учетные документы. Для разных операций эти документы являются различными.
Основания для оформления приходных и расходных кассовых ордеров
| Содержание | Документ-основание для составления ордера |
| Приходные кассовые операции | |
| Получение выручки от покупателей | Кассовый отчет по ККТ Договор с покупателем (оптовая продажа) |
| Возврат подотчетных сумм | Авансовый отчет |
| Поступление денег из банка | Выписка банка |
| Погашение в счет погашения недостач, выявленных при инвентаризации | Акт результатов инвентаризации |
| Возврат займа, ранее выданного работнику | Договор займа |
| Расходные кассовые операции | |
| Выдача под отчет | Заявление о выдаче наличных денежных средств |
| Выдача заработной платы | Расчетно-платежная или платежная ведомость |
| Оплата лекарственного растительного сырья и посуды, приобретенных у населения | Приемная квитанция (на ЛPC) Ведомость приемки стеклянной посуды, бывшей в употреблении |
| Сдача выручки в банк: наличными в кассу банка через инкассатора | Квитанция к объявлению на взнос наличными Копия препроводительной ведомости (из комплекта документов) |
| Оплата поставщикам (в установленных пределах расчетов наличными) | Договор с поставщиком |
| Выдача займа физическому или юридическому лицу | Договор займа |
4) Порядок ведения кассовых операций.
Оформление кассовых ордеров осуществляется бухгалтером с соблюдением следующих правил:
подчистки, помарки или исправления при оформлении этих документов не допускаются;
в приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы;
все кассовые ордера обязательно подписываются главным бухгалтером, а расходные кассовые ордера еще и руководителем предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна;
кассовые ордера нумеруются с начала года: отдельно приходные, отдельно расходные;
приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их оплаты.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров (или заменяющих их документов) на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Приходные и расходные кассовые ордера и иные заменяющие их документы после оформления передаются из бухгалтерии в кассу для осуществления приема или выдачи наличных денег.
Осуществляя операции по приему и выдаче наличных денег, кассир должен помнить, что кассовые ордера действительны только в день их составления, т. е. прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления, указанный на самом ордере.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
правильность оформления документов;
наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Лицу, сдавшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью. Форма приходного кассового ордера представлена в форме 9.5.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.
При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Пример расходного кассового ордера представлен в форме 9.6.
Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Допускается выдача денежных средств по доверенности, оформленной в установленном порядке.
В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя На титульном листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег нескольким лицам на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм иденег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам обычно производятся по расходным кассовым ордерам.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
По истечении установленных сроков выдачи денежных средств для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (в общем случае три дня и пять дней — для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей) невыплаченные суммы денежных средств, предназначенные на эти нужды, должны быть депонированы и сданы в банк. При этом кассир в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым выплаты не произведены, делает отметку «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир обязан сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Депонированные суммы сдаются в банк.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Все поступления и выдачи наличных денег кассир учитывает в кассовой книге.
5) Составление отчетов кассира. Сдача денежной выручки.
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Они осуществляются сразу же после получения или выдачи денег по каждому документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Второй отрывной лист (копия записей в кассовой книге за день) считается отчетом кассира, который передается в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления должны быть заверены подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Ее листы формируются в виде двух документов одинакового содержания, включающих все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Оба листа (Вкладной лист кассовой книги и Отчет кассира) должны составляться к началу следующего рабочего дня. Они нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года.
В случае ведения кассовой книги автоматизированным способом кассир после получения распечаток (машинограмм) обязан проверить правильность их формирования, подписать их и передать второй экземпляр кассовой книги (Отчет кассира) вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования вкладные листы кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке, а общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Наряду с наличными деньгами в кассе предприятия могут находиться и денежные документы — почтовые марки, оплаченные авиабилеты, путевки, талоны на бензин, телефонные карточки и т.п. Движение этих ценностей (поступление и выбытие) приходными и расходными кассовыми ордерами не оформляется и в кассовой книге не отражается. Учет их ведется кассиром в отдельной книге или ведомости в соответствии с положениями учетной политики организации.