Документационное обеспечение управления и вместе с тем делопроизводство состоит в решении следующих задач:
Ø документирование (подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);
Ø организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
Ø систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений).
В среде пакета MS Office решение этих задач реализуется возможностями таких приложений, как Word, Excel, Access, Power Point, Outlook.
Компьютер представляет наибольшие возможности для облегчения и ускорения создания документа.
Под документом в системе MS Windows подразумевается любой файл. В зависимости от программы (приложения Windows) эти документы имеют свой формат.
Так, приложение Word создает документы, формат которых определяется расширением .doc. При запуске программы с расширением .doc., вначале открывается программа, которая поддерживает формат .doc. (т.е. Word). Затем открывается сам документ.
Приложение Excel имеет формат расширения документов – .xls и называется Книга, которая состоит из листов, отображающихся в виде ярлыков.
Приложение Access имеет расширение .mdb. Автоматически запускается программа Access, и в ней отображается база данных.
В Power Point осуществляется презентация. Документ Power Point будет иметь расширение .ppt.
Объекты пакета Office могут импортироваться (копироваться) из одного приложения в др. Например, диаграммы из Excel можно копировать в Word; таблицы Excel можно копировать в Access.
При этом любой из документов, в зависимости от приложения, можно создать разными способами. Например, в проводнике. Можно запустить любую программу и в ней создать новый файл, соответствующего этой программе формата.
Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм – "шаблонов", содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.
При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа. В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе уже спроектированных бланков организации.
Как правило, типовой текст имеет уже заранее заданное форматирование. Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Настройка панелей инструментов и создание набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу, убирая с экрана ненужные для подготовки данного документа кнопки, команды и макросы.
Помимо полностью составленных текстов конкретных документов большое распространение в настоящее время получило применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. инф.-справочных документов. Выявляются и вводятся в память компьютера также часто встречаемые в данной деятельности наборы профессиональных фраз и выражений, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг.
Важный этап настройки шаблона – создание такого набора элементов (Глоссарий) – меню Правка, команда Автотекст. Этот набор типовых фраз и выражений можно быстро вставить при составлении индивидуального текста документа, набрав уловное сокращение (несколько букв слова, аббревиатуру) и щелкнуть по кнопке F3. При этом элемент автотекста может иметь заранее заданное оформление, им может быть не только фраза, но и рисунок, формула, таблица или любой другой объект. Все это не только ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок.
Упрощает создание документа наличие в шаблоне полей-списков – раскрывающихся списков элементов, из которых можно выбирать необходимые значения. Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности следует вводить текст конкретного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны с точки зрения содержания.
Например, в кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации. На основе одного шаблона приказа по личному составу может быть создано несколько типовых текстов для наиболее часто встречающихся управленческих ситуаций. Например, приказ о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о командировании, о переводе на другую должность, увольнении работника и т.п.
Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе создаются бланки документов (общий, для письма, для отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и все содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.
Для создания новой кнопки, вызывающей новый документ на базе конкретного шаблона возможна запись небольшого макроса.
Документ может быть представлен как в виде простого текста, так и таблицы, сопровождаться графиками и диаграммами. Документ, не предназначенный для распечатки на бумаге, может иметь внедренные в него аудио-, видео-, и др. компоненты (объекты), например, звукозапись комментария составителя или устные примечания руководителя организации и т.п. Вставка объектов любого типа в документ производится командой Объект в меню Вставка.
Отдельные документы для наглядности и удобства сопоставления информации могут быть представлены в виде таблиц. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа – электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.
С переходом делопроизводства на компьютеризированные технологии встаёт вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве осуществляется стихийно.
Неупорядоченное хранение, особенно в небольших фирмах, зачастую вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, не редкость потери документов. Если сотрудник, создавший документ, отсутствует, то нахождение нужного документа часто возможно лишь путём просмотра всех файлов, что при большом количестве документов является весьма проблематичным. Рано или поздно, но перед любой организацией встаёт проблема упорядочения и классификации файлов. Во избежание потерь информации и рабочего времени необходимо с самого начала работы организовать правильное хранение документов.
Кроме документов, изначально существующих в электронном виде, созданных на компьютере сотрудниками организации, полученных по электронной почте, в виде факса через факс-модем, сегодня всё большее число организаций переводит в электронную форму (путём сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это ещё более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.
Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жёстком диске. Каждый файл должен получить своё имя. В одной папке (каталоге, директории) не могут существовать одновременно два файла с одинаковыми именами. В используемой до недавнего времени операционной системе типа DOS (disk operating system) приняты имена файлов с длиной до восьми знаков. Короткие имена файлов были крайне неудобными, поскольку не позволяли точно определить содержание файла по его имени. К тому же в имени файла не допускалось использовать пробелы и специальные символы. Приходилось придумывать различные аббревиатуры.
Так как документ может быть создан различными программами, каждая из которых по-своему записывает документ, не говоря уже о том, что документ может быть текстовым, графическим, аудиовизуальным и т.п., то для указания на тип файла и на программу, с помощью которой следует работать с документом, используется т.н. расширение (часть имени файла, следующая за точкой) до трёх знаков. Например, текстовый редактор MS Word сохраняет файлы, присваивая им расширение .doc, редактор «Блокнот» (Notepad) присваивает файлам расширение .txt и т.п.
Современные операционные системы позволяют использовать в имени файла до 250 символов, включая пробелы. Имя файла, как правило, образуется на основе заголовка документа. Для ускорения и упрощения поиска в него рекомендуется включать дату и номер документа как его основные поисковые признаки, поскольку официальная дата документа часто не соответствует используемым операционной системой и офисными программами данным о дате создания и изменения файла.
В случае, если документ передаётся на компьютер, работающий под управлением ОС DOS, рекомендуется скопировать файл, дав ему новое имя в соответствии с требованиями DOS - 8.3 (т.е. 8 знаков имени и 3 знака расширения).
Размещение документов.
Создаваемый документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жёстком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на: