Правила оформления приказов
правила оформления согласно ГОСТу Р. 6.30-2003.
1. Приказы могут касаться деятельности организации, взаимоотношений в трудовом коллективе, порядка работы с документацией, наложения взысканий, поощрений. Условно все приказы можно разделить на две группы: по делопроизводственным процессам (основные вопросы деятельности), по личному составу (вопросы кадров). В зависимости от назначения приказа возлагается и ответственность за его издание на разных исполнителей.
2. Для составления приказа нужен специальный бланк учреждения установленной формы. На бланке могут использоваться: герб РФ (учреждение федерального уровня), товарный знак, эмблема. Обязательные реквизиты приказа: организационно-правовая форма организации, ее полное наименование, регистрационный номер — порядковый номер, под которым приказ зарегистрирован в журнале регистрации, дата издания — дата подписи руководителем.
3. По правилам деловой переписки на листе бланка оставляют поля справа – 10 мм, сверху и снизу по 20 мм. Если текст приказа занимает несколько листов, то их нумеруют. Начинается нумерация со второго листа. Номера ставят по центру верхней строки. Наименование документа – «ПРИКАЗ» пишется полностью прописными буквами. Тексту приказа предшествует заголовок, он кратко отвечает на вопрос «о чем приказ?», пишется без кавычек.
4. Следующая часть приказа – изложение его основания. Здесь записывается преамбула, то есть причина, которая вызвала издание приказа, события, ему предшествовавшие. Чаще всего начало звучит так: «В соответствии …», «В целях …», «Во исполнение …», «В связи с …». В этой части возможна ссылка на официальный документ, послуживший основанием приказа. К примеру, «В соответствии с приказом Министерства образования от 5.05.2014 №711 «…название документа». Завершается преамбула словом «Приказываю:».
5. Распорядительная часть. В этой части важна конкретика — описание предписанных действий и возложение контроля на исполнителя. Если в распорядительной части описывается ряд действий, то их можно пронумеровать, но это не обязательно. В качестве исполнителей могут фигурировать конкретные люди или подразделения предприятия. Если назначаются сроки исполнения, то их надо указать. Если распоряжение носит регулярный характер — сроки не определяются. Можно назвать ответственного за исполнение распоряжения в последнем пункте. В заключение ставится подпись руководителя: название должности, подпись, расшифровка подписи.
6. В приказе не пишут слова «Довести до сведения …». Приказ сопровождает лист рассылки, в нем в произвольной форме излагается суть приказа и перечисляются лица, которые должны быть с ним ознакомлены. Приказ — это не тайный документ для хранения в сейфе. Есть в делопроизводстве организации люди, обязанностью которых является дальнейшая работа с приказом после его подписания. Лист рассылки не готовится, если сотрудники не возражают против необходимости расписаться без формальностей в том, что их с приказом ознакомили.
7. Иногда к приказу оформляются приложения. Делают это в случае, когда есть большой массив информации, сопровождающей приказ. Это могут быть: штатные расписания, схемы, графики, положения, инструкции. Каждое приложение нумеруют. Номер приложения записывают в правом верхнем углу листа.
Образец приказа с продольным расположением реквизитов
Наименование предприятия
ПРИКАЗ
00.00.0000 №_____
г. Иркутск
Заголовок к тексту
с «о» или «об»
Констатирующая часть приказа …
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.
2.
3.
Руководитель предприятия Личная подпись И.О.Фамилия
С приказом ознакомлен:
Должность Личная подпись И.О.Фамилия Дата
Образец приказа с угловым расположением реквизитов
Наименование предприятия
ПРИКАЗ
00.00.0000 №_____
г. Иркутск
Заголовок к тексту
с «о» или «об»
Констатирующая часть приказа …
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.
2.
3.
Руководитель предприятия Личная подпись И.О.Фамилия
С приказом ознакомлен:
Должность Личная подпись И.О.Фамилия Дата
Устав организации
Уставы содержат следующую информацию:
1.название, под которым работает организация;
2.основные цели, задачи деятельности структуры (к примеру, в случае создания благотворительной организации цели должны быть именно благотворительными, а не какими-то другими). Они могут быть сформулированы как достаточно широко (для обеспечения необходимой гибкости в реализации поставленных задач), так и совершенно конкретно.
3.способы достижения поставленной цели (они могут предполагать методики, посредством которым компания будет осуществлять свою деятельность в достижении выбранной цели);
4.данные о должностных лицах, которые войдут в состав руководящего органа, области их компетенции, процедуре их выбора и освобождения от должности. Указанные лица могут получить статус «доверенного лица», «директоров», «руководящего комитета» (всё зависит от структуры предприятия);
5.членство (необходимо прописать, кто может войти в члены организации, права и обязанности указанных лиц). Надо сказать, что на сегодняшний день мало какая организация стремится иметь фиксированное членство;
6.передаваемые полномочия (если обратное не прописано в Указе, доверенные лица не имеют права передавать возложенные на их полномочия);
7.порядок и принципы изменения устава (свод правил, который позволяет изменять рассматриваемый документ доверенным на то лицам). Отметим, что благотворительные структуры не имеют права изменять прописанные в уставе задачи, цели;
8.порядок инвестирования средств (право на открытие, дальнейшее использование банковских счетов организации);
9.требования, регламентирующие составление ежегодных финансовых отчётов и предъявление их на аудиторскую проверку (в соответствии с действующим законодательством, аудиторские проверки не требуются для компаний, которые получили статут «трасты» либо «ассоциации»);
10.правила прекращения деятельности предприятия (определяются принципы, по которым будет происходить разделение имущества после закрытия компании).
Любой устав должен быть оформлен в письменной форме на общем бланке организации и прошит.
Если говорить о титульном листе рассматриваемого документа, то он, как правило, включает следующие реквизиты:
— наименование предприятия;
— указание вида документа;
— дату утверждения;
— гриф утверждения;
— отметку о регистрации (актуально для коммерческих структур);
— место издания (указывается конкретный город).
Что касается основной части документа, то она может содержать произвольное количество параграфов, пунктов. Обозначение может быть как цифровым, так и буквенным.
Стоит отметить, что различные типы устава утверждаются в разных инстанциях:
— устав государственных компаний — вышестоящим органом (это может быть комитет или министерство);— устав муниципальных организаций – городской либо районной администрацией;— устав коммерческих структур – общим собранием учредителей либо собственником (после этого он регистрируется в соответствующей государственной инстанции);
— устав общественной организации — собранием, съездом её участников.
В любом случае представленный документ должен соответствовать действующим нормативным актам, в частности, Гражданскому кодексу (положения устава ООО определяются в ст. 89, устав УДО – в ст. 95, устав АО– в ст.98, устав унитарных предприятий — в ст 113-115, устав потребительских кооперативов – в ст.116, устав фондов – в ст. 118-119, устав ассоциаций и союзов – в ст.121).
Устав должен активно использоваться в работе. Его несоблюдение может повлечь не только исключение из сообщества, а также правовую, уголовную, административную ответственность. При этом нарушение международных уставов зачастую приводит к осложнению отношений между странами
УТВЕРЖДЕН
Решением № 1
единственного учредителя
от «__» _________ 200_ г.
У С Т А В
ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«________________________»
(первая редакция)
г. ___________
Г.
Общество с ограниченной ответственностью «____________________________», именуемое в дальнейшем «Общество», создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – «ФЗ»), действующим законодательством РФ и учредительными документами Общества.
I. НАИМЕНОВАНИЕ ОБЩЕСТВА И ЕГО МЕСТО НАХОЖДЕНИЯ
II. ПРАВОВОЙ СТАТУС ОБЩЕСТВА
III. ПРЕДМЕТ И ЦЕЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
IV. ПОРЯДОК ОБРАЗОВАНИЯ ИМУЩЕСТВА ОБЩЕСТВА,
РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ПРИБЫЛИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ УБЫТКОВ
V. ВЫПУСК ОБЛИГАЦИЙ
VI. ОРГАНЫУПРАВЛЕНИЯ И КОНТРОЛЯ
VII. ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
VIII. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕСТВА.
XIX. ПОРЯДОК ВЫХОДА УЧАСТНИКОВ ИЗ ОБЩЕСТВА
X. ПРИБЫЛЬ ОБЩЕСТВА
XI. РЕВИЗИОННАЯ КОМИССИЯ (РЕВИЗОР)
XII. ИМУЩЕСТВО, УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
XIII. УСЛОВИЯ ПРЕКРАЩЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
И РЕОРГАНИЗАЦИЯ ОБЩЕСТВА
ПОДПИСЬ УЧАСТНИКА:
Общество с ограниченной ответственностью
«____________________________»
в лице Генерального директора ________________. ______________________
Протокол
При составлении протокола входят следующие обязательные реквизиты:
- полное наименование организации или предприятия;
- название вида документа (ПРОТОКОЛ);
- дата;
- индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
- место составления;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
- наименование структурного подразделения;
- гриф утверждения;
- отметка о наличии приложений;
- место (помещение, офис) и время проведения заседания;
- фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
- дата подписания протокола;
- способ голосования (открытое, тайное, заочное).
Протокол оформляется на общем бланке.
Содержание протокола
Заголовок, дата и номер протокола
Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Например: 21 — 24.07.2009.
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Текст протокола включает следующие части: вводную; основную.
Вводная часть
Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.
Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.
Во вводной части протокола указывается повестка дня.
Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».
По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).
Основная часть
В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.
Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.
Краткий протокол — фиксирует обсуждавшийся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.