После февраля 1917 г. по инициативе академика А.С. Лаппо-Данилевского в стране был создан Союз российских архивных деятелей, целью которого стало, с одной стороны, сохранение документального наследия страны, с другой - организация архивной службы. При этом предполагалось осуществлять руководство архивным делом посредством общественной организации, наделенной государственными полномочиями. По сути, это была инициатива академических кругов, предложенная государству, тем более, что после Октября 1917 г. в условиях всеобщей национализации архивная отрасль оказалась под контролем государства: декретами первых лет советской власти документальный фонд архивов был объявлен государственной собственностью.
1 июня 1918 г. В.И. Ленин подписал декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в Российской Советской Федеративной Социалистической Республике». Основные положения законодательного акта долгие годы служили фундаментом строительства не только отечественного, но и зарубежного архивного дела. Декрет впервые определил архивное дело как самостоятельную отрасль общегосударственной деятельности, для руководства которой была создана специальная государственная организация. Советская Россия остановилась на варианте создания Единого государственного архивного фонда и органа управления им. В России не были созданы условия для образования центрального государственного хранилища, поскольку главный дворцовый династический архив правящего Дома Романовых, который сконцентрировал бы важнейшие документы по управлению империей, в России так и не сформировался, из–за ряда финансовых и других организационных вопросов. Первая мировая, надвигавшаяся Гражданская войны и, наконец, революция - помешали созданию центрального хранилища. Попытка сконцентрировать в одном месте большие массивы документов активизировала разработку их классификации. Русские революционеры пошли по пути создания искусственных секций, приспособив их под привнесенные ими идеологические схемы, игнорируя тем самым естественноисторический фондовый принцип классификации документов. Однако в начале XX в. в отечественной архивной терминологии понятия «Государственный архивный фонд» не существовало. Как основополагающий термин он утвердится в общепринятом понимании в первое двадцатилетие существования государственной архивной службы в СССР. Всякое общество формирует свою особую матрицу историко-документального наследия, поскольку оно отражает в ретроспекции все своеобразие пройденного им пути.
С начала Великой Отечественной войны перед архивными учреждениями стала задача подготовки эвакуации на восток многих миллионов единиц хранения Государственного архивного фонда. 24.06.1941 по решению ЦК ВКП (б) и СНК СССР был образован Совет по эвакуации, 27.06.1941 правительство приняло постановление «О порядке вывоза и размещения людских контингентов и ценного имущества». О принятии мер к эвакуации из прифронтовой полосы вглубь страны материальных ценностей говорилось и в директивном письме ЦК ВКП (б) СНК СССР от 29.06.1941 г. 5 июля вышло распоряжение СНК СССР об уничтожении тех архивов, которые невозможно вывезти из зоны боевых действий. ГАУ НКВД СССР преобразовали в Управление государственными архивами (УГА) НКВД СССР. В структуре УГА СССР произошли тоже некоторые изменения. Рост требований военных и хозяйственных учреждений на документы оборонно-экономического значения вызвал необходимость создать в 1943 г. в управлении сектор, а затем отдел использования архивных материалов. В 1-ый период войны, когда в агитационно-пропагандистских целях потребовалось издание сборников документов о героической борьбе русского народа против иностранных поработителей в прошлом, о великих русских полководцах и флотоводцах – основали научно-издательский отдел. Государственные архивы стали комплектоваться документами военного времени. На совещании начальников ведомственных архивов в мае 1942 г. были рассмотрены вопросы собирания, обеспечения сохранности и учёта документов, образовавшихся в работе народных комиссариатов, учреждений, предприятий и организаций в военное время. В целях сохранения исторических источников по ВОВ архивам было дано указание (август 1942) о запрещении уничтожать дела, отложившиеся в учреждениях в период войны.
Но еще раньше, 25 ноября 1941 в дни битвы под Москвой, архивные учреждения получили распоряжение организовать сбор документов ВОВ. В ЦГАКА (Центральный Госархив Красной Армии) предлагалось создать отдел фондов Отечественной войны народов СССР. Следующий шаг – директива о собирании документов (учёте и хранении), о действиях гитлеровских властей, о всевозможных преступных деяниях. Инструкция объявляла и те, и другие материалы общегосударственным достоянием, а потому запрещала уничтожать материалы о злодеяниях фашистских властей на оккупированных территориях, потом они дали большой фактический материал для изобличения на Нюрнбергском процессе.
Наряду с УГА НКВД СССР, собиранием и охраной исторических источников по ВОВ занимались и другие учреждения и организации: комиссия Отечественной войны при Академии наук СССР, ЦК ВЛКСМ, музеи и др. В приказах НКО СССР в августе 1941 г., в марте 1942 г. давались указания о содержании материалов, которые должны были направляться с фронта в это хранилище. Речь шла о документах, рисующих ход и результаты проведённых боёв и операций, «отображающих динамику боевых действий частей и соединений», «массовый героизм и мужество солдат Красной Армии».
Во время Великой Отечественной войны на территории СССР, захваченной немецко-фашистскими войсками и их союзниками, действовала своеобразная структура архивных учреждений, организованная оккупационными властями. Во всех областных центрах они открывали так называемые «исторические архивы», в основу которых ложилась часть государственных архивов, не вывезенная при эвакуации и уцелевшая в ходе боевых действий. К ним присоединялись партийные архивы и документы советских учреждений, предприятий, оставленные на месте. Внимание оккупантов было направлено на архивы именно в областных центрах; ряд филиалов госархивов в районных центрах (на Украине) и тем более городские и районные архивы, оказались без присмотра, и в большинстве случаев погибли.
На основной части оккупированной территории, которую Германия оставила за собой, существовали две крупных единицы — рейхскомиссариат Остланд (территория Литвы, Латвии, Эстонии, Белоруссии и оккупированных областей РСФСР) с центром в г. Риге и рейхскомиссариат Украина с Центром в г. Ровно. Западная часть Украины (Львовская, Станиславская, Тернопольская, Дрогобычская область) не вошла в комиссариат и составляла «дистрикт Галиция» с центром в г. Львове в составе генерал-губернаторства с центром в г. Варшаве. Управление архивами на уровне рейх-скомиссариатов осуществлялось специально назначенными уполномоченными. Иногда в работу исторических архивов вмешивались гестапо и военное командование.
По мере освобождения советской властью временно оккупированных территорий страны происходило восстановление разрушенных гитлеровцами государственных архивов, возвращение сюда эвакуированных в восточные районы фондов и развёртывание занятий по упорядочению и научно-технической обработке материалов. На скорейшее решение архивами такой важной задачи обратила внимание ещё конференция историков-архивистов (1943 г.). Совещание начальников архивных учреждений, республик, краёв и областей СССР (1944 г.) могло уже подвести некоторые итоги этой работы.
Официальная история утверждает, что в гибели материальных ценностей виноваты исключительно немецкие власти. На самом деле, в итоговые официальные отчёты руководства архивного фонда НКВД, как правило, не входила «негативная» информация. Достоверность данных о потерях, понесённых ГАФ СССР в годы войны, внушает сейчас большие сомнения. Не является секретом тот факт, что Россия на протяжении всего XX столетия принимала активное участие в реституции архивных материалов, в том числе возвращая в соответствии с международными соглашениями и обязательствами комплексы документов законным владельцам — иностранным государствам. Однако можно с уверенностью сказать, что мало кому известен подлинный масштаб таких возвращений.
С конца 1940-х – начала 1950-х гг. ХХ в. начинается активное выявление документов для использования их в народнохозяйственных целях: при восстановлении разрушенных предприятий, шахт, коммуникаций, электростанций, памятников архитектуры, при поиске полезных ископаемых и т.п.
Основными событиями данного периода были:
- 1945-1954 гг.- переучет сохранившихся после войны архивов и их документов;
- 1946 г. – перевозка в Москву Центрального государственного особого архива Германии;
- 1946г. – перевозка в ЦГАОР Пражского Русского зарубежного исторического архива;
- 1946 г. – преобразование ГАУ НКВД СССР в ГАУ МВД СССР;
- 1947 г. – создание отдела использования ГАУ МВД СССР как особого отдела секретных фондов;
- усиление цензуры ГАУ МВД СССР в области использования архивных документов;
- создание методической комиссии при ГАУ МВД СССР и в архивах;
- подготовка и публикация путеводителей по ряду центральных архивов.
С началом «оттепели» начался процесс ослабления тоталитарных методов в архивном деле. Были приняты следующие документы:
- Постановление СМ СССР «О мерах по упорядочению режима хранения и лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств» 1956 г., положившее начало политики открытия архивов;
- Правила работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР 1956 г., которые разрешили открытие документов для исследователей.
В 1953-1964 гг. произошло расширение архивных изданий, преимущественно посвященных советскому периоду истории России и СССР, началось более широкое издание архивных справочников.
В 1956г. ГАУ МВД СССР вступило в Международный Совет архивов ЮНЕСКО.
Важной вехой стало принятие в 1958 г. постановления Совета Министров СССР «Об утверждении положения о Государственном архивном фонде СССР и сети центральных государственных архивов СССР». Государственный архивный фонд СССР (ГАФ СССР) был определен как совокупность принадлежащих Советскому Государству документальных материалов, имеющих научное, политическое, практическое значение, независимо от времени их происхождения, техники и способа воспроизведения. В состав ГАФ были включены новые категории материалов – документы учреждений и предприятий, образованных немецко-фашистскими и другими оккупационными властями в период ВОВ на временно захваченной территории СССР, а также материалы всех органов власти, управления и негосударственных объединений, существовавших на территории СССР до установления советской власти (в Прибалтике, Западной Украине, Западной Белоруссии, Северной Буковине и др.)
Таким образом, в состав ГАФ вошли следующие документы:
- советских учреждений, предприятий и организаций;
- досоветских предприятий и организаций;
- духовного управления, церквей, монастырей за все время их существования;
- белогвардейских и оккупационных правительств, управлений, учреждений, организаций;
- личные документы государственных, общественных, научных, культурных деятелей;
- письменные памятники народов СССР;
- кинофотофонодокументы;
- обязательные экземпляры печатных изданий;
- иллюстративные материалы;
- микрофотокопии документов;
- копии документов зарубежных архивов, отражающих отечественную историю.
В 1956-1964 гг. происходило совершенствование архивного дела.
- расширяется использование архивных документов преимущественно советского периода при обязательном контроле архивных органов над пользователями при их персональной ответственности за использование документов архивов;
- развивается научно-справочный аппарат;
- публикуются обзоры архивных фондов, путеводители по архивам, другая научно-справочная литература;
- создаются страховые фонды на особо ценные документы в государственных и ведомственных архивах;
- лица, виновные в хищении и уничтожении документов, привлекаются к ответственности;
- в состав ГАФ вводятся механографические документы;
- организуется государственный учет документов ГАФ в учреждениях государственной архивной службы;
- архивные органы получают право выполнять на договорных началах по заявкам учреждений работы по формированию и использованию их архивов;
- сотрудники архивов на договорной основе способствуют совершенствованию делопроизводства в учреждениях, организациях, предприятиях.
В 1960 г. изменились подведомственность и правовое положение Главного архивного управления: оно было передано в непосредственное подчинение Совета Министров СССР и получило название Главного архивного управления при Совете Министров СССР (ГАУ СССР, позднее Главархив СССР). Это способствовало либерализации доступа к архивным документам.