Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице, можно создать для нее одну или несколько форм. Форма - это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы, причем пользователь имеет возможность по своему усмотрению разместить поля на форме. Таблица и форма — основные объекты в современных информационных системах. Они неотделимы друг от друга и размещены в одном окне документа MS Access на разных вкладках. Формы используются для следующих целей:
· ввода/редактирования данных, помещенных в таблицу;
· организации диалога выбора, предварительного просмотра и печати нужного отчета;
· открытия других форм и отчетов с помощью кнопок данной формы.
По структуре форма похожа на окно диалога. Связь между формой и источником данных для нее создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления (рис. 9).
Рис. 9. Панель элементов, используемых при создании формы
Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных элементом управления является поле. В зависимости от природы поля вы можете сохранить для него обычное представление (полем ввода, как в таблице), или исключить поле, или описать группой кнопок-переключателей (если поле имеет несколько допустимых значений), или флажком (для логических данных), или полем ввода со списком и т.п.
Сведения в форме могут быть разбиты на разделы. Все формы содержат область данных, но форма также может включать разделы заголовка формы, верхнего колонтитула, нижнего колонтитула и примечания формы. Каждый раздел формы имеет свое предназначение и печатается в определенном порядке. В форме имеются следующие разделы.
1. Заголовок, который отображается вверху и содержит общие сведения, например, название формы.
2. Колонтитулы, в которых отображаются сведения для вывода форм на печать, например, название столбцов, дата и номер страницы.
3. Область данных формы, которая включает в себя поясняющий текст, данные, вычисленные значения, графические элементы (рисунки).
4. Примечание формы, в котором содержатся сведения, общие для всех записей, инструкции по работе с формой.
Как и любой объект MS Access, можно создать форму вручную или воспользоваться услугами Мастера форм. Форма создается для конкретной таблицы или конкретного запроса. Подробные сведения о создании и использовании форм можно получить, выбрав в справке MS Access тему «Работа с формами». Для создания формы необходимо в окне базы данных щелкнуть значок Формы в списке Объекты. Нажав кнопку «Создать» на панели инструментов окна базы данных, в диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор и имя таблицы, на которой нужно основать форму, например Учащиеся, как показано на рис. 10, после чего нажмите кнопку «ОК».
Рис. 10. Окно выбора способа создания формы
Примечания:
1. Если форма не будет содержать данные (например, если нужно создать кнопочную форму для открытия других форм или отчетов или если нужно создать пользовательское диалоговое окно), не выбирайте ничего из этого списка.
2. Чтобы создаваемая форма использовала значения из нескольких таблиц, она должна быть основана на запросе.
После этого форма будет открыта в режиме Конструктора. В режиме Конструктора разделы представлены в виде полос, и каждый содержащийся в отчете раздел представлен один раз. Способ отображения сведений в каждом разделе определяется расположением элементов управления, таких, как надписи и поля.
Для размещения поля таблицы в форме следует взять его мышкой в таблице и оттащить в область данных, как показано на рис. 11.
Рис. 11. Создание формы в режиме Конструктора
При выборе любого из компонентов в формах и отчетах Microsoft Access отображает маркеры перемещения для поля и подписи, а также маркеры изменения размеров для выбранного компонента. Подпись находится слева от поля и перемещается вместе с ним. Для выделения отдельно подписи или поля нужно взять объект мышкой за левый верхний маркер и оттащить, как показано на рис. 12.
Для одновременного перемещения нескольких объектов выделите элементы управления, удерживая прижатой клавишу Shift.
Рис. 12. Выделение и перемещение элементов управления
Наведите указатель на границу любого выделенного элемента управления и, когда указатель примет форму руки, переместите элементы управления в нужную позицию.
Для изменения форматирования элемента формы можно использовать кнопку «Автоформат на панели инструментов», кнопки на панели инструментов Форматирование или команды контекстного меню. Для изменения свойств поля, выбрав объект формы, щелкнем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберем команду Свойства. Выбирая вкладки, можно изменить свойства объекта, например, цвет, отображаемые в поле формы данные, связать с этим объектом определенные события и т.п. (рис. 13).
Рис. 13. Окно изменения свойств объекта формы
Задайте маску ввода даты, для чего, указав поле Дата рождения, выберите в контекстном меню команду Свойства. В окне Поле: Дата рождения на вкладке Данные, щелкнув строку Маска ввода, в окне Создание масок ввода выберите вариант Краткий формат даты, в поле Проба задайте вариант ввода даты для проверки избранной маски ввода. Щелкнув кнопку «Далее», отредактируйте маску ввода. Для применения созданной маски ввода щелкните кнопку «Готово».
Рис. 14. Создание заголовка формы
Создайте заголовок формы, для чего, выбрав в меню Вид команду Заголовок/примечание формы, откройте разделы Заголовок и Примечание. После этого, выбрав в панели инструментов Конструктора инструмент Надпись, укажите место в зоне заголовка формы, задайте размер надписи и введите ее текст «Учащиеся», как показано на рис. 14.
Завершите создание формы, выбрав команду Режим формы в меню Вид. После сохранения макета формы данные таблицы будут представлены, как показано на рис. 15.
Используя поле номера записи, расположенное в нижней части окна формы, можно просматривать записи таблицы. Щелкнув кнопку «Новая запись», откройте форму для создания новой записи и введите данные о новом учащемся, например: Л-23; Лынова Екатерина Михайловна; 03.08.88; 4В; ул. Смоленская, 17-35. Выбрав команду Режим таблицы в меню Вид, просмотрите изменения данных в таблице Учащиеся.
Для добавления в форму фонового рисунка откройте форму в режиме конструктора. Дважды щелкнув область выделения формы, откройте окно свойств формы. На вкладке Макет в ячейке Свойства Рисунок щелкните кнопку (...) для вызова диалогового окна. В диалоговом окне Выбор рисунка откройте нужную папку и файл. Щелкнув «ОК», завершите выбор рисунка. Далее в свойстве Тип рисунка выберите тип рисунка - внедренный или связанный.
Примечание. Внедренный рисунок сохраняется в файле базы данных. Если внедрить этот же рисунок в другую форму, он будет добавлен в файл базы данных еще раз. Связанный рисунок не сохраняется в базе данных - его файл должен присутствовать на жестком диске.
Для экономии места на диске выберите тип рисунка - связанный. Поместив рисунок в форму, можно изменить его размер или выбрать фрагмент. Для этого необходимо указать в ячейке Свойства Масштабы рисунка значение Фрагмент. Для выравнивания рисунка в ячейке Свойства Выравнивание рисунка выберите вариант Сверху слева. Для того чтобы размножить рисунок по всему фону формы, установите в ячейке Свойства Мозаичное заполнение значение Да. Заполнение начинается с позиции, определяемой значением свойства Выравнивание рисунка. В результате этой операции форма будет иметь вид, показанный на рис. 16.
Рис. 16. Форма базы данных с фоновым рисунком