Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда по закону проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
- при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Обязательная инвентаризация проводится ежегодно перед составлением годового отчета не ранее 1 октября отчетного года.
Она позволяет установить реальность всех статей бухгалтерского баланса и отчетности организации.
Такая инвентаризация является весьма трудоемкой работой, так как охватывает все без исключения активы и обязательства организации (кроме имущества, инвентаризация которого в соответствии с законодательством подлежит проверке в иные сроки, например, инвентаризация основных средств проводится раз в 3 года, библиотечных фондов – раз в 5 лет).
Согласно ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» при формировании учетной политики необходимо определять порядок и сроки проведения инвентаризации активов и обязательств организации.
Поэтому, в приложении к Приказу по учетной политике организации помещается график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций, даты их проведения, перечень проверяемых имущества и обязательств.
Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению по каждому материально ответственному лицу.
При назначении работника на должность, связанную с ответственностью за товарно-материальные ценности (заведующий складом, кладовщик, кассир), с ним заключается письменный договор о материальной ответственности.
Периодичность проведения инвентаризации зависит от вида имущества. Так как организации самостоятельно определяют количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения, то, как правило, рекомендуют следующие сроки проведения инвентаризации:
а) основные средства и нематериальные активы – не менее одного раза в 3 года перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года; зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств – один раз в два-три года;
б) капитальные вложения – не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 декабря отчетного года;
в) незавершенное производство и полуфабрикаты собственной выработки – перед составлением годовых отчетов и балансов, но ранее 1 октября отчетного года, и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые самим предприятием;
г) незавершенный ремонт основных средств и расходы будущих периодов – не менее одного раза в год;
д) животные на выращивании и откорме, птицы, семьи пчел, а также подопытные животные – не менее одного раза в квартал;
е) готовая продукция на складах – не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года;
ж) товары на складах и на базах промышленных товаров – не реже одного раза в год; на складах и базах продовольственных товаров – не реже двух раз в год;
з) товары и тара в магазинах и в других организациях розничной торговли – не реже двух раз в год; товаров в книжных магазинах – не реже одного раза в год;
и) финансовые вложения – не менее одного раза в год;
к) нефть, нефтепродукты и ГСМ – не реже одного раза в месяц;
л) драгоценные металлы и алмазы – не менее двух раз в год;
м) библиотечные фонды – один раз в пять лет;
н) сырье и прочие материальные ценности – не менее одного раза в год перед составлением годовых отчетов и балансов, но не ранее 1 октября отчетного года;
о) денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности – не менее одного раза в квартал;
п) расчеты с банками – по мере получения выписок банков;
р) расчеты по платежам в бюджет – не менее одного раза в квартал;
с) внутрихозяйственные расчеты (расчеты организаций с их производственными единицами, производствами и хозяйствами, выделенными на отдельные балансы, с дочерними организациями и собственниками) – на 1-е число каждого месяца;
т) расчеты с дебиторами и кредиторами – не менее двух раз в год;
у) остальные статьи баланса – на 1-е число месяца следующего за отчетным.