Новизна ― в таком виде ранее задание не формулировалось.
Однократность ― такое задание не надо будет решать более или решение аналогичного задания в ближайшее время не предвидится.
Ограничение во времени ― цель проекта должна быть достигнута к определенному сроку.
Интердисциплинарность ― для выполнения задач недостаточно специалиста из одной сферы.
Сложное планирование и руководство ― следствие того, что ранее задание с такими условиями не было представлено.
Обилие рисков ― количество рисков и характер зависят от размера проекта и комплектности.
Все проекты имеют три ограничивающих фактора:
Срок (Aeg)
Ресурсы (Ressursid)
Результат (Tulemus)
СРОК / ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ. Проект реализуется в точно определенных временных рамках. У проекта точно определены начало и конец, которые и определяют срок, необходимый для достижения результатов. Обычно минимальный по срокам проект длится три месяца, максимальный ― пять лет, но бывают и другие сроки. В продолжительность проекта включены все действия по реализации проекта.
NB! Составление проектной заявки и поиск финансирования не входят в срок проекта. Проект обычно начинается после подписания договора о выделении финансирования. Действия проекта или сам проект начинаются с подготовки к проведению основной деятельности.
Часто допускают ошибку, определяя продолжительность или срок проекта в одну неделю. В течение одной недели проходит основное мероприятие, а для организации мероприятия требуется подготовка (к примеру, закупка необходимых товаров, реклама, регистрация участников, аренда, составление договоров и т. д.), после проведения мероприятия ― анализ (к примеру, обратная связь от участников, команды, анализ и предоставление результатов партнерам и т. д.) и составление как финансового, так и содержательного отчета для фонда.
В проектной заявке следует определить точный срок / продолжительность проекта от начала до предоставления отчета фонду (это будет период расходов по проекту), а также отдельно обозначить длительность основного мероприятия.
Начало проекта ― день, когда начнется любая деятельность в рамках проекта (например, часто работа начинается с собрания команды проекта). Некоторые фонды также требуют отдельно обозначить день, когда будут проходить первые расходы по проекту (в случае если фонд позволяет начать деятельность проекта до перечисления финансирования на счет организации). Однако часто фонды не позволяют начинать проект до поступления финансирования, для избежания рисков.
Окончание проекта ― день, когда руководитель проекта отправил отчет в фонд. При определении дня окончания проекта стоит учесть, что фонд может попросить дополнить отчет, если он не соответствует требованиям фонда. Некоторые фонды также просят указать день, когда расходы более не проводятся.
Пример: длительность проекта ― один год, проект начинается 01.09.2016 и заканчивается 31.08.2017.
NB! Часто делают ошибку, ставя день начала проекта и день окончания проекта одинаковым (например, 01.09.2016―01.09.2017 ― в этом случае проект будет длиться три месяца и один день).
РЕСУРСЫ. Проект располагает определенными, предварительно согласованными ресурсами. Например, человеческими (руководитель проекта, координатор, ассистент, бухгалтер и т. д.) и финансовыми ресурсами, ценность которых денежно измерима и отражена в бюджете проекта. Планирование ресурсов проходит согласно запланированным мероприятиям или деятельности проекта.
Пример: транспорт, книги, брошюры, расходы на телефонные разговоры, питание, заработная плата, аренда помещения и т. д.
NB! При планировании ресурсов важно принять во внимание требования фонда. Большинство фондов не поддерживает инвестиций. Некоторые фонды не оплачивают заработную плату и т. д.
Помните, проект ― это не получение прибыли! Считается, что заработная плата руководителя проекта не должна привышать 10 % от общей суммы бюджета.
РЕЗУЛЬТАТ. Ожидаемый результат является третьим ограничивающим фактором проекта. Результат описывают через цели и достижения. Описание результата должно быть конкретным, точным и измеримым, содержать как количественные (как много?), так и качественные (как хорошо?) показатели, которых Вы хотите достичь путем реализации проекта. Одним из самых важных моментов при составлении проектной заявки является продумывание, какое влияние на общество Вы хотите оказать действиями проекта, каких изменений в обществе хотите достичь. От ответов на эти вопросы зависит также распространение результата на цедевую группу и реализация цели. На кого направлены действия / мероприятия проекта и какие методы Вы будете использовать? В проекте всегда есть основной результат, иными словами достижение основной цели проекта, но также могут быть и косвенные результаты проекта.
Пример: Основная цель проекта ― снижение уровня безработицы среди молодежи в городе Х посредстом организации обучения. Основным результатом проекта будет снижение уровня безработицы молодежи в городе Х на 20 % в течение двух лет. Косвенным результатом проекта будет, например, повышение уровня образования молодежи и т. д.
Очень важно реально оценивать ситуацию. Один проект не в состоянии разрешить все мировые проблемы. В то же время следует смело мечтать и ставить для себя цели, которые будут для Вас и для Вашей команды новыми и увлекательными!