Для сравнения и анализа данных в Excel можно использовать такой инструмент, как диаграммы. Диаграмма – это представление данных в графическом виде, который более нагляден, чем числовой. Графическое представление данных обязательно включает в себя оси – стороны диаграммы.
В двумерных диаграммах горизонтальная ось – Х (ось категорий), а вертикальная – Y (ось значений). По одной из осей обычно отображаются названия данных, например названия товаров, а по другой – значения, например цены. В диаграмме может отображаться несколько наборов данных в виде полос, линий, точек или других элементов графика.
В объемной диаграмме ось Z направлена вертикально, а ось Х (расстояние) и ось Y (ширина) представляют две стороны основания диаграммы.
Для диаграмм используется следующая терминология:
- Ряды данных. На графике в качестве ряда данных отображаются значения, задаваемые в виде блока, обычно строки или столбца. Эти данные отображаются в виде графических элементов диаграммы, зависящих от ее типа, например полос, секторов, линий и т.п. На одной диаграмме может быть отображено несколько рядов данных, например: Цена, Количество и Стоимость. В этом случае желательно, чтобы значения разных рядов не отличались друг от друга на несколько порядков, иначе малые значения будут не видны.
- Категории – это число элементов в ряду данных.
- Легенда. Определяет отдельные элементы диаграммы.
- Сетка. Является продолжением деления осей, улучшая восприятие и анализ данных на диаграмме.
В Excel можно строить диаграммы разных типов. Выбор типа диаграммы зависит как от характера данных, так и от вида их анализа. Большинство типов диаграмм позволяют представлять данные как в плоском, так и в объемном виде. Объемные диаграммы выглядят более эффектно и позволяют подчеркнуть различие между разными наборами данных. Но 3-хмерное представление данных часто затрудняет их анализ. Основными типами диаграмм являются:
· Гистограмма
· Линейчатая
· График
· Круговая
· Точечная
· С областями
· Кольцевая
· Лепестковая
· Поверхность
· Пузырьковая
· Биржевая
· Коническая, Цилиндрическая и Пирамидальная
Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом уделяется большее внимание изменениям во времени. Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдельных элементов в общую сумму. В трехмерной гистограмме сравнение данных производится по двум осям. Используется для иллюстрации соотношения между отдельными значениями ряда.
Линейчатая диаграмма отражает соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание сопоставлению значений и меньшее - изменениям во времени. Линейчатая диаграмма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму. Удобна для сравнения значений разных рядов данных в один момент времени.
График отражает тенденции изменения данных за равные промежутки времени.
Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных! Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный элемент. Для облегчения работы с маленькими долями диаграммы в основной диаграмме их можно объединить в один элемент, а затем разбить их в отдельную диаграмму рядом с основной. Удобна для отображения относительного соотношения между частями целого.
Точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек в координатах xy. Эта диаграмма отображает нечетные интервалы (или кластеры) данных и часто используется для представления данных научного характера. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной x, а соответствующие значения y - в смежных строках или столбцах. Похожа на график, но удобна для анализа одновременно нескольких рядов данных.
Диаграмма с областями подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени, показывая сумму введенных значений. Она также отображает вклад отдельных значений в общую сумму. Подчеркивает вклад изменения величины в отдельные периоды.
Как и круговая диаграмма, кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но в отличие от круговой диаграммы она может содержать несколько рядов данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет отдельный ряд данных.
В лепестковой диаграмме каждая категория имеет собственную ось координат, исходящую из начала координат. Линиями соединяются все значения из определенной серии. Лепестковая диаграмма позволяет сравнить общие значения из нескольких наборов данных.
Поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных. Как на топографической карте, области с одним значением выделяются одинаковым узором и цветом.
Пузырьковая диаграмма является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных указывает значение третьей переменной. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной x, а соответствующие значения y - в смежных строках или столбцах.
Биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции. Этот тип диаграммы также может быть использован для научных данных, например, для определения изменения температуры. Для построения этой и других биржевых диаграмм необходимо правильно организовать данные. Биржевая диаграмма для наборов из трех и пяти значений может иметь две оси: одна для столбцов, представляющих интервал колебаний, другая для цен на акции.
Коническая, Цилиндрическая и Пирамидальная. Маркеры данных в виде конуса, цилиндра и пирамиды могут придавать впечатляющий вид объемным гистограммам и объемным линейчатым диаграммам.
Создание диаграммы
В Microsoft Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграммы. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.
Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек.
· Создание диаграммы
Можно создать либо внедренную диаграмму, либо лист диаграммы.
1 Выделите ячейки, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме.
Если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, включите в область выделения заголовки строк (столбцов).
2 Нажмите кнопку Мастер диаграмм 
.
3 Следуйте инструкциям мастера.
· Создание диаграммы из несмежных диапазонов
1 Выделите первую группу ячеек, содержащих необходимые данные.
2 Удерживая клавишу CTRL, выделите необходимые дополнительные группы ячеек.
Выделенные несмежные диапазоны должны образовывать прямоугольник.
3 Нажмите кнопку Мастер диаграмм .
4 Следуйте инструкциям мастера.
· Создание стандартной диаграммы за один шаг
Типом диаграммы, использующимся по умолчанию в Microsoft Excel, является гистограмма. Для создания листа диаграммы, использующего стандартный тип диаграммы, выделите необходимые данные и нажмите клавишу F11.
Добавление кнопки на панель инструментов
1 Отобразите панель инструментов, на которую требуется добавить кнопку.
2 Выберите команду Настройка в меню Сервис, а затем — вкладку Команды.
3 Выберите нужную категорию кнопки из списка Категории.
4 Перетащите нужную команду или макрос из списка Команды на панель инструментов.
· Создание диаграммы из сводной таблицы
1 На панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Выделить в меню Сводная таблица. Проверьте, что кнопка Разрешить выделение не нажата.
2 Удалите любые промежуточные итоги из сводной таблицы.
Инструкции
3 Выделите сводную таблицу целиком, в том числе поля столбцов и строк. Не выделяйте общие итоги или поля страниц. Чтобы выделить первую строку и столбец сводной таблицы, начните выделение с правого нижнего угла области данных.
4 Нажмите кнопку Мастер диаграмм .
5 Следуйте инструкциям мастера диаграмм.
Примечания
· При скрытии, отображении или упорядочении полей сводной таблицы соответствующим образом изменяется диаграмма. Кроме того, если в сводной таблице содержатся поля страниц, при выборе другой страницы диаграмма также изменится.
· Чтобы сохранить и распечатать диаграммы для всех полей страниц сводной таблицы, нажмите кнопку Показать страницы на панели инструментов Сводные таблицы. Каждая страница отобразится на отдельном листе. После этого для каждой страницы можно построить диаграмму.
· Если в текущей сводной таблице используются внешние источники данных и с помощью Microsoft Query добавляются или удаляются поля внешних данных, следует обновить сводную таблицу; в противном случае диаграмма не изменится. Чтобы получить дополнительные сведения об изменении запроса внешних данных для сводной таблицы, нажмите кнопку.
Изменение диапазона ячеек, используемого для создания диаграммы
1 Выберите изменяемую диаграмму.
2 Выберите команду Исходные данные в меню Диаграмма, а затем выберите вкладку Диапазон данных.
3 Убедитесь, что выделена полностью вся ссылка в поле Диапазон данных.
4 На рабочем листе выберите ячейки, содержащие данные, которые должны появиться в диаграмме.
Чтобы название столбца или строки для новых данных появилось в диаграмме, в выбираемые ячейки нужно включить те, которые содержат это название.
Отображение только видимых ячеек листа на диаграмме
Иногда может понадобиться скрыть или отобразить некоторые подробности в структуре с подзаголовками или отфильтровать данные по особому условию поиска, используя одну из команд фильтрации в меню Данные. Чтобы при скрытии, отображении и фильтрации данных на листе соответствующая диаграмма отображала только видимые строки и столбцы, выполните следующие действия:
1 Выберите нужную диаграмму.
2 Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Диаграмма.
3 Установите флажок Отображать только видимые ячейки.
Примечание. Для отображения всех данных листа в диаграмме, даже если некоторые ячейки скрыты, следует снять флажок Отображать только видимые ячейки.
Добавление текста к диаграмме
1 Выберите диаграмму, к которой нужно добавить текст.
2 На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Надпись
3 Выделите на листе область для размещения текста.
4 Введите необходимый текст (внутри надписи текст будет свернут).
Чтобы начать новую строку в надписи, нажмите клавишу ENTER.
5 После завершения ввода текста нажмите клавишу ESC или щелкните мышью за пределами надписи.
Справка – Диаграммы: подписи, заголовки и т.п. Вставка диаграммы.