Технология структуризации и описания организации шаг за шагом
https://www.hr-portal.ru/article/tekhnologiya-strukturizatsii-i-opisaniya-organizatsii-shag-za-shagom
Авторы: Ковалев Сергей Михайлович, Ковалев Валерий Михайлович,
Источник: Журнал "Консультант директора"
Технология структуризации и описания организации шаг за шагом 1
Часть 1. "Описание бизнес-направлений компании". 2
1.1.1. Понятия "декомпозиция" и "критерии декомпозиции". 3
1.1.2. Разработка дерева бизнес-направлений. 5
1.1.3. Глубина описания бизнес – направлений. 7
Часть 2. "Описание основных и обеспечивающих бизнес-процессов" 10
Часть 3. "Описание бизнес-процессов управления и развития" 18
1.1.4. Бизнес-процессы развития. 22
Часть 4. "Описание организационной структуры и распределения ответственности". 29
Одним из главных вопросов, на который отвечает менеджмент является: "Что отличает успешные компании от неуспешных?".
Оказывается, что успешных от неуспешных отличают ряд секретов.
Успешными стали компании, которые смогли поставить перед собой амбициозные, и в тоже время реальные цели, а также смогли разработать пути их достижения. В менеджменте это называется стратегией.
Разработка стратегии является необходимым, но не достаточным условием успеха. Об успехе недостаточно просто мечтать и сам по себе он не приходит. Необходимо организовать его достижение. Для это нужно спроектировать эффективные бизнес-процессы, которые приведут Вас к достижению стратегических целей, и построить эффективную организационную структуру, которая будет поддерживать Ваши бизнес-процессы.
Первый аспект – разработка стратегии широко освещен в литературе и ему посвящены многочисленные публикации. Второй аспект - рассмотрен недостаточно, поскольку считается "know how" успешных предприятий и держится в секрете.
Первый этап на пути к совершенствованию бизнес процессов и построению на их основе эффективной организации и организационной структуры – структуризация и описание организации. Ниже приведена методика из четырех шагов. Просто о сложном. Шаг за шагом к вершинам мастерства.
Часть 1. "Описание бизнес-направлений компании"
Четыре шага описания организации.
Построение и оптимизация организации осуществляется в пять этапов:
- Этап 1. Разработка модели организации "как есть".
- Этап 2. Анализа модели организации "как есть".
- Этап 3. Разработка модели организации "как надо".
- Этап 4. Разработка плана перехода из состояния "как есть" в состояние "как надо".
- Этап 5. Внедрение изменений и построение организации "как надо".
В этой статье, будет подробно рассмотрен, первый этап по описанию организации "как есть", который состоит из четырех шагов.
На первом шаге описываются бизнес-направления, которые реализует компания. Для компании, разработавшей стратегию и формализовавшую ее в виде стратегического плана перечень бизнес-направлений должен быть сформулирован в разделе, описывающем ее продуктово-рыночную составляющую. На втором шаге описываются работы, функции и бизнес-процессы, которые выполняются в компании для того, чтобы реализовывать бизнес-направления. На третьем шаге описывается организационная структура компании, и на четвертом - распределение ответственности структурных звеньев за работы, функции и бизнес-процессы (рис. 1).
Рис. 1. Четыре шага описания организации.
При описании работ, функций и бизнес-процессов на втором шаге используются два инструмента. Первый инструмент под названием "вертикальное описание" является простым и при его помощи описываются работы, выполняемые в организации и их вертикальная иерархия. В случае если этого инструмента недостаточно для проведения анализа деятельности "как есть" используется сложный инструмент под названием "горизонтальное описание". При горизонтальном описании деятельности помимо работ, выполняемых в компании, указывается как эти работы взаимосвязаны между собой, какие материальные и информационные потоки протекают между ними, что является входом и выходом для каждой из работ.
Шаг 1. Описание бизнес-направлений компании.
1.1.1. Понятия "декомпозиция" и "критерии декомпозиции".
Давайте рассмотрим первый шаг описания организации, на котором разрабатывается перечень бизнес-направлений. Для правильной разработки данного перечня полезно рассмотреть и использовать понятия "декомпозиция" и "критерий декомпозиции".
Что это такое? Декомпозиция - это разбиение объекта на составные части. Критерий декомпозиции - это характеристика, на основе которой производится разбиение.
Давайте рассмотрим эти понятия на примере структуризации шаров. Имеется исходная ситуация: есть шары двух цветов - белые и черные, при этом эти шары сделаны из различных материалов - дерева и железа. Поставлена задача: структурировать шары и построить их иерархическое дерево. Существует три подхода к решению данной задачи.
Первый подход - можно разделить все шары на белые, черные, деревянные, железные и построить дерево шаров, изображенной на рис. 2.
Рис. 2. Первый вариант дерева шаров.
При втором подходе шары сначала делятся по цвету на белые и черные, а потом делятся по материалу на деревянные и железные. Возможен и третий подход. Шары сначала делятся по материалу, а потом по цвету. В данных случаях материал и цвет являются критериями декомпозиции (рис. 3.).
Рис. 3. Второй и третий варианты дерева шаров.
Оказывается, что первый подход построения дерева шаров является неправильным, так как в нем элементы пересекаются - каждый шар относится одновременно к двум элементам дерева. Это вызвано тем, что в данном подходе при структуризации шаров были одновременно применены два критерия декомпозиции. Второй и третий подходы являются правильными, так как в них критерии декомпозиции были применены последовательно и различие между ними связано с различием в последовательности их применения.
Отсюда вытекают два важных правила, которые нужно применять при структуризации деятельности компании.
Правило 1. На одном уровне нужно применять только один критерий декомпозиции.
Правило 2. Для одной системы можно построить несколько вариантов "деревьев" в зависимости от различной последовательности применения возможных критериев декомпозиции. При этом на верхнем уровне нужно использовать более существенные критерии декомпозиции.
В статье мы будет использоваться понятие "классификатор", которое по своей природе является синонимом понятия "дерево". Описание бизнес-направлений компании завершается построением их иерархического дерева или классификатора (рис. 4).
Рис. 4. Иерархическое дерево / классификатор
бизнес-направлений компании.
1.1.2. Разработка дерева бизнес-направлений.
Давайте рассмотрим, как понятия "декомпозиция" и "критерий декомпозиции" применяются при разработке перечня бизнес-направлений.
Например, для компании "Эврика", которая занимается торговлей чаем, одеждой и мебелью дерево бизнес-направлений, состоящее из элементов:
- Торговля чаем,
- Торговля одеждой,
- Торговля мебелью.
построено с использованием критерия декомпозиции – продукт (рис. 5).
Рис. 5. Иерархическое дерево / классификатор бизнес-направлений компании "Эврика".
Давайте рассмотрим пример компании, занимающейся дистрибуцией фармацевтических препаратов и имеющий большой ассортимент продукции. Для данного типа бизнеса, такой критерий декомпозиции, как продукт, не подошел. Компания сформулировала, что важным критерием разбиения ее бизнес-направлений являются рынки или клиенты, согласно чему был разработан следующий классификатор бизнес-направлений:
- Оптовая торговля лекарствами,
- Торговля лекарствами на аптечном рынке Москвы и Московской области,
- Торговля лекарствами через филиалы.
В данном случае дерево бизнес-направления выглядит совершенно иным образом, потому что использовался другой критерий декомпозиции – рынок (рис. 6).
Рис. 6. Иерархическое дерево / классификатор бизнес-направлений компании – дистрибьютора фармацевтических препараторов.