Работу выполнил _____________________________________ С.А.Шаповалов
(подпись, дата)
Факультет математики и компьютерных наук!
Направление магистерской подготовки 02.04.01 математика и компьютерные науки
Программа магистерской подготовки вычислительная математика
Научный руководитель
доцент кафедры ВМИ,
кандидат техн. наук, доцент ____________________________ Г.Г. Кравченко
(подпись, дата)
Нормоконтролер
преподаватель ________________________________________А.А. Цыбенко
(подпись, дата)
Краснодар 2017
СОДЕРЖАНИЕ
| Введение………………………………………………………………………… | |
| 1 Постановка задачи………………………………………...………………… | |
| 2 Анализ предметной области……………………………………………...… | |
| 2.1 Основные понятия базы данных……………………………………..… | |
| 2.2 Объекты базы данных…………………………………..………………. | |
| 2.2.1 Таблицы…………………………………………..…………………. | |
| 2.2.2 Запросы…………………………………………..…….………......... | |
| 2.2.3 Формы…………………………………………..…………………… | |
| 2.2.4 Отчеты…………………………………………..…………………… | |
| 2.2.5 Макросы……………………………………..………………………. | |
| 2.2.6 Модули…………………………………………………..…………... | |
| 2.3 Типы данных……………………………………………..……………… | |
| 2.4 Связи таблиц……………………………………………..……………… | |
| 3 Проектирование базы данных……………………………..……………….. | |
| 3.1 Построение информационно логической модели базы данных…...…. | |
| 3.2 Выявление, описание и реализация ограничений целостности…...…. | |
| 3.3 Схема данных базы данных «Расписание»….………….…………..….. | |
| 4 Реализация пользовательского интерфейса….……………………..……… | |
| 4.1 Справочники……………………………….……………………..……… | |
| 4.2 Главная кнопочная форма…………………….………………..……….. | |
| 4.3 Форма для создания нового расписания……….……………..………... | |
| 4.4 Форма для редактирования расписания………….…………..………… | |
| 4.5 Форма для управления отчетами………………………...……………... | |
| 4.6 Инструмент вывода расписания на печать…………….……..………... | |
| 5 Руководство пользователя……………………………………..……………. | |
| Заключение……………………………………………………………………... | |
| Список используемой литературы……………………………………………. | |
| Приложение А………………………………………………………………….. | |
| Приложение Б…………………………………………………………………... | |
| Приложение В………………………………………………………………...... |
ВВЕДЕНИЕ
В научной диссертации объектом исследования выступает реляционная система управления базами данных «Microsoft Access»[1].
Предметом изучения будет являться процесс разработки и проектирования прикладного программного обеспечения для решения задач по составлению расписания занятий в среде «Microsoft Office Access».
Цель научной работы заключается в создании реляционной базы данных для построения и ведения расписания занятий в электронном виде с последующим его выводом на широкоформатную печать.
Задача построения расписания занятий будет рассмотрена на примере деканата факультета Математики и компьютерных наук Кубанского Государственного Университета, ФГБОУ ВПО «КубГУ»[2].
На факультете работают сотрудники: профессорско-преподавательский состав и вспомогательный персонал. Есть ряд дисциплин, которые ведут преподаватели у ряда специальностей. На каждой специальности обучается некоторое количество групп. Дважды в учебный год, перед началом обучения, ответственным специалистом деканата факультета составляется расписание занятий на предстоящий семестр с учетом общих требований к построению расписания[3].
Создание расписания – одна из наиболее распространенных задач по оптимизации и планированию учебного процесса учебных заведений. От качества сформированного расписания занятий, зависит эффективность работы преподавателей, усвоение учебного материала студентами, рациональное использование имеющихся материальных ресурсов факультета.
Для решения подобного рода задач в настоящее время все чаще и чаще используется ресурсы персонального компьютера. Т.к. с помощью данного устройства значительно сокращается время на выполнения алгоритмов, приводящих к решению поставленной задачи.
В библиотеке «Science Direct»[4] можно встретить более 1600 научных статей по данной тематике, что свидетельствует об актуальности описанной задачи.
В данный момент существует достаточно большое количество уже реализованных пакетов программных продуктов, которые способны привести к необходимому результату поставленной задачи, но минусом данных продуктов является их достаточно большая стоимость. Так, например, годовая лицензия на программный продукт «Автоматизированное составление расписания. Университет ред. 1.1» компании «1С» по состоянию на 2017г. составляет около 70000р., что также является доказательством актуальности данной задачи.
В работе говорится о выбранной среде для выполнения поставленной задачи, рассказывается о проектировании базы данных, о ее разработке с помощью системы управления базами данных MS Access.
Реализованная база данных помогает вести учет перечня преподавателей и их нагрузке, наименований дисциплин специализации, контролировать состав групп специализаций, заполнять и распечатывать списки групп.
К выпускной работе прилагается программное обеспечение и руководство пользователя к нему.
1 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ
Два раза в год ответственный специалист деканата занимается заполнением расписания занятий на факультете высшего учебного заведения. Допустим необходимо спроектировать базу данных, которая поможет специалисту составить расписание занятий для определенного списка групп и преподавательского состава, с учетом имеющихся ресурсов факультета.
Для построения расписания специалист использует следующую информацию:
Информацию о занятости аудиторий;
Перечень групп;
Реестр предметов;
Список учебных дней;
Перечень преподавательского состава;
Таблица четных/нечетных недель.
Результатом работы функционала должна являться корректно заполненная таблица «Расписание». Корректность заполнения таблицы проверяется по следующим критериям:
Количество студентов в группе не должно превышать вместимости выбранной аудитории;
Одна и та же группа, в одно и то же время не может заниматься в двух разных аудиториях;
Одна и та же группа, в одно и то же время не может заниматься двумя разными предметами с двумя разными преподавателями;
Один и тот же преподаватель, в одно и то же время не может преподавать в двух разных аудиториях;
Один и тот же преподаватель, в одно и то же время не может преподавать два разных предмета.
Заполненная таблица «Расписание» должна импортироваться в табличный документ для последующей широкоформатной печати.
2 АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
2.1 Основные понятия базы данных
База данных – это совокупность структурированной и взаимосвязанной информации и методов, обеспечивающих ее обработку и выборку.
Большинство СУБД позволяет заполнять справочные таблицы. С этой точки зрения они не отличаются от табличных документов (Excel), которые могут воспроизводить некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и табличными документами:
СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются табличные документы;
СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в табличных документах практически невозможно;
СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся значения, разбиваются на несколько связанных таблиц.
С понятием базы данных тесно связан тезис системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой системы данных, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации системы понимается отбор отображаемых значений в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.
В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД.
2.2 Объекты базы данных
2.2.1 Таблицы
Таблица – это множество связанной информации, хранящейся в определенном структурированном виде. Она состоит из строк, называемых записями, и столбцов, называемых полями записи. Каждая запись состоит минимум из одного поля. Поле может принимать строго определенный тип данных, например текстовый, числовой и так далее.
Таблица базы данных очень похожа на электронную таблицу документов. Из-за этого импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных достаточно просто. Основное различие между ними заключается в том, как данные располагаются в таблице.
Каждая запись таблицы однозначно определяется одним или несколькими уникальными значениями. Такие значения называются первичным ключом записи и используются для связывания данных из нескольких таблиц.
Таблица также является основным объектом любой информационной базы данных.
2.2.2 Запросы
Запрос – это средство взаимодействия пользователя с информацией, хранящейся в структуре таблиц базы данных.
Запросы в СУБД являются базисными инструментами выборки, изменения и удаления информации, хранящейся в базе.
С помощью запросов можно выполнять преобразования значений по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления и многое другое.
В СУБД Access существует несколько видов запроса:
Запрос на выборку – в соответствии с заданными условиями отбора выбирает и объединяет в одной таблице данные из нескольких связанных таблиц и запросов. Результатом является временная таблица, которая после закрытия запроса будет удалена;
Запрос на создание таблицы – логика отбора данных точно такая же, как у запроса на выборку, но результат работы запроса сохраняется в новой таблице базы;
Запрос на обновление, добавление, удаление – данный тип запросов служит для непосредственного взаимодействия с данными хранящимися в базе.
2.2.3 Формы
Форма – это специальный инструмент базы данных, который используется для создания пользовательского интерфейса и процесса работы с базой данных. С помощью форм можно наладить процесс управления базой.
По сути, формы являются инструментом, позволяющим превратить базу данных в полноценное приложение, с помощью которого пользователь взаимодействует с данными посредством дружелюбного интерфейса. Форма может содержать различные элементы управления, позволяющие добавлять, редактировать и отображать данные, хранящиеся в базе данных.
Одним из преимуществ форм является то, что они также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля, с помощью нее можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом, обеспечивается защита и корректный ввод данных.
2.2.4 Отчеты
По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
2.2.5 Макросы
Макрос – это инструмент упрощенного языка программирования. С его помощью можно автоматизировать ряд простейших задач и расширить функциональные возможности форм, отчетов и элементов управления.
Макрос состоит из отдельных макрокоманд. Для большинства макрокоманд требуется один или несколько входных параметров. Входной параметр – это значение, которое дает необходимую для макрокоманды информацию. Например, какая строка должна выводиться в информационном сообщении при возникновении исключительной ситуации.
Макросу может быть присвоено уникальное имя и в его теле могут быть добавлены условия для выполнения и контроля той или иной макрокоманды.
Макрокоманда – это базовый элемент, из которого состоит макрос. В СУБД предусмотрен большой выбор макрокоманд, которые позволяют выполнять разнообразные действия. Например, наиболее часто используются макрокоманды для открытия/закрытия форм, отчетов, запросов.
2.2.6 Модули
Модуль – это специализированный объект базы данных, содержащий набор переменных, процедур и описаний, написанных на языке программирования Visual Basic for Application.
Существуют модули двух типов: модули класса и стандартные модули.
Модули класса обычно связаны с конкретными формами или отчетами. Они содержат процедуры обработки событий как самой формы (или отчета), так и элементов управления расположенных на форме (или отчете). В них могут располагаться различные вспомогательные процедуры или функции, расширяющие функционал того или иного объекта.
В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке «Модули» в области навигации.
2.3 Типы данных
Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.
Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).
Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.
Поле «Мемо» – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.
Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.
Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.
Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).
Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.
Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.
2.4 Связи таблиц
Связь между таблицами (объектами) устанавливает отношения между совпадающими значениями ключевых полей — обычно между полями разных объектов. В большинстве случаев связывают ключевое поле одного объекта с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во втором объекте. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ — связанной. Существует четыре вида отношений:
Один к одному. При использовании отношения «один к одному» запись в таблице «А» (главной таблице) может иметь не более одной связанной записи в таблице «В» (связанной таблице) и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один к одному» используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты. В таблицах связанных отношением «один к одному» ключевые поля должны быть уникальными;
Один ко многим. Связь с отношением «один ко многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице «А» могут соответствовать несколько записей в таблице «В», а запись в таблице «В» не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице «А». В таблице «А» ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отношением «один ко многим» таблиц «А» и «В» можно рассматривать как связь с отношением «многие к одному» таблиц «В» и «А»;
Многие к одному. При использовании отношения «многие к одному» одной записи в таблице «А» может соответствовать одна запись в таблице «B», а запись в таблице «В» может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице «А». В таблице «А» ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отношением «один ко многим» таблиц «А» и «В» можно рассматривать как связь с отношением «многие к одному» таблиц «В» и «А»;
Многие ко многим. При использовании отношения «многие ко многим» одной записи в таблице «А» могут соответствовать несколько записей в таблице «В», а одной записи в таблице «В» несколько записей в таблице «А». В этом случае не требуется уникальности ключевых полей таблиц «А» и «В». Этот вид отношения используется для связывания таблиц, имеющих только внешние ключи.
3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫДАННЫХ
3.1 Построение информационно логической модели базы данных
Проанализировав предметную область поставленной задачи, были выделены следующие сущности для хранения информации в базе:
Группы – содержит список групп и их количественный состав;
Преподаватели – содержит список преподавателей;
Аудитории – содержит список аудиторий, их вместимость и ее тип;
Дисциплины – содержит список наименований дисциплин;
Пары – содержит список пар и период проведения;
Дни недели – содержит список дней недели с их сокращениями;
Тип недели – содержит значения типов недели (числитель / знаменатель);
Тип занятий – содержит значения типов занятий (лекция / практика)
Расписание – основная таблица, в ней хранится сводная информация по сформированному расписанию.
На основании выделенных сущностей были разработаны следующие структуры таблиц справочников базы.
Таблица 1 - Группы
| Наименование поля | Тип данных |
| Код | Счетчик |
| Группа | Текстовый |
| Численность | Числовой |
Таблица 2 – Преподаватели
| Наименование поля | Тип данных |
| Код | Счетчик |
| Фамилия | Текстовый |
Таблица 3 – Аудитории
| Наименование поля | Тип данных |
| Код | Счетчик |
| Наименование | Текстовый |
| Вместимость | Числовой |
| Тип | Текстовый |
Таблица 4 – Дисциплины
| Наименование поля | Тип данных |
| Код | Счетчик |
| Предмет | Текстовый |
Таблица 5 – Пары
| Наименование поля | Тип данных |
| Код | Счетчик |
| Время | Текстовый |
Таблица 6 – Дни недели
| Наименование поля | Тип данных |
| Код | Счетчик |
| Наименование | Текстовый |
| Сокращение | Текстовый |
Таблица 7 - Тип недели
| Наименование поля | Тип данных |
| Код | Счетчик |
| Тип недели | Текстовый |
Таблица 8 – Тип занятий
| Наименование поля | Тип данных |
| Код | Счетчик |
| Тип занятий | Текстовый |
Таблица 9 – Расписание
| Наименование поля | Тип данных |
| Код | Счетчик |
| Группа | Числовой |
| Аудитория | Числовой |
| Преподаватель | Числовой |
| Пара | Числовой |
| Семестр | Числовой |
| День | Числовой |
| Неделя | Числовой |
| Дисциплина | Числовой |
| Вид занятий | Числовой |
3.2 Выявление, описание и реализация ограничений целостности
В любой момент времени БД имеет некоторую определенную конфигурацию значений данных, которые отражают действительность, т.е. являются частью реального мира. Просто определить конфигурацию значений не имеет смысла без связи с внешним миром. Поэтому требуется уточнить определение БД, включив в него правила целостности, которые необходимы для информирования СУБД о различного рода ограничениях реального мира с целью не допустить “противоречивых ” значений данных.
Для любого отношения можно создать ряд правил - ограничений. Каждая конкретная БД должна иметь свои ограничения, связанные с предметной областью, которые накладываются на хранящиеся в ней данные. К таким ограничениям целостности относятся:
Ограничения на атрибуты (тип атрибута, диапазон допустимых значений);
Число кортежей отношения должно быть равно числу первичных ключей (наличие кортежей – дубликатов не допускается).
Первое ограничение накладывается на атрибуты всех отношений на этапе определения типа атрибута. Кроме этого некоторые поля таблиц имеют условие на значение, например, в отношении Группы атрибут Численностьдолжен быть в интервале от 0 до 50.
Второе ограничение накладывается на отношения на этапе заполнения таблиц данными о БД.
Существует также два общих правила целостности. Они касаютсяпотенциальных и внешних ключей:
Первичный ключ является уникальным идентификатором отношения. Не допускается, чтобы какой-либо атрибут, участвующий в первичном ключе, принимал неопределенное значение. В отношении не может быть несколько кортежей с одинаковыми значениями первичного ключа.
Например, в отношении Преподавателине может существовать несколько кортежей с одинаковыми значениями атрибута Код:
Потенциальный ключ отношения не может иметь пустого значения (NULL). Так как объект, не имеющий идентичности, не существует;
Если r2 – некоторое отношение с внешним ключом X, то должно существовать такое базовое отношение r1 с первичным ключом K, что каждое значение X в r2 совпадает со значением К в каком-либо кортеже отношения r1.
Например, в отношении Группы атрибутКодявляется внешнимключом, ему обязательно должен соответствовать первичный ключ Группа отношения Расписание.
В процессе создания БД сначала осуществляется конструирование таблиц, далее создается схема данных, в которой фиксируются связи между таблицами. В этой схеме могут быть заданы параметры обеспечения целостности базы данных, если модель была разработана в соответствии с требованиями нормализации. Целостность данных означает, что в БД установлены и корректно поддерживаются взаимосвязи между записями разных таблиц при их загрузке, добавлении и удалении в связанных таблицах, а также при изменении значений ключевых полей.
Итак, ограничения целостности накладываются на все отношения базы данных.
Рассмотрим более подробно основные ограничения. Для отношения Специальности – не допускаются повторения для атрибута Код. Это реализуется возможностями СУБД Accessнаэтапе формирования таблиц.
Для отношения Расписание– значения для атрибутов Аудитория,Пара, Время, День, Неделя и Семестр выбираются исключительно из фиксированного списка значений.
Для отношений Преподаватели и Группы– значения первичного ключа Кодгенерируются автоматическиСУБДAccessи являются уникальными.
3.1
3.2
3.3 Схема данных базы данных «Расписание»
Разработка базы данных включает в себя работу по определению обобщенной схемы данных. Такая схема явно определяет таблицы и связи между ними, а также обеспечивает проверку целостности данных базы.
Рисунок 1 - Схема связей между таблицами в БД «Расписание»
4 Реализация пользовательского интерфейса
4.1 Справочники
Для удобства работы с БД созданы специальные формы, существенно облегчающие процесс работы с данными из базы. Формы предоставляют следующие возможности:
Ввод записей в таблицы базы данных (1 или несколько одновременно);
Выполнять их просмотр;
Производить корректировку данных, добавлять и удалять записи, изменять значения в полях, при этом все изменения автоматически вносятся в соответствующие таблицы базы данных;
Поиск необходимых данных;
Организовывать удобный для пользователя интерфейс, позволяющий моделировать привычную для него среду работы.
Каждая форма может быть построена на основе только одного объекта базы данных. Это может быть:
Таблица базы данных;
Запрос базы данных;
Связанный фрагмент информационно - логической модели базы данных.
Формы по видам делятся на:
Однотабличные (простые);
Табличные;
Ленточные;
Многотабличные.
Формы в БД «Расписание» созданы мастером форм и откорректированы с помощью конструктора. Например, форма «Дисциплины» Рис. 2.
Рисунок 2 – Форма «Дисциплины»
На форме помещены кнопки, при нажатии на которые осуществляется открытие/закрытие форм, поиск информации в базе по заданным параметрам, просмотр/печать отчетов. При этом ключевые поля передаются автоматически, для того чтобы исключить избыточность (повторения), некоторые данные выбираются из списка.
Рисунок 3 – Форма «Аудитории»
У каждой формы имеется свой модуль – процедуры обработки событий. И при нажатии на кнопку, находящуюся на форме, вызывается соответствующая подпрограмма, которая создается автоматически мастером создания кнопок.
Например, кнопка передвижения по записям. Кнопка «Назад» имеет следующую структуру макроса рис. 4
Рисунок 4 – Макрос обработчика клавиши «Назад»
4.2 Главная кнопочная форма
При запуске программы открывается главная кнопочная форма Рис.5. Это стартовая форма базы данных, с нее открывается доступ ко всем вспомогательным формам, запросам, отчетам.
В форме «Главная форма» расположены кнопки, с помощью которых можно выбрать дальнейший план работы.
Для создания нового расписания – кнопка «Создание». Расписание создается для выбранной группы на указанный день.
Для редактирования уже имеющегося расписания необходимо нажать кнопку «Редактирование». Расписание будет представлено на всю неделю для указанной группы.
Для заполнения и редактирования справочников – кнопка «Заполнение справочников». В справочниках хранится вспомогательная информация, необходимая для создания и редактирования расписания.
Для получения определенной информации, хранящейся в базе – кнопка «Отчеты». Например, можно получить информацию о наличии свободных аудиторий в определенный день и пару. Также можно получить список пар по дням на определенного преподавателя.
Для завершения работы базы данных нужно нажать кнопку «Выход».
Рисунок 5 – Главная кнопочная форма
4.3 Форма для создания нового расписания
Для удобства работы с БД был создан специальный интерфейс, существенно облегчающий процесс заполнение и редактирование информации рис. 6. На форме помещены управляющие элементы в виде выпадающих списков и кнопки, которые участвуют в процессе отбора информации в базе по заданным параметрам. Для того чтобы исключить избыточность (повторения), некоторые данные заполняются автоматически на программном уровне как например это происходит с полем «Неделя» главной таблицы «Расписание».
Для указания общих параметров отбора (поля: «Учебный год», «Семестр», «Группа» и «День недели») на форме используются выпадающие списки, которые закреплены за соответствующими им справочниками. При изменении информации данных полей происходит выборка данных из таблицы «Расписание» и заполнение полей, расположенных на форме рис. 6.
Рисунок 6 – Форма «Новое расписание»
Для формирования расписания занятий по четным и не четным неделям на определенную пару на форме была разработана особая структура полей рис.7.
Рисунок 7 – Структура полей для заполнения пары
Для заполнения расписания занятий по четным и нечетным неделям на каждую пару было отведено шесть полей: верхние поля отвечают за заполнение данных по четным неделям, нижние – по нечетным. Структура состоит из следующих полей: «Преподаватель», «Аудитория» и «Дисциплина».
При помощи запросов на выборку и программной реализации была разработана логика заполнения данной формы в соответствии с требованиями поставленной задачи. Семантическим значением данной формы является создание нового расписания. По этой причине на форме срабатывает ограничение: если на определенный период для указанной группы уже существует заполненное расписание, то это расписание отобразится на форме, причем редактировать данное расписание у пользователя не будет возможности. Пример блокировки редактирования полей показан на рис. 8.
Рисунок 8 – Блокировка редактирования полей для заполнения
Для полей «Преподаватель» и «Аудитория» был разработан механизм отбора информации: для выбора доступны только те ресурсы преподавательского состава и аудиторий, которые еще не использовались при формировании нового расписания на текущий день и выбранную пару.
Для сохранения сформированного расписания используется кнопка «Записать». При использовании данной кнопки в работу включается механизм заполнения данных, описанный на языке VBA (Приложение Б). Для каждой пары осуществляется проверка на наличие данных, если данные есть, то в таблице «Расписание» создается новая запись с соответствующими параметрами отбора, указанными на форме.
4.4 Форма для редактирования расписания
Для удобства просмотра и корректировки созданного расписания была реализована форма «Редактирование» рис.9.
Заполнение данной формы происходит автоматически после указания необходимых критериев для отбора данных, расположенных в шапке формы.
Рисунок 9 – Форма «Редактирование»
Структура полей отдельно взятой пары, соответствует структуре описанной в форме «Новое расписание». Для удобства заполнения пары, которая является идентичной для четной и нечетной недель, средствами языка VBA была разработана кнопка «О». Функционал данной кнопки позволяет синхронизировать информацию числителя и знаменателя отдельно выбранной пары, при условии, что один из элементов будет являться пустым.
Информация на форме соответствует недельному расписанию выбранной группы на определенный учебный год и семестр обучения. Расписание занятий отображается вертикально в соответствии с указанным учебным днем.
Логика отбора данных для выбора полей «Преподаватель» и «Аудитория» соответствует логике формы «Новое расписание». Основным различием данных форм является тот факт, что в форме «Редактирование» открывается возможность для редактирования информации, находящейся в таблице «Расписание».
Для редактирования и заполнения таблицы «Расписание» используется определенный алгоритм проверки данных, описанный на языке VBA (Приложение В). Для информации находящейся в ячейках отдельно взятой пары, организовывается проверка на соответствие данным в таблице «Расписание». Если соответствие было найдено, то происходит обновление данных в таблице, если соответствие не найдено, то происходит создание новой записи в таблице «Расписание».
4.5 Форма управления отчетами
Для удобства формирования расписания занятий было разработано два отчета: «Свободные аудитории» и «Расписание по преподавателю». Вызывать данные отчеты можно руководствуясь формой «Отчеты» рис. 10.
Рисунок 10 – Форма «Отчеты»
4.6 Инструмент вывода расписания на печать
Для организации вывода расписания на печать средствами языка программирования MS Access был написан макрос, импортирующий информацию из таблиц БД «Расписание» в книгу Excel.
Для импортирования информации из базы данных необходимо указать путь к файлу базы данных рис. 11.
Рисунок 11 – Приложение пользователя
5 Руководство пользователя
СОДЕРЖАНИЕ
| 5.1 Главная форма…………….……………………………………………….. | |
| 5.2 Форма «Справочники»……………………………………………………. | |
| 5.3 Форма «Новое расписание».……………………………………………… | |
| 5.4 Форма «Редактирование»….……………………………………………… | |
| 5.5 Отчеты……………………………………………………………………... | |
| 5.6 Обслуживание Базы данных……………………………………………... | |
| 5.6.1 Сжатие базы данных………………………………………………….. | |
| 5.6.2 Архивация……………………………………………………………... | |
| 5.7 Печать……………………………………………………………………… |
5.1 Главная форма
Данное руководство рассчитано на пользователей, имеющих опыт работы в MS Windows.
Чтобы приступить к работе с базой данных, необходимо открыть файл «Расписание». Для удобства работы пользователя была создана кнопочная форма, которая открывается при открытии базы Рис. 5.1
Рисунок 5.1 – Главная форма
В форме «Главная форма» расположены кнопки, с помощью которых пользователь может управлять ходом процесса работы с базой данных.
Для создания нового расписания – кнопка «Создание». Расписание создается для выбранной группы на указанный день.
Для редактирования уже имеющегося расписания необходимо нажать кнопку «Редактирование». Расписание будет представлено на всю неделю для указанной группы на указанный в отборах учебный год и семестр обучения.
Для заполнения и редактирования справочников – кнопка «Справочники». В справ