ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь «Об утверждении Инструкции о порядке ведения первичного учета использования вод»
СОГЛАСОВАНО Министр жилищно- коммунального хозяйства Республики Беларусь Подпись В.М.Белохвостов 21.09.2008 | СОГЛАСОВАНО Первый заместитель Председателя Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь Подпись В.В.Назаренко 21.09.2008 |
СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Брестского областного исполнительного комитета Подпись М.И.Юхимук 20.09.2008 | СОГЛАСОВАНО Председатель Витебского областного исполнительного комитета Подпись В.П.Андрейченко 27.09.2008 |
СОГЛАСОВАНО Председатель Гомельского областного исполнительного комитета Подпись А.С.Якобсон 22.09.2008 | СОГЛАСОВАНО Председатель Гродненского областного исполнительного комитета Подпись В.Е.Савченко 22.09.2008 |
СОГЛАСОВАНО Первый заместитель председателя Минского городского исполнительного комитета Подпись А.Я.Кунцевич 22.09.2008 | СОГЛАСОВАНО Председатель Минского областного исполнительного комитета Подпись Л.Ф.Крупец 24.09.2008 |
СОГЛАСОВАНО Первый заместитель председателя Могилевского областного исполнительного комитета Подпись В.В.Кравцов 22.09.2008 |
Приложение 5 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации
1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.
2. Заявки, наряды, разнарядки.
3. Поздравительные письма и телеграммы.
4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.
5. Пригласительные билеты.
6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).
7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.
9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).
10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.
Приложение 6 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Примерная форма регистрационно-контрольной карточки
Лицевая сторона
Срок исполнения | Название вида документа | Автор (корреспондент) | ||||||||||||||||||||||||||||
Дата и индекс поступления | Дата и индекс документа | |||||||||||||||||||||||||||||
Заголовок (краткое содержание) | ||||||||||||||||||||||||||||||
Резолюция или кому направлен документ | ||||||||||||||||||||||||||||||
Отметка об исполнении документа |
Оборотная сторона
Контрольные отметки | ||
Фонд № | Опись № | Дело № |
Приложение 7 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки
Реквизиты | Пояснения к заполнению |
Название вида документа | Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется |
Автор (корреспондент) | При регистрации поступившего документа записывается наименование организации - автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации |
Дата и индекс поступления | Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов |
Дата и индекс документа | Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа |
Заголовок (краткое содержание) | Переносится заголовок, сформулированный на документе |
Резолюция или кому направлен документ | Переносится текст резолюции руководителя |
Срок исполнения | Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа |
Отметка об исполнении документа | Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа |
Дело № | Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел |
Приложение 8 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Примерная форма журнала регистрации входящих документов
Дата поступления и индекс документа | Корреспондент, дата и индекс поступившего документа | Краткое содержание | Резолюция или кому направлен документ | Расписка в получении | Отметка об исполнении |
Приложение 9 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание документа | Отметка об исполнении документа |
Приложение 10 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Форма номенклатуры дел организации
Наименование вышестоящей организации Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № ______________ ____________________________ (место составления) на _____________ год | УТВЕРЖДАЮ _______________________________ (наименование должности _______________________________ руководителя организации) |
Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
Индекс дела | Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню | Примечание |
Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________
(названия и выходные данные
___________________________________________________________________________
нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)
Наименование должности руководителя службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ) | Подпись | Расшифровка подписи |
Заведующий архивом (наименование должности лица, ответственного за архив) | |||
Подпись | Расшифровка подписи | ||
Дата |
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) _________________________________________ (наименование организации) ____________ № ____________ | СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _____________________________________________ (наименование _____________________________________________ государственного архива или _____________________________________________ структурного подразделения по архивам и _____________________________________________ делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, _____________________________________________ вышестоящей организации) _________________ № _________________________ |
______________________________
*В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не оформляется.
Приложение 11 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации
Наименование организации Наименование структурного подразделения (общественной организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № ______________ ____________________________ (место составления) на _____________ год |
Индекс дела | Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню | Примечание |
Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________
(названия и выходные данные
___________________________________________________________________________
нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)
Наименование должности руководителя структурного подразделения (общественной организации) | Подпись | Расшифровка подписи |
Заведующий архивом (наименование должности лица, ответственного за архив) | |||
Подпись | Расшифровка подписи | ||
Дата |
СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭК _____________________________________ (наименование структурного подразделения) ____________ № _______________________ |
______________________________
*Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение 12 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ____ году в _________________________________
(наименование организации)
По срокам хранения | Всего | В том числе | |
переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
Постоянного | |||
Временного (свыше 10 лет) | |||
Временного (до 10 лет включительно) | |||
ИТОГО |
Наименование должности руководителя службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ) | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
Итоговые сведения переданы в архив организации
Наименование должности лица, передавшего сведения | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
Приложение 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Форма внутренней описи документов дела
Внутренняя опись
документов дела № ____
№ п/п | Дата документа | Индекс документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
Итого _____________________________________________________ листов документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
Приложение 14 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Форма листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________________
(цифрами и прописью)
лист(ов), в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
+ листов внутренней описи:
Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
Наименование должности лица, составившего заверительную надпись | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
Приложение 15 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Форма обложки дела
Ф. № _____________________ Оп. № ____________________ Д. № _____________________ | ||||
________________________________________________________________________ (наименование государственного архива)* ________________________________________________________________________ (наименование вышестоящей организации) ________________________________________________________________________ (наименование организации) ________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения (общественной организации), ________________________________________________________________________ функции или направления деятельности) Дело № ________________ Том № ___________ _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ (заголовок дела) _______________________ дата (крайние даты) На ______________ листах Хранить _______________ | ||||
Ф. № _______________ Оп. № ______________ Д. № ________________ | ||||
______________________________
*Оформляется в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, при передаче дела (тома, части) в государственный архив.
Приложение 16 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации
Наименование организации Наименование структурного подразделения (общественной организации) Опись № __________________________ дел _______________________________ (наименование категории дел) за _____________ год | УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности ____________________________________ руководителя структурного ____________________________________ подразделения (общественной ____________________________________ организации) |
Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
№ п/п | Индекс дела (тома, части) | Название раздела, заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части)* | Примечание |
В данную опись внесено ______________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с № ________________________ по № ___________________________ в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
Наименование должности руководителя службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ) | |||
Подпись | Расшифровка подписи | ||
Дата |
СОГЛАСОВАНО** Протокол заседания ЭК _________________________________________ (наименование структурного подразделения) _________________________ № ______________ |
Передал _____________________________ дел и _________________________________
(цифрами и прописью) | (цифрами и прописью) |
регистрационно-контрольных карточек к документам.
Наименование должности работника, передавшего дела | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
Принял _________________________________ дел и _______________________________
(цифрами и прописью) | (цифрами и прописью) |
регистрационно-контрольных карточек к документам.
Наименование должности работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела | Подпись | Расшифровка подписи | |
Дата | |||
______________________________
*Графа 6 не оформляется в описях дел постоянного хранения.
**Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение 17 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
Наименование вышестоящей организации Наименование организации АКТ _________ № ____________ ________________________ (место составления) | УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности ____________________________________ руководителя организации) |
Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
О выделении к уничтожению
документов и дел, не подлежащих
хранению
На основании _______________________________________________________________
(названия и выходные данные нормативных правовых актов,
___________________________________________________________________________
использованных при проведении экспертизы ценности)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда №* ______________________
(название фонда)
№ п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера номенклатур (описей) за год(ы) | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню | Примечание |
Итого __________________________________________ дел за ________________ год(ы).
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________________________ год(ы) утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _____________________________
___________________________________________________________________________
(наименование государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству
___________________________________________________________________________
областных (Минского городского) исполнительных комитетов или вышестоящей организации)
(протокол ___________ № _________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов | Подпись | Расшифровка подписи |
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) __________________________________ (наименование организации) ____________ № ___________________ | СОГЛАСОВАНО** Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _____________________________________ (наименование _____________________________________ государственного архива или _____________________________________ структурного подразделения по архивам и _____________________________________ делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, _____________________________________ вышестоящей организации) _________________ № __________________ |
Документы в количестве ___________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _____________ кг сданы в _______________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________ № ____________
Наименование должности работника организации, сдавшего документы | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника архива (лица, ответственного за архив), внесшего изменения в учетные документы | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
______________________________
*Номер фонда указывается в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов.
**Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Приложение 18 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях |
Форма листка-заместителя документа