Введение.
Документооборот - движение документов в организации с моментаихполучения или создания до завершения исполнения или отправки.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения, так как движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители учреждения и структурных подразделений, специалисты) и пунктами технической обработки документов (экспедиция, служба размножения и др.).
При проектировании рациональных документопотоков в учреждении составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить их на этой основе целесообразный порядок работы с документами в учреждении.
Специальный раздел ГСДОУ «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построение информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче на хранение.
В документационном обеспечении учреждения (предприятия) можно выделить три документопотока:
ü - входящие (поступающие) документы;
ü - исходящие (отправляемые) документы;
ü - внутренние документы.
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6.30-97) (смотри приложение 1), и правила работы с ними.
Положения и принципы документооборота.
При организации документооборота руководствуются положениями и принципами:
1. Движение потоков должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные и другие маршруты.
2. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки.
3. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. (Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько человек, и одновременная передача копий всем исполнителям, использование в возможных случаях учётных данных о документе вместо самого документа, размножение проекта документа для одновременного согласования его с несколькими учреждениями).
4. Копии с документа снимают после его рассмотрения руководством и написания резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передаётся ответственному исполнителю, которому в установленные сроки передаются и исполненные копии.
5. Учётно-информационные данные о ходе движения и исполнения документа, результатах контроля могут передаваться по телефону, с помощью регистрационных карточек или ПК и другими методами, исключающими возвратное движение документов.
Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия.
Наиболее эффективными современными методами совершенствования потоков документов в настоящее время являются: создание унифицированных систем документов; унификация текстов документов; построение информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютерных технологий обработки информации.
Схемы документооборота.
Схемы документооборота разрабатываются руководством делопроизводственной службы и согласовываются с руководителями заинтересованных структурных подразделений. Утверждает схемы прохождения документов руководитель делопроизводственной службы или учреждения (смотри схему 1).
Схема 1.
Схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу и др.) (смотри приложения 2,3,4,5,6).
Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).
Для каждой группы документов создаётся отдельная схема обращения. Одобренные схемы документооборота включаются в инструкцию по делопроизводству или прилагаются к ней.
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. В этой технологической цепочке выделяют следующие основные этапы:
Ø - прием и первичная обработка документов;
Ø - предварительное рассмотрение и распределение документов;
Ø - регистрация;
Ø - рациональное движение документов внутри организации;
Ø - исполнение документов (составление);
Ø - контроль за исполнение;
Ø - обработка исполненных и отправляемых документов.
Входящие документы.
Обработка входящих документов.
К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан(например: законы, указы, постановления, указания, инструкции, распоряжения, приказы, договоры, письма и т.д).
Закон - это нормативный акт высшего органа государственной власти, принятый в установленном порядке и обладающий высшей юридической силой.
Указ – это вид и название нормативного или индивидуального акта, обычно издаваемого главой государства (смотри приложение 7).
Постановление – это один из видов подзаконных нормативно-правовых актов, принимаемых органом исполнительной власти (смотри приложение 8).
Указание – этоправовой акт, издаваемый органом государственного управления, по вопросам информационно-методического характера и по вопросам,связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления (смотри приложение 9).
Инструкция – это свод указаний, правил, устанавливающих порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо (смотри приложение 10).
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично (смотри приложение 11).
Письмо – это служебное послание в виде официального документа (смотри приложение 12).
Обработка входящих документов включает:
1) прием и первичную обработку документов;
2) предварительное рассмотрение и распределение документов;
3) регистрацию;
4) рассмотрение документов руководством;
5) передачу на исполнение.