ПРОЕКТО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КАЧЕСТВА
Взаимосвязь систем организационно – распорядительной, информационно-справочной документации делопроизводства и документации СМК.
Организационно - распорядительная документация (ОРД) — комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.
К информационно-справочным документам можно отнести следующие:
- Письмо
- Гарантийное письмо
- Информационное письмо
- Письмо иностранному партнеру
- Факс
- Докладная записка
- Справка с места работы
- Протокол
- Акт сдачи-приемки выполненных работ
- Акт обследования и др.
Документация СМК – это документы, которые определяют построение, функционирование и улучшение системы. Различают: — предписывающие документы, которые описывают план и порядок выполнения деятельности или процесса, либо содержат требования к продукции или технологии ее изготовления, испытания, контроля; — подтверждающие документы, показывающие степень выполнения установленных требований.
Эффективно работающая СМК содержит несколько уровней документации. Процедура управления документацией в системе менеджмента качества распространяется на: — основные внутренние документы: политика в области качества и цели в области качества, руководство по качеству, планы качества, документированные процедуры, записи по качеству, организационно-распорядительная документация; — вспомогательные внутренние документы: рабочие инструкции, технологические и нормативные документы; — документы внешнего происхождения: государственные и отраслевые стандарты, руководящие документы, нормативная и технологическая документация внешнего происхождения.
Связь такая: Стандарты организации и другие документы смк вводятся приказами по организации, какие-то действия, предусмотренные стандартами организации, даже могут утверждаться. Вся документация смк, как и любая другая, должна управляться.
· В стандартах по управлению документацией прописывается для каждого типа документации свой порядок управления. Некоторые требования по управлению документацией закреплены законодательно, например это документы кадрового делопроизводства или бухгалтерского учета. Или для военной продукции.
Основные этапы внедрения СМК на основе стандартов серии исо 9001
Внедрение системы качества представляет собой комплекс работ, который затрагивает различные аспекты деятельности организации и ее подсистемы - подсистему стратегического управления, производственную подсистему, подсистему логистики, управление персоналом, внутренние коммуникации, документооборот и др. В связи с этим, внедрение системы качества является достаточно трудной, длительной и трудоемкой задачей. Решение этой задачи, как правило, происходит в несколько этапов.
Основные этапы внедрения СМК следующие:
Первый этап - анализ существующей ситуации в организации и обучение персонала (Шаг 1. Издается приказ по предприятию о начале работ по системе качества.
В приказе указываются:
цель начала работ;
ответственный за систему качества от руководства организации (лицо рангом не ниже зам. ген. директора);
состав рабочей группы по внедрению системы качества)
(Так как анализ существующей ситуации в организации выполняется на предмет построения системы качества, то следующим шагом будет обучение участников рабочей группы менеджменту качества и требованиям стандартов ИСО. Руководитель рабочей группы и ее участники должны быть обучены обязательно, т.к. анализ существующего положения дел и разработка системы качества будет являться их основной задачей), (Для того, чтобы понять на сколько сильно существующая деятельность в организации отличается от требований стандарта ИСО 9001:2008 необходимо провести анализ текущей ситуации. Сбор исходных данных проводится, в основном, двумя методами - анкетированием и проведением интервью. Наиболее эффективно использовать оба метода, сначала провести анкетирование, а после этого уточнить необходимую информацию в ходе бесед с сотрудниками. Ответственными за анкетирование и проведение интервью являются участники рабочей группы);
Второй этап - разработка документации и изменение работы сотрудников (На данном шаге необходимо спланировать, как будет строиться система качества, какова будет область ее применения, какие процессы войдут в систему качества, как она будет расширяться. Например, организация предоставляет своим потребителям несколько видов различных услуг. Эти услуги предоставляются различными отделами. Тогда на данном этапе может быть принято решение первоначально включить в область действия системы качества все процессы и подразделения, задействованные в предоставлении какой-то одной услуги, а процессы и подразделения, задействованные в предоставлении других услуг, могут быть задействованы позднее, после того как система качества полностью заработает при управлении качеством первой услуги. В данном случае построение системы качества будет происходить по принципу наращивания сферы ее распространения), (Основным принципом стандарта ИСО 9001 является процессный подход. Для того чтобы можно было реализовать процессный подход, стандарт требует определить и документировать процессы организации. Чтобы выполнить это требование рабочая группа должна сначала формализовать процессы, которые были включены в область действия системы качества в том виде, как они есть, а затем внести в эти процессы изменения в соответствии с требованиями, которые указаны в стандарт (Документирование и внедрение процедур системы менеджмента качества. Должны быть разработаны 6 обязательных процедур и руководство по качеству, а также документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими (карты процессов, регламенты, инструкции). Третий этап - проведение внутреннего аудита системы качества (Для проведения внутреннего аудита системы качества его необходимо подготовить и спланировать. Проведение аудитных бесед. В ходе аудитных бесед аудиторы проверяют сотрудников организации на предмет их работы в соответствии с картами процессов и процедурами системы качества. Аудит проводится по программе аудита. Если в ходе аудита обнаруживаются несоответствия, то аудиторы должны оформлять протоколы регистрации несоответствий, в которых указываются выявленные несоответствия. Подготовка отчета об аудите и плана корректирующих действий).
Каждый из этих этапов состоит из определенного, достаточно большого набора работ. Наиболее сложным и трудоемким этапом является второй этап работ, а вот наиболее критическим для всего проекта внедрения СМК является первый. Рассмотрим, что нужно сделать, чтобы разработать и внедрить систему качества.