Организация делопроизводства в учреждениях, задачи ДОУ.
Службой документационного обеспечения управления называется структурное подразделение, на которое возлагается делопроизводственные операции (регистрация, контроль пополнения, хранение, справочная работа по документам и др.
Основными задачами службы ДОУ являются:
• организация и ведение делопроизводства;
• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования;
• сокращение количества форм документов и числа документ
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по рациональному ведению делопроизводства.
Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:
управление делами; управление делопроизводства; канцелярия; отдел ДОУ; секретариат; дирекция; инспекция при руководителе.
Преимущества создания единой службы ДОУ.
• проведение единой политики в работе с документами и рационализации делопроизводства;
• создание нормативно-методического обеспечения делопроизводства и контроль за его внедрением;
• обучение персонала предприятия.
Положение о службе ДОУ определяет ее структуру, функциональные задачи, обязанности и права ее сотрудников.
Нормативно-методические основы делопроизводства. Инструкции по делопроизводству.
Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства — со вокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
• правила оформления документов;
• правила работы с документами;
• обеспечение сохранности документов;
• порядок передачи документов на архивное хранение;
работу службы делопроизводства |
• работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
• юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
Законы РФ: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" — содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" — устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;
Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 "О государственной тайне"
Гражданский кодекс РФ — содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;
Трудовой кодекс РФ — содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;
Уголовный кодекс РФ — устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле
в Российской Федерации "— регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от их форм собственности.
Государственные стандарты: •
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
Основными целями ГСДОУ являются:
упорядочение документооборота; сокращение количества документов; повышение качества документов; совершенствование работы аппарата управления.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт ввел новые реквизиты; изменения в расположении реквизитов на поле документа.
Общероссийские классификаторы:
•Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
3. На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы: общие положения; порядок составления, оформления и согласования служебных документов; порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов; контроль исполнения документов; порядок работы с исходящими документами; порядок работы с внутренними документами; составление номенклатуры дел; правила формирования дел; порядок обеспечения сохранности документов.