ПРОГРАММА
(для курсов «Секретарь-помощник руководителя»,
«Специалист по кадрам»)
г. Архангельск
2012 г.
Программа учебной дисциплины «Делопроизводство»
Программа учебной дисциплины «Делопроизводства» является частью цикла профессиональных дисциплин, основной в курсе «Секретарь с основами кадровой работы». Изучается после прослушивания дисциплин «Этика и психология делового общения» и «Пользователь ПК»
Цель - обучить слушателей правилам составления и ведения делопроизводства в организации в соответствии с требованиями действующего законодательства и нормативных актов.
В результате освоения дисциплины обучающийся должен уметь:
- составлять служебные документы, в т. ч. письма, проекты приказов и распоряжений;
- заполнять первичные учетные документы по профилю профессиональной деятельности;
- пользоваться средствами копирования и тиражирования;
- пользоваться различными средствами связи, в том числе факсимильной и электронной.
Слушатели должны знать:
- основные заканодательные и нормативные акты, регулирующие вопросы делопроизаводства;
- принципы организации работы с документами;
- правила составления и оформления документов;
- унифицированные формы первичных учетных документов по профилю профессиональной деятельности;
- правила текущего хранения документов;
- подготовку документации для длительного хранения;
- средства копирования и оперативного размножения документов;
- средства тиражирования документов;
- средства связи.
Занятия проходят в виде лекций, семинаров, тренингов, а также включают самостоятельную подготовку учащихся. Используются нормативно-методические материалы (ГОСТы, пособия, образцы документов).
Отдельным блоком в курс делопроизводства включается деловое письмо в связи с многообразием видов писем и сложностью составления текста. Занятия проходят в виде семинара с обсуждением текстов писем, стандартных фраз и поиском оптимального стиля, тона письма.
Качество усвоения материала и отработка практических навыков проверяется во время практических работ, проверки самостоятельной работы и тестирования. Курс завершается отдельным блоком «Делопроизводство на ПК», где отрабатываются практические навыки по составлению и оформлению документов, после чего слушатели сдают экзамен.
Тематический план
| Наименование разделов и дисциплин | Всего часов | В том числе | Форма контроля | |||
| лекции (ауд.) | семинары, практич. | сам. раб. | ||||
| 1. | Делопроизводство как отрасль деятельности. Основные термины и понятия. Классификация документов. | |||||
| 2. | Правила документирования в соответствии с НМБ. Состав реквизитов документов. | |||||
| 3. | Бланки документов и требования к их оформлению | |||||
| 4. | Системы документации и требования к оформлению и содержанию документов. | Тест | ||||
| 5. | Деловое письмо | |||||
| 6. | Организация документооборота | |||||
| 7. | Номенклатура дел | |||||
| 8. | Формирование дел и архивное хранение документов | |||||
| Всего часов | Экзамен |
Тема 1
Делопроизводство как отрасль деятельности. Службы делопроизводства в организации. Основные понятия: документ, документирование, реквизит, НМБ, УСД, формуляр документа, формуляр-образец. Классификация документов по способу документирования, срокам хранения, месту издания, юридической значимости и т.д.
Тема 2
Нормативно-методическая база делопроизводства. Законы, стандарты, классификаторы, правила и инструкции. Состав реквизитов документа. Требования к оформлению реквизитов документов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. Реквизиты заголовочной, содержательной и оформляющей части. Общие требования к оформлению документов (угловое и продольное расположение реквизитов, поля, шрифт, плотность бумаги и т.д.).
Самостоятельная работа: Изучение ГОСТов Р 6.30.2003, Р 51141-98, Р ИСО 15489-1-2007
Тема 3
Бланки документов. Виды бланков: общий, конкретного вида документа, бланк письма. Требования к оформлению.
Практическая работа: 3.1. В предложенных образцах бланков определить вид бланка, найти ошибки в оформлении реквизитов и нарушение к общим требованиям оформления.
3.2. Составить общий бланк организации и бланк письма.
Тема 4
Системы документации.
4.1.Система организационно-правовой документации. Определение, назначение и состав организационно-правовой документации (устав организации, ПВТР, положения, штатное расписание, должностные инструкции). Требования к оформлению текста организационных документов. Типовые и примерные формы.
Практическая работа: анализ текста устава организации и должностной инструкции.
Самостоятельная работа: на основе типовой инструкции составить должностную инструкцию секретаря-референта.
4.2. Система распорядительной документации. Ее назначение и состав (указ, приказ, распоряжение, постановление, решение). Нормативный характер распорядительных документов. Основания для издания распорядительных документов, формуляр документа и структура текста.
Практическая работа: оформление приказа, выписки из приказа.
4.3. Система справочно-информационной документации. Назначение и состав справочно-информационной документации (протокол, акт, докладная записка, предложение, служебная записка, объяснительная записка, телеграмма, телефонограмма). Формуляры и структура текста всех видов ИС документов.
Практическая работа: тестирование по правилам оформления реквизитов и требованиям к оформлению формуляров документов и структуре текста, анализ предложенного документа (вид, ошибки оформлении реквизитов и структуре текста).
Тема 5
Деловое письмо. Определение. Классификация писем по функциональному признаку, по адресату, по сложности. Стандартные и нестандартные письма. Общие требования к тексту писем. Композиция письма, этикет, оформление. Виды писем (сопроводительное письмо, письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-сообщение, информационное письмо, письмо-приглашение и т. д.). Использование клише в стандартных ситуациях. Занятия проходят в виде семинара с использованием методического пособия по деловому письму и обсуждением представленных образцов писем.
Самостоятельная работа: составить письма на заданную тему (письмо-приглашение, коммерческий запрос, объявление коллективному адресату).
Тема 6
Понятие «документооборот». Виды технологий делопроизводства. Понятие и принципы организации документооборота. Особенности обработки входящих документов, исходящих, внутренних. Виды и формы регистрации. Регистрационные журналы, РКК, компьютерная регистрация.
Самостоятельная работа: зарегистрировать письмо в журнале регистрации и на РКК.
Тема 7
Номенклатура дел. Понятие. Типовые, примерные и индивидуальные НД. Правила оформления и заполнения граф таблицы НД. Порядок, сроки оформления и утверждения. Согласование НД. Оценка значимости и сроков хранения документов.
Практическая работа: формулирование заголовков дел, определение сроков хранения по «Перечню типовых управленческих документов…»
Тема 8
Формирование дел и архивное хранение документов. Понятия «Дело», «Формирование дел», принципы формирования и оформления дел, обложка дела, внутренняя опись, лист-заверитель дела. Оперативное хранение дел и экспертиза ценности документов. Полное и частичное оформление дел. Оформление описей при передаче дел на архивное хранение, уничтожение документов. Форма акта об уничтожении документов. Законодательство об архивном фонде РФ.
Самостоятельная работа: найти ошибки в заголовках дел и сроках хранения документов, оформить обложку дела.
Вопросы к экзамену по делопроизводству
1. Делопроизводство (ДОУ), документооборот, документ, классификация документов.
2. Общие правила оформления документов, формуляр-образец документа.
3. Понятие и состав реквизитов ОРД, примеры правильного оформления нескольких реквизитов.
4. Реквизиты оформляющей части документа.
5. Реквизиты заголовочной части документа.
6. Реквизиты содержательной части документа.
7. Требования к бланкам документов.
8. Организационные документы.
9. Распорядительные документы. Приказы по основной деятельности, пример оформления.
10. Информационно-справочные документы. Справки, пример оформления.
11. ИСД. Протоколы, пример оформления.
12. ИСД. Акты, оформление.
13. ИСД. Докладные записки, оформление.
14. ИСД. Объяснительная записка, оформление.
15. Регистрация документов.
16. Номенклатура дел.
17. Формирование дел и оперативное хранение.
18. Подготовка дел к архивному хранению.
19. Контроль исполнения документов.
20. Документооборот. Работа с входящими документами, работа с исходящими документами.
21. Документооборот. Работа с внутренними документами.
22. Документооборот. Работа с исходящими документами.
Нормативно-методическая база
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями на 01 июля 2011 г.)
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.)
Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.)
Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (с изменениями на 11 июля 2011 г.)
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (с изменениями на 8 ноября 2007 г.) (утрачивает силу с 01 июля 2012 г.)
Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" (с изменениями на 18 июля 2011 г.)
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изменениями на 06 апреля 2011 г.)
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи
Литература
Андреева В.И. Делопроизводство: Организация и ведение. Практическое пособие.- М.: КНОРУС, 2006
Басаков М.И. Делопроизводство. Конспект лекций. – Ростов н/Д: Феникс, 2004
Методическое пособие по делопроизводству, - АНО «Учебный центр ИНФО»2010
Нормативно-методическая база делопроизводства. Сборник документов.
Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД:– М. 2003
Широкова Л.В. Документирование управленческой деятельности. – М.: МИИР, 2005
Кирсанова М.В. Деловая переписка.- М.:ИНФРА-М, 2003
Ширли Тейлор. Деловая переписка и образцы документа. – М., 2005
Методические материалы по курсу «Деловое письмо», части 1, 2. – Архангельск, НОУ «ИНФО», 2004
Йен Линтон. 30 минут для подготовки делового письма.- М.: Изд-во «Лори», 2001
Деловое письмо. Методическое пособие. - АНО «Учебный центр ИНФО», 2010