Нормативно-методическая основа делопроизводства, ГСДОУ.

Организация делопроизводства в учреждениях, функции ДОУ.

ДОУ (документационное обеспечение управления) – создание, передача и переработка документированной информации необходимой для управления предприятием.

Одним из основных элементов ДОУ является документирование. Запись осуществляется по ГОСТу, устанавливается нормативными актами и имеет юридическую силу (свойство документа предоставляемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления). В результате документирования деятельности предприятия создается документ. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Все документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции:

1. информационная – для сохранения информации.

2. социальная – документ выступает как социально значимый объект.

3. коммуникативная – документ как средство связи между организациями.

4. культурная – документ закрепляет и передает культурные традиции, общий уровень развития общества.

Специальные функции:

1. Управленческая – документ как инструмент управления.

2. Правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.

3. Историческая – документ как источник исторических сведений о развитии общества.

В нормативных документах закрепляется организационная форма ведения ДОУ: смешанная, централизованная и децентрализованная. Она закрепляет должностной состав службы, форму построения ДОУ. Централизованная форма используется на небольших предприятиях до 10.000 оборотов документов в год; децентрализованная – каждое структурное подразделение имеет свою службу ведения ДОУ и самостоятельно ведет работу с документами; смешенная – крупные учреждения, в которых часть документов ведется централизованно, а часть – децентрализовано.

ОРД:

1. организационные (уставы, положения, должностные инструкции, штатные расписания)

2. распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения)

3. информационно-справочные (более 100 видов)

4. документация по личному составу

Классификация документов, цель классификации.

Все формы управленческой деятельности отражены в документах. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Существует очень большое количество видов документов, поэтому в делопроизводстве существует их классификация (деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия), целью которой является повышение эффективности работы аппарата управления и ответственности работников. Документы принято классифицировать по:

ü видам: орган-ые, распоряд-е, инф.-справ.-е, по личному составу

ü форме: индивид-е, типовые, унифиц-е

ü содержанию: простые и сложные

ü происхождению: служебные и личные

ü месту создания: внешние и исходящие (внутренние)

ü срокам хранения: постоянного хранения, долговременные (от 10 до 50 лет), временные (от 1 до 10)

ü гласности: секретные, ДСП (для служебного пользования), личные

ü средствам фиксации: рукописные, машинограммы, фото/видео/аудио

ü стадиям создания: подлинники, черновики, копии, выписки, дубликаты

Нормативно-методическая основа делопроизводства, ГСДОУ.

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства - со­вокупность требований, норм, правил и рекомендаций по состав­лению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

• правила оформления документов;

• правила работы с документами;

• обеспечение сохранности документов;

• порядок передачи документов на архивное хранение;

• работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

• внедрение новых информационных технологий в работе с до­кументами;

• работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

• юридические аспекты, связанные с документами, и другие во­просы.

Вопросы документационного обеспечения управления регули­руются:

• законами РФ;

• государственными и отраслевыми стандартами;

• общероссийскими классификаторами;

• государственными и отраслевыми инструкциями по делопро­изводству;

• инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

К основным органам власти, отвечающим за организацию ДОУ на территории РФ, относится:

1. государственная архивная служба;

2. федеральное агентство по труду;

3. Министерство юстиции;

4. государственный стандарт (комитеты стандартизации);

5. пенсионный фонд;

6. руководители предприятий и служба ДОУ на предприятии.