Общие положения
1.1 Настоящая Инструкция устанавливает единую систему в Управление образования (в дальнейшем Управление) подго-товки и качественного оформления д-тов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хране-ния.
1.2 Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Управления.
1.3 Инструкция ориентирована на использование во всех структурных подразделениях автоматизированной системы, пред-назначенной для составления д-тов, их регистрации, учета и контроля исполнения с помощью персональных компью-теров.
1.4 Методическое руководство постановкой делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется специалистом 1 категории, курирующим этот вопрос (в дальнейшем – специалист 1 категории).
1.5 Обеспечение Управления оборудованием и средствами, необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принад-лежностями осуществляет специалист 1 категории и централизованная бухгалтерия.
1.6 Обеспечение компьютерного обслуживания делопроизводственных операций осуществляет бухгалтер – программист централизованной бухгалтерии.
1.7 Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных Инструкцией правил в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений. Руководители обязаны:
· Рассматривать все д-ты в день их получения;
· Требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения д-тов и поручений;
· Своевременно докладывать начальнику Управления о необходимости изменения ранее предусмотренного срока исполнения д-тов и поручений;
· Принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней, не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения по телефону;
· Знакомить вновь принятых работников с порядком работы с д-тами, установленным настоящей Инструкцией.
Прием, регистрация и рассмотрение входящих д-тов
2.1 Прием входящей корреспонденции осуществляется специалистом 2 категории Управления, при этом проверяется правильность ее доставки и наличие приложений.
Вся корреспонденция вскрывается кроме корреспонденции с пометкой «лично», которая вручается адресату.
2.2 Принятая корреспонденция передается начальнику Управления или лицу, исполняющего его обязанности.
2.3 Регистрация д-тов осуществляется централизовано путем занесения в журнал входящей д-тации и компьютер (в журнал регистрации полученных д-тов)
2.4 На полученных д-тах в правом нижнем углу лицевой стороны д-та проставляется штамп с указанием даты поступления д-та и его порядкового входящего номера (с начала календарного года).
2.5 Если к поступившему д-ту имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка: «+ приложение на 2 листах»
2.6 Регистрация д-та производится однократно специалистом 2 категории.
2.7 После регистрации входящие д-ты передаются на рассмотрение начальнику Управления. При необходимости детального рассмотрения вопроса специалист 2 категории проводит подготовку дополнительных справочных материалов. Если получено письмо – ответ, находится инициативное письмо и прикрепляется к нему.
2.8 В результате рассмотрения д-та начальником Управления на нем проставляется резолюция, содержание которой (исполнитель, срок исполнения) заносится в «Журнал регистрации входящих д-тов».
2.9 Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить специалисту 1 категории, курирующего этот вопрос, информацию об исполнении д-та с указанием даты исполнения и номера дела, где он хранится. В случае составления ответного д-та сообщается дата, номер д-та и номер дела, в которое он подшит.
2.10 На первом листе исполненного д-та в левом нижнем углу исполнитель делает отметку «в дело» и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.
2.11 Исполненные д-ты и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.
2.12 Д-ты, находящиеся на исполнении, хранятся у исполнителей в порядке, исключающим их утрату. В случае потери д-та исполнитель немедленно извещает об этом специалиста 1 и 2 категории.
Контроль исполнения д-тов.
3.1 В Управлении устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки д-тов и поручений вышестоящих организаций, руководителя.
3.2 Ставить д-ты на контроль имеет право начальник Управления.
3.3 Осуществление контроля за сроками исполнения возлагается на специалиста 1 категории.
3.4 На д-ты, взятые на контроль, в левом поле у заголовка ставится штамп или пишется «КОНТРОЛЬ». Вся информация о них заносится в «Журнал учета контроля и движения д-тов» специалистом 1 категории УО.
3.5 Задание снимается с контроля только с разрешения начальника Управления или исполняющего обязанности.
3.6 В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы, должны быть полностью решены.
Если на д-т требуется дать письменный ответ, то д-т считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление в процессе исполнения д-та дополнительных запросов не дает основания считать его исполненным.
3.7 Исполнитель обязан давать специалисту 1 категории Управления точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения д-тов.
3.8 Сведения об исполнении контрольного задания должны поступать специалисту 1 категории Управления не позднее дня исполнения для внесения информации в «Журнал учета контроля и движения д-тов» и снятия д-та с контроля.
3.9 Если д-т не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение д-та (поручения) несет исполнитель.
3.10 Об изменении срока исполнения д-та, согласованного с начальником Управления, необходимо сообщить специалисту 1 категории Управления, который вносит новый срок в «Журнал учета контроля и движения д-тов».
3.11 Для исполнения д-тов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки.
Индивидуальный срок может быть определен в тексте д-та или установлен начальником Управления. При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в д-те.
Если в д-те или резолюции руководства срок исполнения не указан, д-т должен быть исполнен в месячный срок.
Если в д-те или резолюции руководства стоит отметка «срочно», д-т должен быть исполнен в течение 3 дней.
Если в д-те или резолюции руководства стоит отметка «оперативно», д-т должен быть исполнен в течение 10 дней.
Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.
3.12 В тех случаях, когда подготовка д-та поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соискателей даются в течение двух рабочих дней после получения подготовленного проекта д-та от основного исполнителя.