КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Документы по личному составу.
Трудовой договор
Трудовой договор – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются предприятия (работодатель) и работник.
В соответствии со статьей 57 ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме.
При заключении трудового договора указываются следующие основные условия:
· место работы (с указанием структурного подразделения);
· конкретная работа с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием;
· дата начала работы;
· условия оплаты;
· обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
В трудовом договоре предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника обработать после обучения установленный договором срок, если обучение производилось за счет работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника.
Согласно ТК РФ (статья 58) трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), на время выполнения определенной работы.
При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:
· основание увольнения работника;
· дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;
· введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев,
Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В предусмотренных в статьей 243 ТК РФ.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии, второй – у работника.
Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилией работников. Трудовые контракты хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).
Примерная форма трудового договора приведена в приложении №1
Приказ по личному составу
Приказы по личному составу издаются по вопросам приема на работу, перемещения по службе, увольнения, предоставления отпусков, применения мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.д.
Эмблема организации
Наименование министерства или
ведомства
Наименование организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00 – л\с
Место издания
Заголовок (По личному составу)
Тексты приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия:
ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в
соответствии с требованиями ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового
приказа является указание распорядительного действия, фамилия и инициалы работника, должность, дата вступления в силу данного пункта приказа.
Наименование должности (видовое,
если печатается на бланке, полное,
если печатается на простом листе
бумаги) личная подпись И.О. Фамилия
Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу приведены в приложениях №2-4
Личные карточки
Основным документом по учету персонала является личная карточка формы Т-2, (Приложение №5)которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, представленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, о перемещениях работника указывают на основании записей в трудовой книжке.
Раздел 2 «Сведения о воинском учете»:данные берутся из военного билета работника.
Раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначениях, перемещениях и увольнении работника. В конце каждой записи этого раздела должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
Заполняются личные карточки ответственным за работу с персоналом фирмы или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений.
Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилией работников.
Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью компьютера.
Срок хранения личных карточек 75 лет – «В».
Трудовые книжки.
Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях, независимо от формы собственности.
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий непрерывный и специальный стаж работы (статья 66 ТК РФ).
При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.
На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора.
Все записи делаются в строгом соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ, например, «Уволен по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ», ставится подпись должностного лица и печать фирмы.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (статья 62 ТК РФ).
С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.
Личные дела
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще на руководителей и ведущих специалистов.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
· анкета или личный листок по учету кадров;
· автобиография;
· копии документов об образовании;
· трудовой договор;
· копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
· дополнение к личному листку по учету кадров;
· справки и др. документы, относящиеся к данному работнику;
· характеристики или рекомендательные письма.
Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника. Личные дела хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицом. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).
Правила внутреннего трудового распорядка
(Извлечения)
I Общие положения.
2. Правила внутреннего трудового распорядка имеют целью способствовать укреплению трудовой дисциплины, организации труда на научной основе, рациональному использованию рабочего времени, высокому качеству работ, повышению производительности труда и эффективности общественного производства.
3. На основе настоящих Типовых правил трудовые коллективы предприятий, учреждений и организаций утверждают по предоставлению администрации и профсоюзного комитета правила внутреннего трудового распорядка применительно к условиям работы данного предприятия, учреждения, организации.
4. Вопросы, связанные с применением правил внутреннего трудового распорядка, решаются администрацией предприятия, учреждения, организации в пределах предоставленных ей прав, а в случаях предусмотренных действующим законодательством правилами внутреннего трудового распорядка, - совместно или по согласованию с профсоюзным комитетом. Эти вопросы решаются также трудовым коллективом в соответствии с его полномочиями.
II Порядок приема и увольнения рабочих и служащих.
5. Рабочие и служащие реализуют право на труд путем заключения трудового договора о работе на предприятии, в учреждении, организации.
6. При приеме на работу администрация предприятия, учреждения, организации обязана потребовать от поступающего:
- предъявление трудовой книжки, оформленной в установленном порядке.
- предъявление паспорта в соответствии с законодательством о паспортах
Прием на работу без предъявления указанных документов не допускается.
При приеме на работу, требующую специальных знаний, администрация предприятия, учреждения, организации вправе потребовать от работника предоставление диплома или иного документа о полученном образовании или профессиональной подготовке.
Запрещается требовать от трудящихся при приеме на работу документов, предоставление которых не предусмотрено законодательством.
Прием на работу оформляется приказом(распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации, который объявляется работнику под расписку. В приказе (распоряжении) должно быть указанно наименование работы(должности) в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих или штатным расписанием и условия оплаты труда.
Фактическое допущение к работе соответствующим должностным лицом считается заключением трудового договора независимо от того, был ли прием на работу оформлен надлежащим образом.
7. При поступлении рабочего или служащего на работу или при переводе его в установленном порядке на другую работу администрация обязана:
a. ознакомить рабочего или служащего с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности;
b. ознакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором, действующим на данном предприятии, в учреждении, организации;
c. проинструктировать по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другим правилам по охране труда.
8. На всех рабочих и служащих, проработавших свыше 5 дней, ведутся трудовые книжки в порядке, установленном действующим законодательством.
Всем рабочим, а также тем служащим, труд которых оплачивается сдельно, администрация обязана выдавать по истечении пяти дней после приема на работу расчетные книжки либо выдавать при выплате заработной платы расчетные листки.
9. Прекращение трудового договора может иметь место только по основаниям, предусмотренным законодательством.
10. В день увольнения администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении и произвести с ним окончательный расчет. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Днем увольнения считается последний день работы.
III. Основные обязанности рабочих и служащих
11. Рабочие и служащие обязаны:
· работать честно и добросовестно, соблюдать дисциплину труда – основу порядка на производстве, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации, использовать все рабочее время для производительного труда, воздерживаться от действий, мешающим другим работникам выполнять их трудовые обязанности.
IV. Основные обязанности администрации
12. Администрация предприятия, учреждения, организации обязана:
· правильно организовать труд рабочих и служащих;
· неуклонно соблюдать законодательство о труде и правила охраны труда; улучшать условия труда;
· принимать необходимые меры по профилактике производственного травматизма, профессиональных и других заболеваний рабочих и служащих; в случаях, предусмотренных законодательством, своевременно предоставлять льготы и компенсации в связи с вредными условиями труда (сокращенный рабочий день, дополнительные отпуска, лечебно-профилактическое питание и др.)
V. Рабочее время и его использование
15. Администрация обязана организовать учет явки на работу и ухода с работы. Около места учета должны быть часы, правильно указывающие время.
Работника, появившегося на работе в нетрезвом состоянии, администрация не допускает к работе в данный рабочий день (смену).
16. На непрерывных работах запрещается оставлять работу до прихода сменяющего работника
В случае неявки сменяющего рабочий или служащий заявляет об этом старшему по работе, который обязан немедленно принять меры к замене сменщика другим работником.
18. Сверхурочные работы, как правило, не допускаются. Применение сверхурочных работ администрацией может производиться в исключительных случаях и в пределах, предусмотренных действующим законодательством, лишь с разрешения профсоюзного комитета предприятия, учреждения, организации.
VII. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины
24. Нарушение трудовой дисциплины, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей влечет за собой применение мер дисциплинарного или общественного взаимодействия, а также применения иных мер, предусмотренных действующим законодательством.
25. За нарушение трудовой дисциплины администрация предприятия, учреждения, организации применяет следующие дисциплинарные взыскания:
a. замечание;
b. выговор;
c. увольнение.
29. До применения взыскания от нарушителя трудовой дисциплины должны быть затребованы объяснения в письменной форме. Отказ работника дать объяснение не может служить препятствием для применения взыскания.
Дисциплинарные взыскания применяются администрацией непосредственно за обнаружением проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения, не считая времени болезни или пребывания работника в отпуске.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
30. За каждое нарушение трудовой дисциплины может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
При применении взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника.
31. Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его применения объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в трехдневный срок.
Приказ (распоряжение) в необходимых случаях доводятся до сведения работников данного предприятия, учреждения, организации.
32. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания рабочий или служащий не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не подвергавшимся дисциплинарному взысканию.
Администрация по своей инициативе или по ходатайству трудового коллектива может издать приказ (распоряжение) о снятии взыскания, не ожидая истечения года, если рабочий или служащий не допустил нового нарушения трудовой дисциплины и притом проявил себя как хороший, добросовестный работник.
В течение срока действия дисциплинарного взыскания меры поощрения, указанные в настоящих Типовых правилах, к работнику не применяются.
Приложения
Приложение № 1