Содержание
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ.. 4
Электронные таблицы.. 4
Табличный процессор MS Excel. 4
Формат документа MS Excel 4
Запуск и работа табличного процессора MS Excel 5
Завершение работы MS Excel 7
Общие требования и порядок выполнения лабораторных работ. 7
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1 Ввод, редактирование и форматирование данных, редактирование электронной таблицы... 10
Задание "Ввод данных". 12
Задание "Форматирование ячеек". 16
Задание "Форматирование чисел". 17
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2 Работа с формулами.. 18
Задание "Применение формул". 21
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 3 Использование функций в формулах.. 23
Задание "Вычисление математической формулы". 25
Задание "Использование логических функций". 26
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 4 Ряды данных. Создание графиков функций и диаграмм... 28
Задание "Построение графика функции". 30
Задание "Построение диаграммы". 31
Список литературы... 32
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Электронные таблицы
Таблица – форма организации данных путём их размещения на пересечении столбцов и строк.
Любое пересечение столбца и строки создаёт "место" для помещения данных, которое называется ячейкой таблицы. Ячейка может быть пустой, а может содержать данное. Данные в ячейках делятся на основные – исходные, и производные - вычисляемые. Исходные данные не зависят от других табличных данных, а непосредственно заносятся в ячейки. Вычисляемые данные определяются при помощи вычислений над значениями других ячеек таблицы.
Электронная таблица – табличная форма организации хранения, обработки и представления данных, реализованная с помощью компьютерной технологии.
Табличный процессор – программная система, предназначенная для работы с электронными таблицами.
Впервые идея создания электронной таблицы возникла в 1979 году у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина (Dan Bricklin), когда он выполнял экономические вычисления с помощью бухгалтерской книги. Он и программист Боб Франкстон (Bob Frankston) разработали первую программу для работы с электронной таблицей, названную ими VisiCalc. Эта программа вскоре стала одной из наиболее востребованных программ. Электронные таблицы стали настолько популярными, что вскоре целый ряд фирм, занимающихся разработкой программных систем, предложили свои программы для работы с электронными таблицами. Но наиболее широко электронные таблицы стали использоваться после появления в 1987 г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft, который максимально облегчил пользователям освоение программы и работу с ней.
Табличный процессор Microsoft office Excel
Табличный процессор Microsoft office Excel (далее, Excel) не является стандартной программой ОС семейства Windows. Он входит в состав широко используемого в мире пакета офисных приложений Microsoft Office, который дополнительно приобретается и устанавливается на компьютере. Так как пакет офисных приложений Microsoft Office периодически обновляется, то существуют различные версии этого пакета. Каждая очередная версия Microsoft Office развивает интерфейс и функциональные возможности офисных приложений и, в частности, табличного процессора Excel. Однако базовые методы и средства работы с электронными таблицами в Excel всех версий остаются практически неизменными.
Дкумент Excel
Концептуально Excel, как и другие офисные приложения, предназначен для создания документа определённого вида. Документ Excel называют рабочей книгой, состоящей из некоторого количества страниц, называемых рабочими листами. А вот рабочие листы как раз и являются электронными таблицами. Созданный документ (книга) сохраняется в компьютере в виде файла с заданным именем и стандартным расширением *.xls. В одном файле размещается одна рабочая книга, которая может иметь от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По умолчанию новая рабочая книга создаётся с названием Книга1 и в ней содержится всего 3 рабочих листа с названиями по умолчанию Лист1, Лист2, Лист3. В книгу можно добавлять новые листы или удалять не нужные. Кроме того, листы в книге можно менять местами (переставлять).
Запуск и работа табличного процессора
Стандартный запуск табличного процессора Excel в компьютере под управлением ОС семейства Windows осуществляется c помощью главного меню как запуск программы из пакета офисных приложений Microsoft Office. Для ОС Windows XP, на котором установлен пакет офисных приложений Microsoft Office Excel 2003, запуск табличного процессора MS Excel осуществляется командой главного меню:
Пуск►Все программы►Microsoft Office►Microsoft Office Excel 2003.
Если на Рабочем столе имеется стандартный ярлык для запуска Excel - 
, то табличный процессор можно вызвать двойным щелчком мышью по этому ярлыку. В результате запуска программы на экране появляется окно с названием Microsoft Excel - Книга1:
Окно Excel имеет вид типичный для окон всех приложений Microsoft Office. Оно содержит заголовок окна, основное меню, панель инструментов (пиктографическое меню), линейки прокрутки, строку состояния, кнопки сворачивания и закрытия окна. Специфической для MS Excel является рабочая область окна.
Рабочая область окна Excel отображает выделенный лист рабочей книги, состоящий из строк и столбцов, пересечение которых образует ячейку.
В нижней части окна сразу после таблицы расположены ярлыки с названиями листов. По умолчанию листы именуют Лист1, Лист2, Лист3 и т.д. Для перехода к заданному листу нужно щелкнуть мышью по ярлыку с названием листа. Название выделенного (текущего) листа можно изменить. Для того чтобы войти в режим редактирования названия листа, достаточно дважды щёлкнуть по ярлыку с названием листа или выполнить команду основного меню: Формат/Лист►Переименовать.
Строки электронной таблицы обозначаются цифрами от 1 до 65536 (заголовки строк). Столбцы обозначаются заглавными буквами латинского алфавита: A, B, C,..., Z, AA,...,AZ, BA,....,ZZ (заголовки столбцов). Всего на одном листе находится 256 столбцов. Итого один лист содержит 65536*256 ячеек. Заголовки столбцов/строк, как объекты окна, используются для выделения или изменения ширины столбцов/строк.
Непосредственно над таблицей (заголовками столбцов) располагается строка, которая называется строкой формул. Она предназначена для ввода в ячейки и отображения исходных данных или формул. Максимальная ширина ячейки (столбца) позволяет увидеть не более 255 знаков. Длина записи, помещённой в ячейку, не превышает 32767 знаков. В ячейке можно увидеть только 1024 знака, а все 32767 знаков отображаются только в строке формул.
Ячейка, в которой в данный момент находится курсор, называется текущей (активной) ячейкой. Она выделяется на экране жирной чёрной рамкой. Для активизации любой ячейки достаточно щёлкнуть по ней мышью или переместиться в неё, используя управляющие клавиши клавиатуры со стрелками. В активную ячейку можно вводить данные и производить над ней различные операции.
Ячейки используются для ввода и хранения данных. В качестве исходных данных в ячейки можно вводить текст или число. В качестве вычисляемых данных в ячейки вводятся формулы, которые автоматически вычисляются, а полученное значение становится значением ячейки. В отличие от произвольной текстовой строки строка с формулой должна начинаться со знака равно (=). Ниже приведен пример формулы, умножающей 2 на 3 и прибавляющей к результату 5.
=5+2*3
В формулах в качестве операндов могут использоваться ссылки на ячейки таблицы. Ссылка – это указатель ячейки (вид адреса ячейки). По умолчанию ссылка строится из заголовка столбца и следующего за ним заголовка (номера) строки, на пересечении которых находится ячейка, например, A4, D7 и т.п. Когда формула вычисляется, в ней вместо ссылки используется значение, находящееся в ячейке, на которую указывает ссылка.
Завершение работы Excel
Для завершения работы табличного процессора можно просто закрыть окно MS Excel или выполнить команду основного меню: Файл/Выход. Если пользователь изменял содержимое электронной таблицы, то табличный процессор выдаст запрос о необходимости сохранения результатов. Если электронная таблица была создана впервые, то MS Excel предложит явно указать имя вновь создаваемого файла (по умолчанию файл называется Книга1) и место в файловой системе компьютера, где этот файл следует сохранить, после чего работа будет завершена. Целесообразно изменить имя файла по умолчанию на имя, которое соответствует смысловому содержанию вновь создаваемого документа MS Excel.
Общие требования и порядок выполнения
лабораторных работ
Целью лабораторных работ является изучение студентами основ работы с информацией с использованием технологии электронных таблиц и освоение табличного процессора Excel.
Описание лабораторных работ данного компьютерного практикума ориентировано на использование компьютера с ОС Windows XP, на котором установлен пакет офисных приложений Microsoft Office 2003. Однако их можно выполнять и в других ОС семейства Windows и Microsoft Office.
Выполнение студентами лабораторных работ предполагает поэтапное изучение теории использования электронных таблиц и выполнение практических заданий.
В результате изучения теоретической части лабораторных работ студент должен знать:
· предназначение и основные понятия электронной таблицы как способа организации и обработки данных;
· основные средства управления данными и структурой электронной таблицы;
· типы данных, которые могут содержаться в электронной таблице, способы ввода и адресации данных;
· методы и средства форматирования ячеек электронной таблицы и представления данных.
· порядок использования формул и функций для обработки данных в электронной таблице;
· понятие рядов данных и порядок их представления в виде диаграмм и графиков.
В результате выполнения упражнений и практических заданий студент должен освоить:
· основные технологические этапы работы с данными и элементы пользовательского интерфейса управления электронной таблицей;
· работу с числовыми и символьными данными и форматами их представления;
· порядок использования в формулах (в качестве операндов и аргументов стандартных функций) ссылок на ячейки электронной таблицы различных типов (относительные, абсолютные и смешанные);
· средства включения в формулы и использования стандартных функций MS Excel (Мастер функций)
· средства Excel (Мастер диаграмм) для представления рядов данных в виде диаграмм и графиков.
При выполнении лабораторных работ необходимо придерживаться следующих требований:
1. При изучении теоретической части лабораторной работы следует загрузить MS Excel и по ходу изучения описываемых методов и средств управления электронной таблицей их необходимо опробовать, упражняясь на любом пустом листе открытой рабочей книги.
2. Выполнение заданий лабораторных работ должно осуществляться на отдельных листах одной и той же книги. Исходное название листа (название по умолчанию) надо изменить так, чтобы оно соответствовало теме задания лабораторной работы.
3. Оформление листа и оформление представленных в задании практических таблиц (название, вид обрамления, заголовки строк и столбцов, шрифты и т.п.) должно быть выдержано и выполнено в последнюю очередь после ввода данных.
4. Результаты выполнения лабораторных работ необходимо сохранить на собственном мобильном носителе (флэш-память) с именем ЛР‑EXCEL.xls.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1
Ввод, редактирование и форматирование данных, редактирование электронной таблицы
Цель - освоение методов выделения ячеек, ввода данных в ячейки электронной таблицы, их редактирования и форматирования, а также редактирования листа и книги.
Выделение ячеек. Для работы с ячейками их предварительно необходимо выделить. Приёмы выделения следующие:
- Выделить одну ячейку - щелкнуть по ней мышью.
- Выделить столбец - щелкнуть мышью по заголовку столбца.
- Выделить строку - щелкнуть мышью по номеру строки.
- Выделить блок ячеек - установить указатель мыши на любую угловую ячейку блока (например, верхнюю левую), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская её, установить указатель мыши на ячейку, расположенную по диагонали от первой выделенной ячейки (на правую нижнюю), затем отпустить кнопку мыши.
- Выделить произвольный диапазон ячеек – удерживая на клавиатуре управляющую клавишу Ctrl, в любом порядке последовательно выделить необходимые ячейки, блоки ячеек.
- Выделить весь лист - щелкнуть по чистой ячейке на пересечении заголовков строк и столбцов в левом верхнем углу листа.
Замечание. При выделении блока ячеек первая из выделенных ячеек остается незатененной, а при выделении несмежных ячеек - последняя.
Ввод данных в ячейку. Для активизации нужной ячейки можно просто щелкнуть мышью по этой ячейке. После этого она выделяется на экране жирной чёрной рамкой и можно начинать вводить данные.
Вводить данные можно непосредственно в ячейку или в строку формул. Режим ввода включается с вводом первого символа, в ячейке появляется мигающий курсор. Режим ввода можно включить и двойным щелчком мыши по ячейке. Вводимая строка символов отображается одновременно как в ячейке, так и в строке формул окна. Для завершения ввода можно нажать клавишу Enter или просто щелкнуть мышью вне ячейки, в которую осуществлялся ввод данного. Можно также нажать кнопку 
- Ввод, в строке формул:
После завершения ввода в ячейку любой последовательности символов тип данного определяется системой автоматически. Если MS Excel не может проинтерпретировать введённое данное как число, формула, дата, время, логическое значение или как ошибку ввода, то данное интерпретируется как обычный текст. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки (признак обычного текста), а числа - по правому краю (признак числа). Ячейка может вмещать до 255 символов.
В качестве обычного текста ячейка может содержать слова, предложения, произвольный набор символов.
В качестве числа ячейка может содержать числовое данное в диапазоне от ‑1,67×10308 до 1,67×10308, при этом количество значимых цифр не более 15.
Если введенные текстовые данные превосходят ширину ячейки, то не поместившаяся часть будет отображаться в соседней справа пустой ячейке. Если же соседняя ячейка не пуста, то есть содержит какие-то данные, на экране отобразится столько знаков, сколько поместится в ячейке, остальные обрежутся. При этом сам текст в памяти компьютера сохранится неизменным.
Числа располагаются в пределах ячейки. Слишком длинное десятичное число округляется до требуемого количества знаков. Если этого недостаточно, число представляется в научном формате.
Если же ширина ячейки и для этого мала, ячейка заполняется знаками # (решетка), сигнализирующими о том, что ширина ячейки недостаточна для отображения данных.
В качестве формулы рассматривается символьная строка определённого формата, начинающаяся со знака (=) и интерпретируемая Excel как указание, какие вычисления должны быть выполнены. Заметим, что ячейка хранит формулу, а отображает результат "мгновенного" вычисления формулы. В этот момент сама формула отображается только в строке формул.
В области листа (не в ячейках) можно поместить информационные объекты, созданные другими программами (приложениями). Например, рисунки, диаграммы, графики, объекты документа текстового процессора Word и т.п. Они не являются данными электронной таблицы, а служат для оформления листа.
Заполнение ячеек. Операция заполнения ячеек позволяет быстро занести данные в подряд идущие ячейки, используя содержимое ранее заполненных ячеек. Эта операция значительно упрощает ввод рядов данных (прогрессий) и тиражирование одинаковых данных и формул. Для заполнения ячеек используются команды основного меню Правка/Заполнить►Вниз(Вправо, Вверх, Влево, Прогрессия). Можно также использовать метод автозаполнения блоков по столбцам или по строкам с помощью маркера заполнения, перемещая установленный на нём курсор мыши. Для этого нужно:
· выделить заполненную ячейку(блок);
· поместить указатель мыши на маркер автозаполнения в нижнем правом углу контура выделенной ячейки(блока) так, чтобы указатель мыши принял вид креста - 
;
· нажать левую кнопку мыши и тащить маркер до тех пор, пока контур выделения не охватит необходимый блок, после чего кнопку отпустить. Блок автоматически заполнится данными. Если Excel определит, что ранее выделенный блок содержал часть прогрессии, то автозаполнение продолжит эту прогрессию.
Задание "Ввод данных"
1. Переименуйте лист с именем Лист 1 в лист с именем Ввод данных.
2. В ячейки листа введите следующие данные:
- в ячейку B2 – текст Анализ кадрового состава;
- в ячейку C3 – текст В том числе;
- в ячейку B4 – текст Всего;
- в ячейку C4 – текст Штатные;
- в ячейку D4 – текст Совместители;
- в ячейку E4 – текст Подрядчики;
- в ячейку B5 – формулу =C5+D5+E5;
- в ячейку C5 – число 25;
- в ячейку D5 – число 5;
- в ячейку E5 – число 47.
В результате лист должен принять вид:
Редактирование ячеек. С выделенными ячейками можно выполнять следующие операции редактирования: очистить содержимое, вырезать, копировать, вставить. Они выполняются с использованием команд основного или контекстного меню или соответствующих кнопок панели инструментов.
Очистка содержимого заключается в удалении содержимого ячеек, после чего ячейки становятся пустыми.Очистка выделенных ячеек выполняется при нажатии на клавиатуре клавиши Delete или при выполнении команды основного меню - Правка/Очистить►Содержимое, или контекстного меню - Очистить содержимое.
Копирование, вставка и перемещение данных. При выполнении копирования (посредством основного или контекстного меню) содержимое выделенных ячеек (одной или блока) копируется в буфер обмена (команда Копировать), после чего содержимое буфера можно вставить в любой другой выделенный диапазон ячеек (команда Вставить).
Перемещение содержимого выделенных ячеек(блока) в новую ячейку(блок) осуществляется последовательным выполнением операций Вырезать→Вставить. Выделенную ячейку(блок) можно переместить или скопировать и методом перетаскивания. Для этого необходимо поместить курсор мыши в любую точку контура выделенной ячейки(блока), чтобы он превратился в наклонную стрелку - 
, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская её, переместить(буксировать) ячейку(блок) в нужное место листа. Таким же способом перемещаются строки и столбцы.
Редактирование и форматирование данных. Редактировать данные можно, находясь непосредственно в ячейке или в строке формул. Чтобы по-особенному оформить текст, можно, например, отформатировать весь текст в ячейке или отдельные знаки. Для редактированияданныхв ячейке нужно дважды щелкнуть по ней мышью, в ячейке появиться мерцающий курсор, после этого можно выполнять редактирование её содержимого как обычных текстовых строк. Для этого необходимо выделить знаки, которые нужно отформатировать, и нажать нужную кнопку форматирования на панели инструментов, как это делалось в приложении MS Word. Для редактированияданныхв строке формул требуется выделить ячейку и затем щелкнуть мышью в строке формул, в ней появиться мерцающий курсор, после этого можно выполнять редактирование и форматирование данных.
Завершение редактирования и форматирования осуществляется так же, как и завершение ввода.
Форматирование ячеек. Формат ячейки таблицы имеет особое значение, так как с каждой ячейкой связывается не только её содержимое, но и определённый формат. От формата зависит вид, в котором данные будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания, для чисел – форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т.д.
Форматирование выделенных ячеек осуществляется с помощью специального диалогового окна Формат Ячеек с несколькими вкладками, которое вызывается по команде основного меню - Формат/Ячейки…, или контекстного меню – Формат Ячеек….
Задание способа отображения данных в ячейках. Управление способом отображения (размещения) данных в выделенных ячейках осуществляется с помощью вкладки Выравнивание. Данное в ячейке можно, например, прижать к нижнему или верхнему краю, к левому или правому краю ячейки, сориентировать под углом к горизонтали и т.п.
Добавление границ, цветов и узоров. Для разделения различных типов информации на листе можно обвести границы ячеек, затенить фон ячейки или затенить ячейки цветным узором. Для этого используются вкладки Граница и Вид.
Редактирование и форматирование листа. Операции редактирования листа приводят к структурному изменению листа. Под редактированием листа понимается: изменение имени рабочего листа; удаление выделенных ячеек; вставка строк или столбцов. К форматированию листа относят: изменение высоты строк и ширины столбцов; объединение выделенных ячеек; задание способа размещения данных в ячейках.
Изменение имени рабочего листа можно осуществить с помощью команды основного меню Формат/Лист►Переименовать, в результате чего имя листа выделяется и включается режим редактирования. Включить режим редактирования листа можно и двойным щелчком мыши по ярлыку с именем листа.
Удаление выделенных ячеек выполняется по команде Правка/Удалить, при выполнении которой у пользователя запрашивается указание на порядок удаления:
Заметим, что эта команда позволяет целиком удалить строки или столбцы таблицы. В результате нижележащие строки сдвигаются вверх, а справа стоящие столбцы сдвигаются влево, заполняя освободившееся место. При этом заголовки строк и столбцов не изменяются, а оставшееся содержимое листа перемещается на освободившееся место.
Вставка строк/столбцов. При редактировании листа можновставлять новые (пустые) строки или столбцы в лист. Для этого нужно установить курсор в любую ячейку нужной строки/столбца, перед которой/которым нужно вставить строку/столбец и выполнить команду основного меню Вставка/Строки или Вставка/Столбцы.
Изменение высоты строк и ширины столбцов. Изменение высоты выделенных строк или столбцов можно осуществить с помощью мыши. Указатель мыши необходимо установить на границе между заголовками строк или столбцов так, чтобы указатель принял вид 
или 
, и нажав и удерживая левую кнопку мыши, перетащить границу, изменяя размеры.
Объединение ячеек. Выделенный блок ячеек можно логически объединить в одну ячейку. Для этого необходимо на вкладке Выравнивание в области Отображение отметить флажком пункт объединение ячеек. Ссылкой на объединенную ячейку является адрес ячейки верхнего левого угла объединенного блока ячеек. Если в объединяемых ячейках были данные, то в объединенную ячейку помещаются только данные ячейки верхнего левого угла блока ячеек. Данные в других ячейках теряются.
Редактирование книги. К операциям редактирования книги относятся: перемещение/копирование листа, удаление листа, вставка листа.
Перемещение/копирование листа. Для перемещения/копирования рабочих листов используется команда контекстного меню Переместить/скопировать… или основного меню Правка/Переместить/скопировать…. Кроме того, переместить лист можно просто перетащив его в нужное место, ухватив мышью за ярлык листа. Если при этом нажать и удерживать на клавиатуре клавишу Ctrl, то будет выполнено копирование листа.
Удаление листа. Для удаления из книги рабочего листа используется команда контекстного меню Удалить или основного меню Правка/Удалить.
Вставка листа. Для вставки в книгу нового листа используется команда контекстного меню Добавить или основного меню Вставка/Лист.
Задание "Форматирование ячеек"
1. Переименуйте Лист2 книги в лист Форматирование данных.
2. Скопируйте в него содержимое ранее созданного листа Ввод данных.
3.
 |
Используя средства форматирования данных диалогового окна Формат Ячеек, оформите данные на листе в виде представленной ниже таблицы:
Формы представления чисел в ячейках. Числовые данные, содержащиеся в ячейках или являющиеся результатом расчета по формулам, могут по-разному изображаться в ячейках таблицы. По умолчанию для ячеек используется формат Общий. В большинстве случаев числа в ячейках, имеющих формат Общий, отображаются так, как они были введены. Однако, если ширины ячейки недостаточно, для отображения всего числа, общий числовой формат округляет число или использует экспоненциальное представление для больших чисел. Выбор другого формата позволяет отобразить число в требуемом виде. Управление способом представления чисел в выделенных ячейках осуществляется посредством выбора числовых форматов, представленных на вкладке Число диалогового окна Формат Ячеек:
При форматировании ячеек нужно учитывать следующие особенности:
1. Целесообразно, прежде чем записывать в ячейку данные, предварительно задать формат ячейки.
2. Формат ячейки влияет только на отображение содержимого ячейки и никак не влияет на само содержимое ячейки.
3. Формат ячейки не зависит от содержимого. Формат ячейки не изменяется при изменении содержимого ячейки.
4. Для ячеек с формулами форматируется результат вычисления формулы.
5. Если заданный для ячейки формат не соответствует типу введённого в ячейку данного (например, формат Дата для ячейки, содержащей текст), то заданный формат игнорируется, а содержимое отображается по формату Общий.
Задание "Форматирование чисел"
· Перейдите на новый лист книги и назовите его Форматирование чисел.
·
 |
Оформите данные на листе так, как представлено ниже. В ячейки с C5 по C11 введите одну и ту же формулу, содержащую единственную ссылку: =C2 (ссылка на ячейку, содержащую вещественное число 12,5). Используя диалоговое окно Формат ячеек, задайте для этих ячеек с формулами форматы, указанные в ячейках, находящихся столбце B в той же строке.
· В результате в ячейках C5 ¸ C11 число отобразится в различных формах представления. Проанализируйте полученный результат.
· Введите в ячейку C2 другие числа (по своему усмотрению), включая отрицательные, и проанализируете полученные результаты.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2
Работа с формулами
Цель - освоение методов и средств использования формул для обработки данных.
Формулы. Для выполнения обработки данных в ячейки электронной таблицы можно вводить формулы - выражения, по которым выполняются вычисления. Результат вычисления формулы является значением ячейки, которое может быть числом или текстом. Формулой Excel считает любую введенную в ячейку строку символов, начинающуюся со знака (=).
Содержимое строки должно удовлетворять определённым требованиям, нарушение которых приводит к сообщению об ошибке в формуле и невозможности её вычисления. В формулу могут входить:
· константы,
· операторы.
· ссылки,
· функции,
Константа - это постоянное (не вычисляемое) значение. Например, число 210 и текст «Квартальная премия» являются константами.
Оператор - это знак или символ, задающий тип вычисления в выражении. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.). В формулах могут использоваться следующие операторы:
Арифметические операторы:
(+) – сложение;
(-) – вычитание;
(*) – умножение;
(/) – деление;
(%) - преобразование в проценты;
(^) - возведение в степень.
Операторы сравнения:
(=) – равно;
(<) – меньше;
(>) – больше;
(<=) – меньше или равно;
(>=) – больше или равно;
(<>) – не равно.
Оператор ссылки:
(;) – объединяет две ссылки в одну, которая адресует объединение двух областей, возможно и несмежных;
(:) – задает интервал смежных клеток (блок клеток), указывая адреса левой верхней и правой нижней клеток.
(пробел) – служит для ссылки на общие ячейки (пересечение) двух диапазонов, например (А1:С2 С2:Е5).
Текстовый оператор конкатенации:
(&) – соединяет воедино две текстовые строки.
Ссылки. В формулах в качестве операндов или в качестве аргументов функций выступают ссылки. Ссылка указывает сведения о расположении на листе значений или данных, которые требуется использовать в формуле. Ссылки могут указывать на одну ячейку или на диапазон ячеек – две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными (полностью занимают прямоугольную область листа), так и несмежными. Диапазон смежных ячеек называют блоком (прямоугольная область листа). Ссылка на блок ячеек представляется указанием двух ячеек - ячейки в верхнем левом углу и ячейки в нижнем правом углу прямоугольной области листа, записанных через двоеточие. Например, ссылка A4:D7 адресует блок ячеек, находящихся в прямоугольной области листа между строками с номерами 4 и 7, и между столбцами с заголовками A и D включительно. Ссылка на диапазон, содержащий несмежные ячейки, формируется путём перечисления через точку с запятой всех несмежных ячеек и блоков диапазона. Например, ссылка A4:D7;C8; L23 указывает на диапазон, который включает в себя один блок и две несмежные ячейки.
Можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги и на другие книги.
Ссылка на другой лист. В формуле, находящейся на некотором листе рабочей книги можно использовать ссылки на другие листы этой же книги. Для этого имя листа и символ восклицательный знак (!) должны предшествовать ссылке. Например, ссылка Лист2!A1 указывает на ячейку A1, находящуюся на листе с именем Лист2.
Ссылка на другую книгу. В формуле, находящейся на листе некоторой рабочей книги можно использовать ссылки на данные, находящиеся в другой одновременно открытой книге. Для этого имя книги в угловых скобках, имя листа в книге и символ восклицательный знак (!) должны предшествовать ссылке. Например, ссылка [Книга2]Лист2!A1 указывает на ячейку A1, находящуюся на листе с именем Лист2 в открытой книге с именем Книга2.
Ссылки могут быть трёх типов: относительные, абсолютные, смешанные. Тип ссылки влияет на результат копирования формулы в другие ячейки.
Относительная ссылка. Если ссылка состоит только из заголовка столбца и номера строки, на пересечении которых находится указываемая ячейка, например A1, то она является относительной. Относительную ссылку в формуле Excel воспринимает как два фиксированных значений смещений - смещение по столбцам и смещение по строкам, определяющих позицию указываемой ячейки по отношению к ячейке, содержащей формулу с этой ссылкой:
| A | B | C | |
 =B3
| |||
При копировании формулы вид относительной ссылки в копии формулы автоматически корректируется так, чтобы зафиксированные в исходной формуле значения смещений остались теми же. Например, при копировании формулы =A1 из ячейки B2 в ячейку B3, относительная ссылка A1 в исходной формуле автоматически изменяется в копии формулы на A2, сохраняя при этом фиксированными значения смещений по строкам и столбцам позиции указываемой ячейки относительно ячейки с копией формулы:
Абсолютная ссылка. Если ссылка состоит из заголовка столбца и номера строки, каждому из которых предшествует символ $, то она является абсолютной. Абсолютная ссылка ячейки в формуле, например $A$1, всегда ссылается на ячейку, расположенную в определенном месте. При копировании формулы из одной ячейки в другую абсолютная ссылка в копии формулы не изменяется. Например, при копировании формулы =$A$1 из ячейки B2 в ячейку B3, она остается прежней:
Смешанная ссылка. Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Смешанная ссылка с абсолютным столбцом имеет вид $A1, $B1 и т. д. Смешанная ссылка с абсолютной строкой приобретает вид A$1, B$1 и т. д. При копировании ячейки, содержащей формулу со смешанной ссылкой, относительная часть ссылки автоматически корректируется, а абсолютная часть ссылки остаётся неизменной. Например, при копировании формулы =A$1 из ячейки A2 в ячейку B3, она изменяется на =B$1:
Замечание. Для изменения в формуле вида ссылки удобно пользоваться функциональной клавишей F4. Для этого необходимо курсор расположить на ссылке и, нажимая клавишу F4, выбрать необходимый вид ссылки.
Ввод формул. Формула вводится в ячейку как текстовая строка. Числа, знаки операций, скобки вводятся в формулу непосредственно с клавиатуры. Ссылки можно вводить в формулу как вручную с клавиатуры, так и непосредственно с рабочего листа, указывая мышью нужную ячейку. Для этого при вводе формулы достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по этой ячейке и ссылка на неё автоматически вставляется в формулу. Ссылки на диапазоны ячеек также вводятся с рабочего листа выделением мышью нужного диапазона. Ссылка может быть записана как прописными, так и строчными буквами латинского алфавита. В итоге, для единообразия, строчные буквы автоматически заменяются прописными.
Изменение ссылок при перемещении формулы или данных. При перемещенииформулы из одной ячейки листа в другую ячейку того же листа (не путать с копированием) ссылки в формуле не изменяются, и формула продолжает вычисляться с теми же данными. Если же формула перемещается на другой лист, то имя листа, на котором остались данные, автоматически добавляется к ссылкам, сохраняя связь формулы с теми же данными.
Если перемещаются данные, то в формулах, в которых эти данные используются, ссылки, не меняя типа, автоматически преобразуются так, чтобы связь формул с этими данными сохранялась.
Ошибки в формулах. При вводе формул в ячейки Excel обнаруживает синтаксические и семантические ошибки и сообщает о них либо краткой пометкой, которая находится в ячейке, содержащей ошибку, либо в специальном диалоговом окне. Для выяснения причины ошибки можно воспользоваться командой меню Справка/Справка: Microsoft Excel вызвать справочную систему и в строку поиска ввести запрос исправление ошибки. Справочная система покажет возможные сообщения об ошибках и их причины. Следует выбрать нужное сообщение об ошибке и выяснить и устранить причины ошибки. Вот наиболее часто встречающиеся сообщения об ошибках:
| ######## | Столбец недостаточно широк для представления результата или дата и время являются отрицательными числами. |
| #ДЕЛ/О | Делитель в формуле принял значение «Ноль» (поп |