Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:
· в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
· в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку). При этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).
Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.
Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила). Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.
Ø Организация работ по передаче документов в архив.
Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.
§ Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее, в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).
§ На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.
Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2017 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2014 г. и в более поздний период. Документы за 2013 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.
Ø Оформление сдаточной описи документов в архив.
Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме в 2 экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).
§ Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
ü порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
ü индекс дела по номенклатуре;
ü заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
ü крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
ü количество листов в деле;
ü срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).
§ Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.
§ Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.
§ В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.
§ В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.
§ Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.
§ Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности.
Например, номер описи 02сп-10: где 02 – принятый номер отдела в организации; сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»; 10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.
На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.
Ø Опись на дела постоянного хранения.
§ В опись постоянного хранения включают дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.
§ Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (например: № 86 а).
Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).
§ Обычно первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер. В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.
§ К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.
§ Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:
ü опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
ü рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
ü представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций - источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
ü утверждает руководитель организации.
§ Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.
§ К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах. Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.
§ Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.
Ø Опись на дела временного (свыше 10 лет) хранения.
Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к описи для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.
Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Форма описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Ø Опись на дела по личному составу.
§ Для описи дел по личному составу существует установленная форма. Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают 3 экземпляра описи.
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу.
§ Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образующиеся в деятельности организаций:
ü приказы и распоряжения по личному составу;
ü списки личного состава;
ü протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
ü документы о награждении;
ü документы о проведении служебных проверок;
ü личные дела и личные карточки;
ü лицевые счета работников по заработной плате;
ü акты о несчастных случаях.
§ При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.
§ Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.
Ø Опись электронных документов постоянного срока хранения.
В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.
Форма описи электронных документов постоянного срока хранения.
Ø Количество экземпляров описи.
Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел.
§ Опись на дела постоянного хранения составляется в 4 экземплярах:
ü Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении,
ü второй экземпляр описи передается в службу ДОУ,
ü третий в архив организации.
ü Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.
§ Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в 3 экземплярах.
§ На дела временного срока хранения описи не составляются, их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.