Рассмотрим основные подходы к описанию бизнес-процессов, включая их последовательность и взаимодействие. В настоящее время существуют три основных способа описания (рисунок 1).
Первый способ – текстовое последовательное описание процесса, например: "Отдел продаж составляет договор и согласует его с Юридическим отделом". Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть из которых является процессными регламентами и представляет не что иное как текстовое описание бизнес-процессов.
Для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный способ не подходит, так как описание бизнес-процесса в текстовом виде системно рассмотреть и проанализировать невозможно. Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно. Например, когда человек читает регламент, и доходит до его конца, практически всегда он забывает про то, что было в начале документа. Второй недостаток текстового представления бизнес-процесса связан с тем, что человеческое сознание устроено так, что оно эффективно может работать только с образами. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходит, дополнительно временя и умственные усилия. Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей.
Рисунок 1 – Способы описания бизнес-процессов
В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов – разбить бизнес-процесс по ячейкам таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. Такую таблицу удобно читать, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы, и соответственно бизнес-процесс проще проанализировать. Табличная форма описания бизнес-процессов более эффективна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам автоматизации.
В последние два десятилетия интенсивно стали развиваться и применяться при описании бизнес-процессов графические подходы. Признано, что графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач связанных с описанием, анализом и оптимизацией деятельности компании.
Оказалось, что графика хороша тем, что графическая информация, расположенная в поле зрения человека, воспринимается его мозгом одновременно. Второе преимущество связанно с тем, что менеджер, является человеком с правополушарным мышлением и мыслит в виде образов. Любую текстовую информацию он раскладывает в образы. В случае, когда ему представляется информация в виде графических образов, значительно возрастают его возможности по анализу и принятию решений. Именно графические подходы к описанию процессов хорошо зарекомендовали себя в качестве эффективных средств описания процессов и оптимизации деятельности организации.
В настоящее время существует несколько десятков подходов или стандартов описания бизнес-процессов – ARIS, IDEF0 и др. Большинство из них представляют небольшие разновидности и дополнения двух классических подходов DFD и WFD. Стандарт DFD (Data Flow Diagram) представляет собой диаграмму потоков данных, которая используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. В свою очередь стандарт WFD (Work Flow Diagram) представляет собой диаграмму потоков работ, которая используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня. Диаграмму потоков работ также называют диаграммой алгоритмов.
В число современных языков описания бизнес-процессов входят IDEF0, IDEF3, ARIS, DFD и другие. Указанные методологии реализуются с помощью программных продуктов различных производителей.
Рис. 2 Контекстная диаграмма IDEF0
КОММУНИКАЦИИ В СМК
Виды коммуникаций и коммуникационная сеть (материал для ознакомления)
Коммуникация – передача информации от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы, целые организации.
В отличие от информации коммуникация включает в себя не только «что передается», но и «как передается».