Докладная записка – документ, адресованный руководителю, содержащее содержание, изложение по к-л вопросу с выводами и предложениями составителя.
Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу нВ совершение к-л действий от лица доверителя.
Служебная записка – док-т, адресованный руководителю или структурному подразделению, содержащий изложение к-л производственного вопроса.
Справка – док-т, содержащий описание или подтверждение тех или иных факторов или событий.
Информационно-справочные документы – совокупность документов, содер инфо о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, ф-ии предприятия или учреждения, режим его работы, права и обязанности работников, ответственность руководства и специалистов предприятия.
Распорядительные док-ты – док-ты, в кот фиксируется решение административных и организационных вопросов.
Договор – док-т, фиксирующий соглашение сторон об установлении к-л отношений и регулирующих эти отношения.
Контрагент – одна из сторон договора
Акцепт – принятие предложения о заключении контракта или договора одной из сторон
Кредитное письмо – письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по договору.
Оферта – письменное предложение о заключении договора на определенных условиях
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер документу
Гриф согласования – реквизит, выражающий согласие учреждения или должностных лиц с его содержанием.
Досье – комплект документов в дело
Документ личного происхождения – док-т созданный лицом вне сферы его служебной деятельности
Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле
Заключение – док-т, содержащий мнение комиссии, организации или специалиста по какому-либо вопросу, документу или теме.
Индексация документов – присвоение документам порядковых номеров или деловых обозначений при регистрации
Экспертиза ценности документа – изучение документов в целях отбора их для дальнейшего хранения и определения сроков хранения
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия или организации, действующий на основе единоначалия для разрешения основных и оперативных задач предприятия
Указание – док-т, издаваемый по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций или других документов
Трудовая книжка – основной док-т, подтверждающий стаж работы
Личное дело – совокупность док-тов, расположенных в определенной последовательности, содержащих необходимые сведения работнике и его трудовом стаже
Выписка из док-та – заверенная копия части док-та
Личная карточка – док-т, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем
21КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Распорядительные документы играют важную роль в управлении предприятием. Издание распорядительных документов обязательно по организационным вопросам, вопросам планирования, строительства, материально-технического снабжения, сбыта, финансов, кредита, труда и зарплаты. Руководители предприятий и учреждений издают приказы, распоряжения, указания.
Распорядительные документы носят административный характер и обращены к нижестоящим, подчиненным организациям или должностным лицам
Оперограмма подготовки приказа:
1. всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа
2. согласование, визирование текста, его подписание
3. обсуждение, принятие решения или постановление на заседании коллегиальных органов
проект готовится структурным подразделением, рабочей группой или отдельными исполнителями
Приказ – основной документ любого предприятия, строгой отчетности, постоянного срока хранения
По основной (общей деят-ти)
Приказы по орг-ии работы предприятия
По финансированию
По вопросам планирования, отчетности, снабжения
По личному составу
О приеме, переводе, отпусках
Командировках, увольнении работников, поощрении и дисциплинарных взысканиях
Изменение, дополнение и отмена приказов производится только на основе издания новых приказов. Приказы оформляются на общих бланках предприятия, бланках конкретного вида документа
Реквизиты: название предприятия, структурное подразделение, название документа, дата, индекс, заголовок, текст, подпись, гриф согласования, визы заинтересованных лиц, отметка «с приказом ознакомлен»
Дата приказа - дата подписания/ Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей
В констатирующей части указывается основание для издания приказа
Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется на отдельной строке крупным шрифтом.. Кому? Что сделать? Срок?
Текст делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В последнем пункте указывается на кого возлагается контроль за исполнением приказа. Если этого пункта нет – контроль осуществляет руководитель
Распоряжение – док-т, издаваемый руководителями или заместителями в целях разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения издаются 1)по вопросам повседневной, административной и производственно-хозяйственной деятельности.2)по вопросам, связанным с организацией и исполнением приказов, инструкций, правил и тд
Реквизиты: название предприятия, структурное подразделение, название документа, дата, индекс, заголовок, текст, подпись, гриф согласования, визы заинтересованных лиц, отметка «с распоряжением ознакомлен» Распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ТРЕБУЮ,
Подписывает распоряжение руководитель, рук-ль структурного подразделения, зам руководителя
Указание – документ организационно-методического характера. В конст части пишется: в целях, в соответствии. В распорядительной части – ПРЕДЛАГАЮ, РЕКОМЕНДУЮ
20ПРИКАЗЫПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Допустимы варианты оформления
Унифицированная форма
Индекс буквенно-цифровой 20-45 к, л.с. в констат части в приказах по л.с. может не быть: назначить, принять, перевести, установить
Распорядительные пункты в сложном приказе оформляются в следующей последовательности: прием, перевод, установление разрядов, предоставление отпусков, командировки, увольнение работников.
При приеме на работу указ-ся: на какую должность, в какое структурное подразделение, с какого числа, с какой оплатой человек принимается.
При переводе указывают причину перевода, с какого числа и устанавливаемый оклад
При поощрении и взыскании издаются отдельные приказы с указанием на соответствующие документы
При предоставлении отпуска указывают общее количества дней, дату ухода и возвращения (не менее 28 дней)
При увольнении указ-ся ссылка на статью ТКРФ и причина увольнения. Приказ вступает в силу с момента подписания или оговоренной в тексте датой. Приказы нумеруются в течении года, согласуются с юристами, визируются отделами кадров и доводятся до сведения работников под роспись. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
22КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ЛИЧНЫХ ДЕЛ
Трудовые отношения работника и работодателя в РФ регулируются ТКРФ. Все этапы трудового цикла от приема до увольнения подлежат документированию.
Документы по личному составу – док-ты, характеризующие правовую, трудовую, служебную деятельность работника. Это совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника
Прием на работу при наличии вакантных должностей предусмотрено штатным расписанием.
Виды документов по личному составу: трудовая книжка, личное дело, личные регистрационные карточки, заявления, трудовые договоры, автобиографии, копии документов об образовании
Резюме или анкета. Рекомендательные письма или характеристикаПрием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Основанием для приема на работу является заключенный письменный трудовой договор и заявление о приеме на работу. При необходимости заполняется личный листочек по учету кадров, пишется автобиография, заводится досье.Технологическая цепочка при устройстве на работу
1. получение резюме. Изучение документов, собеседование или анкетирование, информирование кандидатов о будущей должности, служебных обязанностях, знакомство с уставом, коллективным договором, положением и должностной инструкцией под роспись
2. заполнение заявления, автобиографии, трудового договора, предъявление документов об образовании, трудовой книжки, рекомендательных писем.
3. издание приказа о приеме на работу, ознакомление работника с приказом
4. заведение личного дела, личной карточки формы Т-2, личного счета по зарплате
5. внесение фамилий в первичные учетные бух документы, запись в трудовой книжке., соответствующая приказу