Организационная структура предприятия обеспечивает своевременное и надлежащее исполнение принятых решений. Под организационной структурой предприятия понимается ее организация из отдельных подразделений или сотрудников со всеми взаимосвязями, которые определяются поставленными перед предприятием целями и распределением между ними функций.
Организационная структура ГБОУ ВО приведена на рисунке А.1.
В своей деятельности предприятие руководствуется Уставом, правилами внутреннего распорядка.
Администрация ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» состоит из 14 человек: Ректор, Проректор по учебной работе, Проректор по научной работе, Проректор по организационной и творческой работе, Проректор по административно-хозяйственной работе, Проректор по финансовой и экономической работе, Директор музыкального колледжа, Директор музыкальной школы, Декан музыкального факультета, Декан гуманитарно-творческого факультета, главный юрисконсульт, помощник ректора, начальник управления кадровой работы, ученый секретарь Института. Руководители структурных подразделений и общественных организаций и другие сотрудники вводятся в состав ректората приказом ректора.
Роль администрации выполняет ректорат – является коллегиальным, оперативно-совещательным органом, обеспечивающим исполнение полномочий ректора, его приказов, распоряжений и поручений, включая предварительную проработку вопросов, относящихся к компетенции Ученого Совета и иных органов управления Института, и подготовку рекомендаций по ним.
Главная цель деятельности ректората – обеспечение эффективной деятельности Института.
Функции ректората ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей»:
1 Ректорат обеспечивает эффективную деятельность Института путем:
– осуществления периодического контроля и заслушивания на своих заседаниях исполнения принятых решений, планов и программ учебной, методической, научной, воспитательной, финансовой и хозяйственной деятельности института и его подразделений;
– заслушивания на заседаниях отчетов руководителей структурных подразделений института по выполнению функциональных обязанностей;
– обсуждения и разработки предложений по различным направлениям деятельности института, локальных нормативных актов, программ.
Основные функции ректората:
– осуществляет мониторинг государственной политики в сфере высшего образования и на основе выявленных тенденций разрабатывает предложения по совершенствованию системы управления Институтом и выбору направлений развития вуза, вносит их на рассмотрение Ученого совета (ректора);
– подготавливает аналитические и справочные материалы, локальные нормативные акты, необходимые для принятия решений Ученым советом и ректором Института, осуществляет подготовку ежегодных докладов о деятельности Института;
– подготавливает и вносит на рассмотрение ректору Института предложения по формированию, коррекции и реализации финансово-хозяйственного плана по определению приоритетных источников поступления и направлений расходования средств Института по кадровой политики Института;
– организует подготовку и реализацию образовательных и иных программ (проектов, мероприятий) в вузе и контролирует их исполнение работниками Института и обучающимися;
– организует исполнение решений Ученого совета, программы развития Института, приказов, распоряжений и поручений ректора Института.
Учебный отдел ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» состоит из 5 человек: начальник отдела, ведущий методист, старший методист, инженер-программист, статистик. Учебный отдел является основным подразделением вуза, который осуществляет комплекс мероприятий, направленных на улучшение всех форм и видов учебной работы, с учетом состояния и перспектив развития образовательной деятельности; контролируют учебный процесс по всем специальностям и направлениям подготовки институтов, филиалов вуза; проводит расчет учебной нагрузки.
Функции Учебного отдела:
1 Отчетно-аналитическая функция:
– составление и регулярное представление в установленные сроки проектов годовых отчетов по учебной деятельности Института на основе отчетных материалов структурных подразделений;
– составление и регулярное представление руководству сведений и справок об учебной деятельности Института (защита выпускных квалификационных работ, сдача экзаменационных сессий, итоги текущей и промежуточной аттестации студентов и др.);
– своевременное и надлежащее оформление отчетов, статистических данных и справок по запросам вышестоящих, внешних организаций;
– участие в подготовке организационных документов Института (Положения, Правила, Формы и виды документов);
– оказание консультаций в подготовке и правильном оформлении документов в рамках компетенции Учебного отдела другим подразделениям Института;
– ежегодная, а также по мере требования, подготовка и передача отчетных сведений руководству по деятельности самого Учебного отдела;
– участие в подготовке и распределении заявок на бланки строгой отчетности.
2 Плановая функция:
– участие в подготовке контрольных цифр приема обучаемых на 1 курс;
доведение плановых показателей и вытекающих из этого заданий до соответствующих отделов и служб Института;
– участие в заседаниях соответствующих органов, планирующих учебную деятельность Института (Ученый совет, Научно-методический совет, ректорат, заседание зам. директор по учебной работе, ведение и участие в секциях, направленных на улучшение качества учебной работы института).
3 Организационная функция:
– составление графика учебного процесса Института;
– участие в составлении расписаний экзаменационных сессий на основе материалов кафедр и дирекций, а также графика приема защит выпускных квалификационных работ;
– оформление и тиражирование методических и учебно-организационных материалов, в том числе больших тиражей средствами оперативной полиграфии;
– расчет педагогической нагрузки для профессорско-преподавательского состава;
– организация и проведение конкурсных мероприятий;
– участие и проведение комиссии по переводы студентов на вакантные бюджетные места;
– участие в проведении плановых аудитах структурных подразделений Института.
4 Учетно-информационная функция:
– поддержка и обновление банка данных по законодательным и нормативным актам в области образования;
– расчет и контроль почасовой нагрузки профессорско-преподавательского состава;
– обеспечение надлежащего оформления документов по распределению учебной нагрузки и составлению штатного расписания профессорско-преподавательского состава;
– участие в разработке, эксплуатации и реализации программ по совершенствованию организации учебного процесса;
– оказание методической и информационной помощи подразделениям университета в рамках компетенции Учебного отдела;
– координация работы кафедр, институтов и линейных подразделений в рамках учебного процесса.
5 Контрольная функция – осуществление контроля за:
– выполнением всех обеспечивающих учебный процесс плановых документов;
– выполнением Правил, Положений и других инструктивных документов, регламентирующих деятельность института в рамках функций управления;
– своевременным и регулярным представлением сведений и справок по учебной деятельности подразделениями института;
– своевременным и полным выполнением почасовой нагрузки профессорско-преподавательским составом;
– правильным расчетом учебной нагрузки, в том числе при оформлении совместительства профессорско-преподавательского состава;
– целевым использованием бланков строгой отчетности структурными подразделениями Института.
Сектор учебной практики является структурным подразделением ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» и создан в целях обеспечения единых подходов к организации и проведению практики студентов Института.
Сектор учебной практики состоит из 5 человек: руководитель сектора практики, зам. руководителя сектора практики, инспектор по практике (2 человека), документовед, старший инспектор по трудоустройству.
Сектор практики организует проведение практики на базе Института, а также, при необходимости в соответствующих учреждениях и организациях – базах практики. Работа сектора направлена на постоянное поддержание связей с предприятиями и организациями, обеспечивающими проведение учебной и производственной практик.
Далее описаны функции учебного сектора:
1 Осуществление общего руководства по организации и планированию прохождения следующих видов практик на базе Института и в организациях:
– исполнительская;
– лекторско-филармоническая;
– музыкально-этнографическая;
– архивно-библиографическая;
– актерская.
2 Совместно с другими структурными подразделениями Института сектор практики формирует списки студентов, направляемых на прохождение практики, проекты приказов, связанных с прохождением практики. Совместно с юридическим отделом ведется разработка договоров с различными учреждениями и организациями о прохождении практики студентами.
3 Координация и согласование действий факультетов, выпускающих кафедр и других структурных подразделений при организации и прохождении практик студентами Института.
4 Участие совместно с факультетами и кафедрами в разработке учебно-методических комплексов, рабочих программ, методических руководств, пособий и другой документации, необходимой студентам для прохождения практики.
5 Анализ эффективности мероприятий, реализованных Институтом, факультетами и кафедрами по повышению качества проведения практик и подготовки выпускаемых специалистов.
6 Осуществление сочетания практической деятельности студентов с их участием в общественно-просветительской и воспитательной работе на базах практик.
7 Проведение работы по расширению и укреплению связей с творческими организациями, учебными заведениями.
Методический совет ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» является постоянно действующим координационным органом и создается в целях совершенствования учебного процесса, повышения уровня его методического обеспечения, расширения связи обучения с практикой, совершенствования педагогического мастерства профессорско-преподавательского состава Института на основе достижений педагогической науки и практики, внедрения в учебный процесс результатов научных исследований и передового опыта подразделений Института и других вузов. Методический совет состоит из 5 человек: председатель совета, ведущий специолист отдела МО, специалист отдела МО (3 человека).
Функциями методического совета являются:
– определение основных направлений и содержания учебно-методической работы в Институте и организационных мер по ее совершенствованию;
– рассмотрение вопросов совершенствования учебных планов, рабочих учебных программ преподаваемых дисциплин, приведения их в соответствие нормативным документам Института;
– организация обсуждения и рецензирования рабочих учебных программ и других материалов методического обеспечения учебного процесса;
– рассмотрение вопросов состояния учебной и методической работы на кафедрах, анализ методического обеспечения преподавания отдельных дисциплин, определение мер по повышению качественного уровня образовательного процесса;
– изучение и обобщение практики проведения различных видов учебных занятий, организация разработки рекомендаций по дальнейшему совершенствованию методики их проведения;
– организация изучения, обобщения и распространения передового опыта методической работы кафедр, отдельных преподавателей, опыта других учебных заведений;
– рассмотрение результатов вступительных, семестровых и государственных экзаменов в целях дальнейшего совершенствования методического обеспечения учебного процесса;
– определение приоритетных направлений деятельности по внедрению и использованию в учебном процессе современных технических средств обучения, электронно-вычислительной и специальной техники.
Научный отдел ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» является самостоятельным структурным подразделением и осуществляет свои функции во взаимодействии с другими подразделениями. Состоит из 5 человек: начальник научного отдела, ведущий научный сотрудник, старший научный сотрудник, специалист научного отдела, секретарь научного отдела.
Целью научного отдела является организационное обеспечение научной деятельности преподавателей, сотрудников, аспирантов, студентов Института.
Функции научного отдела:
– координация научно-исследовательской работы профессорско-преподавательского состава, а также научно-исследовательской работы студентов в рамках основных направлений научной деятельности в соответствии с приоритетными направлениями развития науки и техники;
– подготовка и составление перспективных и текущих планов, а также составление ежегодных отчетов по научной деятельности;
– участие в разработке и реализации научно-исследовательских, методических и инновационных проектов;
– разработка предложений по совершенствованию научной деятельности в Институте;
– разработка мероприятий по внедрению результатов научно-исследовательской деятельности в образовательный процесс;
– координация научно-исследовательской и научно-педагогической практики аспирантов.
Отдел аспирантуры (далее по тексту – «Отдел») является структурным подразделением ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» (далее по тексту – «Института»), входит в состав научного отдела и состоит из 5 человек: ведущий инженер отдела аспирантуры (2 человека), заведующая отделом аспирантуры, техник отдела аспирантуры.
Основной целью Отдела является организация и контроль подготовки научно-педагогических и научных кадров высшей квалификации в системе послевузовского профессионального образования вуза.
Диссертационные советы ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» проводят работу под руководством Высшей аттестационной комиссии Министерства образования Российской Федерации, входит в состав научного отдела и состоит из 4 человек: начальник отдела, ведущий инженер, инженер (2 человека).
В Институте действуют два диссертационных совета по защите докторских диссертаций, которые принимают к защите также кандидатские диссертации по соответствующим специальностям Института. В своей работе диссертационные советы опираются на Положение о диссертационном совете (см. Приказ Минобрнауки России №7 от 13.01.14г.).
Функции отдела диссертационных советов:
– информирование советов по защите докторских и кандидатских диссертаций о действующих нормативных документах и изменениях в них;
– оформление протоколов диссертационных советов;
– входной контроль документов, представляемых соискателями ученой степени на защиту;
– контроль за соблюдением порядка тиражирования и рассылки авторефератов, своевременностью представления документов, представляемых в диссертационный совет соискателем;
– организация и проведение заседаний советов по защите диссертаций.
Информационно-издательский центр является структурным подразделением ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей», образуется приказом ректора и непосредственно подчиняется проректору по научной работе. Основной задачей центра является организация и осуществление редакционно-издательской деятельности вуза, издании учебной, учебно-методической литературы, отвечающей требованиям государственного образовательного стандарта, а также выпуск научной, справочной и других видов литературы в интересах обеспечения учебного процесса и научно-исследовательских работ. Состоит из 6 человек: начальник ИИЦ, заведующая отделом, главный специалист, редактор (2 человека), инженер.
Функции ИИЦ:
– организация редакционно-издательской и производственной деятельности подразделения;
– редактирование научной, методической (учебной), справочной литературы, различных нормативных и информационных материалов (далее – информационные материалы);
– контроль за научным и литературным содержанием информационных материалов, их художественным, интеллектуальным и профессиональным уровнем, качеством художественного и технического оформления, достоверностью публикуемых сведений;
– анализ потребительских свойств выпускаемых информационных материалов, прогнозирование потребительского спроса и рыночной конъюнктуры с целью обеспечения их конкурентоспособности, рентабельности и получения прибыли от издания;
– организация повышения квалификации сотрудников всех подразделений.
Редакционно-издательский совет ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» (в дальнейшем – РИС) создается приказом ректора в целях повышения эффективности работы информационно-издательского центра Института, в целях повышения качества издаваемой печатной продукции и совершенствования издательской деятельности. Состоит из 8 человек: председатель совета, заведующая информационно-издательского центра, гуманитарно-творческий факультет – кафедра теории и истории музыки (1 человек), музыкальный факультет – кафедра вокального искусства (2 человека), музыкальный колледж – кафедра искусства эстрады (1 человек), музыкальная школа – направление фортепиано (1 человек), директор библиотеки.
РИСа не рассматривает вопросы издания оперативной печати: научные (авторефераты, программы и тезисы конференций) и учебно-методические (программы учебных курсов, планы семинарских занятий и методические рекомендации к изучаемой дисциплине, учебные рабочие программы).
Функции РИСа:
– формирует ежеквартальные, годовые и перспективные планы внутривузовских изданий Института;
– проводит отбор заявок и планов-проспектов будущих изданий на основании сведений об обеспеченности учебной и научной литературой учебного процесса, проведения научно-исследовательских работ и других потребностей вуза;
– осуществляет экспертизу рукописей, поданных для включения в тематический план изданий Института;
– подготавливает проекты решения ученого совета Института по данному вопросу.
Редакция (Редакционная коллегия) коллегия журнала «Оренбуржье музыкальное» (далее – Редколлегия) осуществляет производство и выпуск средства массовой информации. Входит в состав информационно-издательского центра Института и состоит из 12 человек: главный редактор, директор музыкального колледжа, директор музыкальной школы, доцент кафедры теории и истории музыки, заведующая редакционно-издательским отделом, художественный редактор, технический редактор. Внештатные сотрудники: дизайнер, фотокорреспонденты (2 человека), журналист (1 человек).
Учредителем журнала «Оренбуржье музыкальное» (далее – Журнал) является ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей». Полное официальное наименование: Редакция журнала «Оренбуржье музыкальное». Редакция не является юридическим лицом, самостоятельным хозяйствующим субъектом. Редакция является структурным подразделением Учредителя и не имеет самостоятельного баланса, расчетного счета, не имеет собственных печатей и штампов.
Целями деятельности Редакции являются информация и пропаганда музыкальных и творческих знаний.
Основной задачей Редакции является периодический выпуск журнала. В соответствии с целями и задачами, указанными в настоящем разделе Редакция осуществляет следующие функции:
– производство и выпуск Журнала;
– сбор информации, подготовка и редактирование материалов для выпуска Журнала.
Студенческое научное общество ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» является добровольной общественной организацией студентов Института, объединившихся на основе общности научных интересов и активно занимающихся научно-исследовательской работой на кафедрах, в лабораториях, других подразделениях института и курируется проректором по научной работе. В состав входят активные и преуспевающие студенты, заинтересованные в научной деятельности института, не более 10 человек.
Деятельность СНО основывается на принципах добровольности, равноправия, самоуправления и законности.
Художественный совет ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» создается в целях развития содержания образования, повышения качества обучения и воспитания обучающихся, для решения основных вопросов творческой и практической работы по специальным дисциплинам, связанных с подготовкой концертных программ. Состоит из: проректора по организационной и творческой работе, помощника ректора, секретаря.
Художественный совет действует в целях решения вопросов творческой и практической работы Института и является совещательным органом.
Функции и задачи художественного совета:
Совет заместителей деканов по организационной работе ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» является координирующим органом, деятельность которого направлена на проведение организационной и методической работы с педагогами учебных групп по ведению воспитательной работы со студентами. Состоит из 6 человек: Проректор по организационной и творческой работе, председатель совета, зав. кафедрой мастерства артиста театра и кино, зав. кафедрой вокального искусства, зав. кафедрой хорового дирижирования при музыкальном колледже, декан кафедры заочного отделения.
Основная цель деятельности Совета заместителей деканов – совершенствование и повышение качества и эффективности методической и организационной составляющих воспитательной работы со студентами Института путем обеспечения организации и координации эффективной деятельности педагогов учебных групп и Студенческого совета, мониторинг качества педагогической работы в Институте.
Для достижения цели Совет деканов выполняет следующие функции:
– осуществляет консультационную, методическую и организационную помощь начинающим педагогам института, способствует пониманию единой концепции воспитательной деятельности в Институте и вовлечению в ее реализацию;
– организует обмен опытом работы педагогов учебных групп, изучает и обобщает опыт лучших из них, а также воспитательную работу со студентами в других ВУЗах;
– разрабатывает рекомендации по внедрению эффективных методов работы педагогов со студентами;
– координирует и контролирует работу педагогов, заслушивает их отчеты;
– формирует пакет документов по методическому обеспечению работы педагогов, включая полугодовые и годовой отчеты педагогов;
– участвует в организации и проведении ежегодных конкурсов на звание лучшего педагога Института и лучшей учебной группы Института;
– информирует студентов, профессорско-преподавательский состав о воспитательной работе посредством размещения информации на информационных стендах, в газете «Оренбуржье музыкальное» и на сайте Института.
Студенческий совет ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» (далее – студенческий совет) является одной из форм самоуправления образовательного учреждения высшего профессионального образования (далее – вуза) и создается вузом в целях обеспечения реализации прав обучающихся на участие в управлении образовательным процессом, решения важных вопросов жизнедеятельности студенческой молодежи, развития её социальной активности, поддержки и реализации социальных инициатив. Состоит из 16 человек: председатель совета, заместитель председателя совета, председатель студенческого совета гуманитарно-творческого факультета + активы факультета (4 человека), председатель музыкального факультета + активы факультета (6 человек), председатель студенческого профсоюзного комитета, председатель совета общежития. Студенческий клуб осуществляет свою деятельность по 2 основным направлениям:
– студенческий клуб;
– спортивный клуб.
Студенческий клуб, далее по тексту «Клуб», является структурным подразделением ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей», предназначенным для повышения культурного уровня студенческой молодежи, а также для координации работы по вопросам молодежной политики с районными, городскими, краевыми государственными и общественными организациям. Состоит из человек: заведующий клуба – доцент гуманитарно-творческого факультета кафедры педагогики, социально-экономических и гуманитарных дисциплин председатель клуба – студент, выбранный студенческим советом, методист-организатор, студенты Института из выбранные, с помощью голосования на студенческом совете.
Клуб физической культуры и спорта ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» (далее Институт), именуемый в дальнейшем «Спортивный клуб» является самодеятельной общественной организацией, способствующей развитию физической культуры, спорта и туризма в институте. Состоит из 2 человек: председатель клуба – студент музыкального факультета, информационная и техническая деятельность – студент гуманитарно-творческого факультета.
Административно-хозяйственный отдел является структурным подразделением ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» при проректоре по административно-хозяйственной работе.
Отдел создастся и ликвидируется приказом ректора. Работа отдела осуществляется в соответствии с уставными целями Института и годовыми планами Института во взаимосвязи со всеми структурными подразделениями и органами управления Института, государственными и муниципальными органами управления образованием, образовательными учреждениями и другими заинтересованными лицами.
Функции отдела:
– планирование и организация косметического ремонта помещений института и структурных подразделении, контроль за качеством его проведения, приемка выполненных ремонтных работ;
– наблюдение за состоянием освещения, систем отопления, вентиляции и канализации, принятие мер по обеспечению соответствия состояния этих систем установленным нормам;
– организация хозяйственного обслуживания совещаний и конференций, проводимых на территорий института;
– участие в разработке распорядка рабочего дня сотрудников, обеспечение организации их обеденного перерыва и контроль за соблюдением установленного на перерывы времени;
– внедрение средств механизации труда младшего обслуживающего персонала.
Коммерческий отдел ГБОУ ВО «ОГИИ им. Л. И. Ростроповичей» является структурным подразделением и осуществляет свои функции во взаимодействии с другими подразделениями. Состоит из 3 человек: Начальник коммерческого отдела, специалист – 2 человека. Целями коммерческого отдела является организация деятельности по своевременному поступлению денежных средств за обучение студентов, контроль за выполнением обязательств по договорам каждой стороной, анализ результатов деятельности отдела и взаимоотношений с заказчиками, мониторинг поступления денежных средств.
Функции коммерческого отдела:
– координация деятельности с другими отделами Института, а также с предприятиями, организациями в рамках исполнения возложенных на сотрудников коммерческого отдела обязанностей;
– участие в мероприятиях по разработке, согласованию договоров о подготовке специалистов с высшим образованием;
– планирование улучшения качества (в соответствии с компетенцией подразделения);
– контроль соблюдения требований охраны труда;
– контроль своевременности исполнения документов, их систематизации и хранения;
– участие в реализации Политики и Целей Института в области качества;
– принятие необходимых мер для качественного выполнения функций и обязательств Института по договорам и соглашениям;
– заключение договоров на подготовку специалистов с высшим профессиональным образованием всех форм обучения и оформление необходимой сопроводительной документации (соглашений к договорам, писем-извещений, счетов, счетов-фактур и т.д.);
– учет оплаты, поступившей за обучение по договорам. При не поступлении оплаты в установленные сроки – подготовка договоров к расторжению и передача в институты/факультеты списков должников на отчисление, согласно распоряжения проректора по НР;
– в процессе осуществления своих функций КО взаимодействует с внешними организациями, а также с должностными лицами и подразделениями Института.
Организационная структура данного учреждения очень обширна и имеет многоуровневый характер, но, тем не менее, гибко выстроена, с целью эффективной работы института и его филиалов, что способствует улучшению качества работы и разделению трудовых ресурсов Института.