1. Заявки на приобретение материалов составляются сотрудниками соответствующих отделов предприятия. В них содержится информация:
- о виде;
- количестве;
- времени получения материалов;
- подразделении, выдвинувшем заявку, ее авторе.
Заявки составляются с опережением, т. е. учитывают время, которое проходит между размещением заявки и поступлением материала на предприятие. Увеличение этого времени позволяет уменьшить отрицательный эффект от форс-мажорных обстоятельств, которые могут повлиять на своевременное поступление поставок. С другой стороны, увеличение этого времени приводит к росту запасов на предприятии и увеличивает расходы на хранение материальных ресурсов. Из этого следует, что заявки должны устанавливать минимальное время опережения, учитывающее возможности поставщиков и потребности предприятия. Таким образом достигается максимальная экономическая эффективность.
2. Размещенные заявки анализируются в отделе снабжения. В этом анализе принимают участие также сотрудники подразделений, выдвинувших эти заявки. Для анализа обычно используются методы функционально-стоимостного анализа и метод конструирования стоимости. Также для потребляемых ресурсов может решаться задача "сделать или купить" (см. вопрос 12). Его целью является минимизация издержек по каждому виду закупаемых материалов.
Анализ заявок должен дать ответы на вопросы:
- оправданны ли запрашиваемые материалы;
-можно ли использовать материалы с меньшей стоимостью;
- возможно ли использование других видов материалов;
- можно ли упростить конструкцию выпускаемого изделия;
- присутствует ли вероятность снижения цены на запрашиваемые материалы поставщиком в случае его участия в разработке изделия.
При этом отдел материально-технического снабжения не имеет права самолично изменять конструкцию изделия и заменять запрашиваемые ресурсы более дешевыми.
Задачей отдела является лишь выработка рекомендаций, которые могут уменьшить стоимость заказа. Решение об использовании этих рекомендаций принимается на уровне функциональных подразделений предприятия.
Совместная работа отдела снабжения, конструкторского и технологического отделов позволяет вырабатывать технически и экономически выгодные решения, которые могут привести к совершенствованию конструкции изделия и технологии его изготовления на основе применения более качественных материалов с меньшей стоимостью.
3. Следующий этап в процессе приобретения материалов — выборпоставщиков.
Основные критерии при выборе поставщиков:
- его надежность;
- качество поставляемых материалов;
- сроки поставок;
- удаленность от предприятия;
- наличие у поставщика собственных производственных мощностей.
Информацию о поставщиках отдел материально-технического
снабжения получает из разных источников, таких как:
-личные контакты;
-рекламные издания;
- каталоги;
- выставки и многие другие.
На основе этих источников составляется список наиболее надежных поставщиков, из которого выбирается вариант с наиболее выгодными условиями, исходя из затрат и сроков поставок. При размещении заказов на крупные партии целесообразно разделить их между несколькими поставщиками, что позволяет избежать форс-мажорных обстоятельств и проверить конкурентоспособность основного поставщика.
Более подробно задача выбора поставщиков рассматривается далее в вопросе 14.
4. После выбора поставщиков непосредственно осуществляются закупки. На этом этапе производится выбор метода закупок (приобретение материалов одной партией, мелкими регулярными партиями, ежедневными или ежемесячными партиями, по мере необходимости, единичными закупками). Выбор метода закупок рассмотрен в вопросе 13. Во время этого этапа проводятся переговоры с поставщиками, разрабатываются условия поставок, оплаты и организации транспортировки материальных ресурсов. На основе выработанных решений заключается договор о поставках. При этом составляются графики поставок, в случае необходимости осуществляются таможенные процедуры, организовывается приемный контроль.
5.Не менее важная функция отдела снабжения — контроль качества поставки. Отделом контролируется само качество получаемых материалов, отслеживается брак, проверяются сроки поставок и производится при необходимости корректировка графиков поставок при изменении экономических и производственных условий.
6. Сделка завершается после поступления заказанных материалов в соответствии с условиями контракта. На этом этапе отдел снабжения осуществляет приемку материальных ресурсов, подтверждающую, что заказанная продукция необходимого качества поступила в нужном количестве в оговоренное время за условленную цену. Составляется документ о купле-продаже.