Термины, характеризующие проект




Цель работы

Ознакомиться с основными объектами и понятиями, применяемыми в Microsoft Project. Получить практические навыки по созданию проекта в Microsoft Project.

 

Теоретические сведения

Возможности программы Microsoft Project

Проект может содержать огромное количество отдельных задач, ресурсов, назначений, дат и другой информации. Отследить такое количество данных невозможно без специализированных инструментов. Используя программу подготовки электронных таблиц или документов, можно создать таблицу, в которой будут описаны задачи, их продолжительность, даты начала и завершения, а также присвоенные ресурсы. Однако по мере погружения в детали проекта вы можете попытаться получить более приспосо6ленный инструмент. Ведь при помощи обычной таблицы невозможно:

- определить даты начала и завершения;

- проверить реальную доступность назначенного ресурса;

- получить информацию о том, что выбранный ресурс уже занят или перегружен;

- узнать о близости критического срока;

- рассчитать освоенный проектом бюджет;

- представить задачи в виде диаграммы Ганта или сетевой диаграммы, которые могли бы дать возможность представить визуальную схему проекта.

Чтобы получить возможность решить все поставленные выше задачи, можно создать аналогичную таблицу в программе Microsoft Project. После этого вы получаете возможность использовать базу данных проекта, рассчитывать расписание и просматривать диаграммы, что значительно упрощает задачу управления проектами.

Несмотря на то, что программа Microsoft Project не может сама рассчитать наиболее подходящую дату завершения работы, она может пригодиться для расчета усилий и затрат, необходимых для завершения проекта в установленный срок. Программа не в состоянии выполнить длительные и трудоемкие задачи, но поможет найти для них в расписании дополнительное время или ресурсы. Microsoft Project не может повлиять на отсутствие желания завершить свою часть работы у того или иного участника проекта, но сможет подсказать, кто конкретно занимается выполнением критических задач, влияющих на успешность завершения всего проекта в целом.

Программа Microsoft Project помогает упростить работу на всех стадиях управления проектом, начиная от обзора объема работ, моделирования расписания и отслеживания хода работ и заканчивая сохранением полученных результатов и завершением проекта, стандартизировать управление проектами в масштабах корпорации.

Термины, характеризующие проект

Базовый план (baseline). Моментальный снимок ключевой проектной информации о задачах, в том числе даты начала и завершения, длительность и затраты. Позволяет сравнивать запланированный и реальный ход выполнения задач.

Ограничения (constraints). Специфические даты, ассоциируемые с определенными задачами. Например, временные ограничения могут устанавливать срок завершения задачи или дату начала выполнения задачи.

Проектный результат (deliverable). Материальный продукт или результат, создание которого означает завершение одной из фаз или проекта в целом.

Зависимость (dependency). Взаимосвязь задач. Если одна задача не может начинаться или завершаться, пока не завершилась или не началась другая, то такие задачи называются зависимыми.

Диаграмма Ганта (Gantt chart). Графическое представление проекта. Левая часть диаграммы Ганта состоит из таблицы, содержащей имена и другую информацию о задачах. В правой части расположена линейная диаграмма, отражающая временную зависимость. Каждый отрезок означает задачу, а также дату ее начала и завершения и длительность. На диаграмме Ганта также могут быть показаны зависимости задач.

Вехи (milestones). Важное событие проекта, чаще всего обозначающее завершение основного назначения или фазы проекта. Вехи являются частью списка задач проекта.

Сетевой график (network diagram). Графическое представление проекта, в котором задачи представлены в виде точек, а связывающие их линии характеризуют взаимосвязь задач. Иногда сетевую диаграмму называют диаграммой PERT (program evaluation and review technique).

Фазы (phase). Группа задач, являющаяся основной стадией жизненного цикла проекта. Выходным продуктом фазы обычно является основной проектный результат (deliverable).

Объем (scope). Определенная работа, которая должна быть выполнена для создания продукта или сервиса, являющегося конечной целью проекта.

Заинтересованные лица (stakeholders). Организации или частные лица, заинтересованные в получении результата проекта и влияющие на достижение этого результата. К их числу относятся: менеджер проекта, члены его команды, организация, спонсирующая проект, и покупатели.

Зависимости задач (task dependency). Взаимосвязь задач. Если одна задача не может начаться или закончиться, пока не завершится или не начнет выполняться другая, то такие задачи называются зависимыми, или взаимосвязанными.

Создание модели проекта

Программа Microsoft Project может использоваться для создания модели проекта, отражающей его реальное состояние. В программу вводятся различные данные о проекте, в том числе информация о задачах, ресурсах, назначениях и так далее. Это позволяет организовывать и управлять информацией о проекте, поступающей в дальнейшем

В программе Microsoft Project хранится вся необходимая информация о проекте, и для получения тех или иных конкретных данных достаточно приложить мини­мум усилий. Информация доступна для анализа и других манипуляций, которые могут помочь решить возникающие проблемы или принять те или иные решения, ведущие к успешному завершению работы над проектом. Если в ходе работы совершались какие-либо действия, то их можно внести в Microsoft Project, и программа произведет все необходимые изменения (смотри рисунок 1).

Рисунок 1 – Моделирование проекта

 

 

На стадии планирования можно использовать программу Microsoft Project для решения следующих задач:

- Создание фаз, вех и списков задач. Microsoft Project использует список задач в качестве основы проектной базы данных, создаваемой для работы над проектом. Есть возможность объединять задачи в фазы либо отдельные подзадачи в суммарные задачи, разделяя проект на управляемые сегменты.

- Расчет длительностей задач. Одна задача может быть завершена за два часа, в то время как для завершения другой потребуется четыре дня. Программа использует длительности отдельных задач для построения расписания проекта.

- Создание связей задач друг с другом. Существуют такие задачи, которые не могут начаться до тех пор, пока не будут завершены предыдущие задачи. Microsoft Project использует созданные связи для построения расписания. Длительность и взаимосвязь задач показана на диаграмме Ганта и сетевой диаграмме.

- Ввод планируемых критических сроков и других ограничений. Программа Microsoft Project создает расписание, учитывая введенные ограничения, и информирует пользователя при возникновении конфликтов между ограничениями и вводимыми данными о длительности и взаимосвязи задач.

- Настройки и назначение ресурсов. Microsoft Project не только отслеживает присвоение ресурсов задачам, но и распределяет назначения, исходя из доступности ресурсов и информирует пользователя о ситуациях, когда тот или иной ресурс перегружен задачами, что приводит к невозможности выполнения их в указанные сроки.

- Расчет стоимости ресурсов и задач. Microsoft Project позволяет указать для ресурсов часовые или месячные повременные ставки, вводить стоимость однократного использования ресурса или другие затратные параметры, ассоциируемые с задачами. Microsoft Project производит необходимые расчеты и добавляет данные о затратах, что позволяет увидеть реальную стоимость проекта. Эти данные часто используются в качестве основы для планирования бюджета проекта.

- Внесение корректировок в план в соответствии с планируемым бюджетом и датой завершения. При внесении изменений в план проекта Microsoft Project автоматически выполняет перерасчет расписания.

На стадии выполнения проекта Microsoft Project может применяться для выполнения следующих действий:

- Сохранение базовых планов. Базовый план представляет собой моментальный срез текущего состояния проекта и применяется для отслеживания или сравнения. При внесении информации о ходе выполнения задач всегда есть возможность сравнить текущее состояние дел с изначальным планом. Это позволяет получать информацию, помогающую отслеживать расписание и бюджет проекта.

- Обновление данных о ходе выполнения задач. Программа Microsoft Project дает возможность вносить данные о ходе выполнения в виде процента завершения, освоенного объема и оставшегося объема. После ввода данных расписание задач автоматически пересчитывается.

- Сравнивание действительной и запланированной информации о задачах. Используя сохраненные базовые планы, программа Microsoft Project предлагает различные варианты представлений, демонстрирующих базовый план в сравнении с текущим и запланированным состоянием проекта, а также отклонения базовых величин от текущих.

- Просмотр планируемых и текущих затрат. Кроме получения данных об отклонениях выполнения задач можно сравнивать базовые затраты с текущими, а также обозначенными в расписании затратами, Microsoft Project может использовать базовый план и текущую информацию о расписании для подсчета данных об освоенном объеме, которые можно применить для проведения более подробного анализа проекта.

- Внесение изменений в соответствии с изменениями объема, даты завершения или бюджета. При внесении того пли иного изменения программа пересчитает распи­сание автоматически.

- Создание отчетов о ходе работ, затратах, освоении ресурсов и т. д. Используя базу данных и вычислительные возможности Microsoft Project, можно создавать множество разнообразных встроенных отчетов. Например, в состав пакета входит суммарный отчет о проекте, отчет о вехах, задачах, которые должны начаться в скором времени, задачах, превышающих запланированный бюджет, о списках задач, выполняемых определенными ресурсами, и т. д. Можно изменять встроенные отчеты или создавать собственные отчеты с нуля.

На стадии завершения проекта Microsoft Project помогает выполнить следующие действия:

- Получить данные о реальной длительности задач.

- Получить данные о последовательности выполнения задач. В некоторых слу­чаях трудно понять, в какой последовательности должны выполняться те или иные задачи. Пользуясь опытом, полученным в текущем проекте, можно узнать, какая последовательность выполнения ближе к идеалу.

- Сохранить шаблон для последующих проектов. Можно использовать проектный план в качестве основы для последующих, сводных проектов, В этом случае вся информация о задачах, длительностях, вехах, назначениям последовательности, длительности и взаимосвязи задач будет под рукой и будет достаточно внести в почти готовый проект небольшие изменения, соответствующие требованиям к новому проекту,

Программа Microsoft Project применяется для одновременного управления несколькими проектами. При этом существует возможность видеть информацию о задачах или ресурсах, используемых сразу во всех проектах.

При моделировании проекта Microsoft Project выступает в качестве проектной информационной системы. Программа обрабатывает и сортирует информацию, позволяя работать с данными, анализировать их и принимать решения, основанные на тщательно рассчитанной информации об управлении проектом. Microsoft Project как проектная информационная система выполняет три основные функции:

- хранение данных о проекте, в том числе о задачах, ресурсах, назначении, длительности, взаимосвязи и последовательности задач, календарях и так далее;

- расчет данных, в том числе вычисление дат, расписаний, затрат, длительности, критического пути, освоенного объема, отклонений и так далее;

- представление запрашиваемой информации: можно выбирать представления, таблицы, фильтры, группы, поля или отчеты в зависимости от того, в каком виде вы желаете видеть модель проекта.

 

Практическая часть



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-10-11 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: