Информацию о ходе выполнения можно обновлять путем ввода фактических данных в поля задач, такие как процент завершения, длительность, даты начала и окончания. Эти методы могут использоваться даже в тех случаях, когда в Microsoft Project не ведется учет ресурсов.
Самый простой метод отслеживания – Обновление по графику. При этом Microsoft Project считает, что проект выполняется в точном соответствии с планом. В качестве даты, по которую завершены трудозатраты можно использовать любую. При использовании этого метода информация о задачах обновляется таким образом:
- Любые задачи, дата окончания которых установлена до выбранной даты, считаются завершенными, причем в качестве даты завершения берется запланированная дата окончания.
- Любые задачи, дата начала которых установлена до выбранной даты, а дата окончания находится после нее, считаются выполненными по выбранную дату.
- Любые задачи, дата начала которых установлена после выбранной даты, не претерпевают никаких изменений.
Для обновления проекта по графику необходимо:
- Выбрать меню Сервис – Отслеживание – Обновить график. Появится диалоговое окно Обновление проекта.
- Убедиться, что в диалоговом окне выбран переключатель Обновить трудозатраты как завершенные по.
- Указать в соответствующем поле дату, по которую должны быть завершены трудозатраты. По умолчанию выбирается текущая дата.
- Выбрать переключатель устанавливать % завершения в диапазоне от 0 до 100, чтобы можно было определять состояние задачи и устанавливать соответствующее значение процента завершения.
- Выбрать переключатель устанавливать % завершения равным только 0% или 100%, чтобы даже начатые задачи считались выполненными на 0%.
Этим методом можно обновлять состояние всего проекта (Для всего проекта) или только выделенных задач (Для выбранных задач).
Другой, относительно простой метод отслеживания хода работ – ввод процента завершения задач. При этом Microsoft Project самостоятельно рассчитывает фактическую и оставшуюся длительности.
Чтобы указать процент завершения для одной или нескольких задач необходимо:
- В представлении со списком задач (например, Диаграмма Ганта) выделить задачи, для которых необходимо ввести процент завершения.
- Щелкнуть на кнопке Сведение о задаче на панели инструментов Стандартная.
- В диалоговом окне Сведения о задаче перейти на вкладку Общие.
- В поле Процент завершения указать процент завершения, который будет установлен для всех выделенных задач.
После этого задачи будут обновлены таким образом, чтобы отразить введенную информацию о проценте завершения. На диаграмме Ганта процент завершения указывается тонкой черной линией внутри отрезка задачи.
К методам отслеживания в Microsoft Project относится и ввод фактической длительности. При вводе фактической длительности задачи программа автоматически рассчитывает процент завершения. При необходимости можно самостоятельно изменить значение оставшейся длительности.
Чтобы ввести фактическую длительность одной или нескольких задач необходимо:
- В представлении со списком задач выделить задачи, для которых необходимо ввести фактическую длительность.
- Выбрать меню Сервис – Отслеживание – Обновить задачи. На экране появится диалоговое окно Обновление задач.
- Ввести фактическую длительность задач в поле Факт.длительность.
- Если ожидается, что выполнение задачи займет иное количество времени, нежели планировалось первоначально, указать оставшуюся длительность в поле Ост.длительность
Отслеживать ход работ можно также через ввод фактических дат начала и окончания задач. Когда вводится фактическая дата начала, запланированная дата начала изменяется таким образом, чтобы соответствовать фактической. То же происходит с датой окончания.
Чтобы ввести фактические даты начала и окончания необходимо:
- В представлении со списком задач выделить задачи, для которых необходимо ввести фактические даты начала или окончания.
- Выбрать пункт меню Сервис – Отслеживание – Обновить задачи.
- В разделе Фактические даты указать фактическую дату начала или окончания.
- Запланированные даты начала и окончания отображаются в разделе Текущие даты.
3.3 Перепланировка проекта
Предположим, что работа по проекту началась несколько месяцев назад. Некоторые задачи завершены, другие находятся в процессе разработки. Возникали ситуации с перерывами на некоторых задачах (переориентация ресурсов на более сложные задачи). Для дальнейшего отслеживания необходимо перепланировать незавершенные задачи на текущую дату. Microsoft Project сдвинет все незавершенные задачи вперед к той дате, которая будет указана. Также необходимо сохранить новый базовый план.
Чтобы перенести незавершенные задачи необходимо выполнить следующие действия:
- Выбрать пункт меню Сервис – Отслеживание – Обновить проект.
- Выбрать переключатель Перепланировать незавершенные трудозатраты с началом после.
- Указать дату возобновления проекта в соответствующем поле. По умолчанию выбирается текущая дата.
Этим методом можно перепланировать как весь проект целиком, так и отдельные задачи.
4 Контроль и оптимизация календарного плана проекта
4.1 Контроль выполнения календарного плана
Контроль выполнения календарного плана .
Отклонение даты окончания задачи вычисляется следующим образом:
- Отклонение Окончания = (Запланир./Текущее) Окончание – Базовое окончание
Контроль хода работы в целом.
Контроль статистики по проекту в целом позволяет получить общую картину соответствия хода работ базовому плану.
Чтобы вывести на экран статистику по проекту, необходимо:
- Выбрать пункт меню Проект – Сведения о проекте.
- В диалоговом окне Сведения о проекте щелкнуть по кнопке Статистика. Появится диалоговое окно Статистика проекта. В столбце Окончание указывается текущая (запланированная) дата окончания проекта.
Можно сделать так, чтобы всегда можно было следить за графиком проекта. Для этого необходимо добавить строку, соответствующую суммарной задаче проекта.
- Выбрать представление Диаграмма Ганта или какое-либо другое представление со списком задач.
- Выбрать пункт меню Сервис – Параметры. В открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Вид.
- Установить флажок Показывать суммарную задачу проекта.
Суммарная задача проекта отображается вверху любого представления со списком задач. Данные по всем задачам проекта сводятся воедино, а результат отображается в строке, соответствующей суммарной задаче проекта.
Контроль отклонений.
Чтобы проверить отклонения текущего плана от базового необходимо применить к выбранному представлению таблицу Отклонение.
- Открыть Диаграмму Ганта или иное представление со списком задач.
- Выбрать пункт меню Вид – Таблица – Отклонение. К текущему представлению будет применена таблица Отклонение.
Контроль критического пути.
Чтобы вывести на экран критический путь:
- Меню Вид – Диаграмма Ганта с отслеживанием
Можно отфильтровать список задач таким образом, чтобы в нем отображались только критические задачи:
- Меню Проект – Фильтр – Критические задачи.
Чтобы вернуть на экран все задачи, необходимо:
- Меню Проект – Фильтр – Все задачи
Контроль выполнения задач.
Для выявления потенциальных проблем при выполнении задач в программе Microsoft Project предусмотрены следующие фильтры:
- Задачи с задержкой/превышением бюджета для;
- Должны начаться к;
- Должны начаться или закончиться к;
- Запаздывающие и с задержкой;
- Запаздывающие задачи;
- Задачи с крайними сроками;
- Задачи с фиксированными датами.
Задействуются эти фильтры следующим образом:
- Выбрать представление Диаграмма Ганта или какое-либо иное представление со списком задач, который необходимо отфильтровать.
- Щёлкнуть на стрелке в поле Фильтр панели инструментов Форматирование.
- Выбрать нужный фильтр в раскрывшемся списке Фильтр.
- Для отмены фильтрации и вывода всех определенных задач выбрать в том же списке пункт Все задачи.
Можно также составить отчет, предоставляющий сводную информацию о выполнении задач:
- Выбрать пункт меню Вид - Отчеты.
- Дважды щёлкнуть на значке Текущая деятельность.
- Дважды щёлкнуть на том отчёте, который необходим (неначатые задачи; задачи, которые скоро начнутся; выполняющиеся задачи и т.д.)
- Если на экране появится диалоговое окно, запрашивающее дополнительные сведения, введите их и щёлкните ОК. Появится окно предварительного просмотра отчета.
Работа с линиями хода выполнения.
На диаграмму Ганта можно нанести линии хода выполнения. Также, как индикаторы, линии хода выполнения позволяют выявить задачи, отстающие от графика, выполняющиеся точно в срок или идущие с опережением. Любую конкретную дату можно установить в качестве даты отчета о состоянии.
Добавления линий хода выполнения осуществляется следующим образом:
- Выбрать представление Диаграмма Ганта.
- Выбрать пункт меню Сервис – Отслеживание – Линии хода выполнения. На экране появится диалоговое окно Линии хода выполнения.
- На вкладке Даты и интервалы установить флажок Всегда показывать текущую линию хода выполнения. После этого выберите переключатель, определяющий, должна ли линия хода выполнения строиться на дату отчёта о состоянии или на текущую дату.
- В разделе Показывать линии хода выполнения на основе установите переключатель в соответствии с тем, какой план должен использоваться при построении линий: фактический или базовый.
- Установите прочие параметры дат и интервалов, управляющие отображением линий хода выполнения. Можно ввести конкретные даты, для которых будут построены линии, выводить линии через определённые интервалы и так далее.
- Перейти на вкладку Стили линий и настроить отображение линий хода выполнения на диаграмме Ганта. Можно выбрать тип и цвет линии, а также форму и цвет точки соединения, как для текущей линии, так и для всех остальных.
Чтобы убрать линии хода выполнения с экрана, необходимо выполнить следующие действия:
- Выбрать пункт меню Сервис – Отслеживание – Линии хода выполнения. На экране появится диалоговое окно Линии хода выполнения.
- Снять флажок Всегда показывать текущую линию ходы выполнения на вкладке Даты и интервалы.