Для автоматизации ресторанного и складского учета в гостинице используются системы FIDELIO F&B и MICROS, которые могут взаимодействовать между собой.
Система FIDELIO F&B позволяет:
a работать с поставщиками (заказы, поставки);
a вести учет товаров на продовольственных складах;
a вести меню, используемое в ресторанах и барах;
a проводить калькуляцию рецептов блюд;
a производить расчет банкетного меню;
a производить инвентаризацию на складах гостиницы;
a на основе данных о продажах проводить автоматическое списание товаров со склада в соответствии с заведенными в систему рецептами;
a получать отчеты о работе складов.
Система FIDELIO F&B является программой для продуктового склада, но нет никаких ограничений для использования ее и для непродовольственных складов.
В системе есть несколько основных понятий:
Склад.
Склад заводится в системе с определенным именем и номером. В системе указывается, является ли он основным (куда осуществляется приход от поставщиков) или складом точки продажи (с него автоматически будут списываться товары, проданные через данную точку продажи).
Товар.
Товар описывается в системе как объект прихода от поставщиков. Он может принадлежать той или иной группе товаров, входить или не входить в калькуляцию рецептов, для него определяются складские и рецептурные единицы.
Блюдо.
Блюдо — объект продаж, имеет название и номер. Для каждого блюда имеется рецепт приготовления. Любое блюдо, имеющее рецепт, может входить в рецепт для другого блюда как составляющая (подрецепт).
Рецепт.
Рецепт — список товаров или подрецептов с указанием количества потребления. Рецепт однозначно привязан к блюду, без блюда рецепт существовать не может. Рецепт имеет себестоимость. В рецепте может быть указано для каждого товара фактор потерь, склад для списания, а также способ приготовления блюда.
Точка продажи.
Точка продажи — бар, ресторан, кафе или столовая, где будут продаваться блюда. Точке продажи может быть определен склад для списания.
Система FIDELIO F&B имеет интерфейсы с системами FIDELIO FO и FIDELIO ENG, а также с системой MICROS.
Наибольший интерес представляет программный интерфейс с системой MICROS, который позволяет переносить данные о продажах блюд в систему FIDELIO F&B.
После проведения ночного аудита в системе MICROS данные о проданных блюдах в ресторанах и барах копируются в систему FIDELIO F&B. Далее, используя функцию автоматического списания, пользователь запускает программу для расчета потребления. Товары, входящие в рецепты к проданным блюдам, автоматически списываются со складов в количестве, указанном в рецепте и в соответствии с количеством продаж.
Данные о продажах, о потреблении товаров с детализацией по точкам продажи и по складам можно получить из отчетов системы FIDELIO F&B.
В системе предусмотрено наличие программного интерфейса с бухгалтерскими программами, в которые переносятся данные о:
a приходах товаров на склад,
a возвратах товаров поставщику,
a передаче товаров в производство,
a возврате товаров из производства,
a списании испорченных товаров,
a списании себестоимости проданных блюд.
Система MICROS, как программа, является программной частью программно-аппаратного комплекса, производимого американской фирмой MICROS, которая недавно купила компанию FIDELIO.
Система MICROS предназначена для автоматизации управления процессами реализации товаров и услуг и состоит из аппаратной части (кассовые аппараты) и программной части (программа).
Кассовый комплекс представляют собой портативные компьютеры (кассовые аппараты (IBM-совместимые), ролл и слип принтеры). Клавиатура (в зависимости от версии системы) может подключаться отдельно, или экран служит активной клавиатурой — на экране отображаются функциональные кнопки и служебная информация. Нажимая на кнопки на экране, пользователь активизирует те или иные функции.
Программная часть комплекса работает под операционной системой UNIX (ее разновидность SCO), которая является одновременно и сетевой оболочкой. Так как в большинстве случаев все остальные программные приложения, используемые в гостинице, (бухгалтерские системы, гостиничные системы, например, FIDEHO FO, и т. д.) работают под операционной системой MS DOS, то для системы MICROS требуется свой сервер.
Через центральный терминал системы заводится следующая информация:
a определяются точки продажи;
a настраиваются меню пользователей;
a заводятся пользователи системы;
a идентифицируются все кассовые терминалы;
a определяются объекты продаж (блюда, услуги и т.д.);
a определяются цены на них;
a определяются периоды продаж (например, завтрак, обед, ужин);
a определяются различные виды налогов с продаж;
a данные по продажам проходят через основной терминал (сервер), где они могут анализироваться;
a система представляет большое количество отчетов на основе данных о продажах
Разграничение доступа во всех системах достигается путем идентификации пользователя и соответствующим для него списком разрешенных операций. Каждый пользователь прикрепляется к какой-либо группе, которой определены права в системе.
Вход в систему возможен следующими способами:
a для системных администраторов и настройщиков — традиционный, ввод персонального имени и пароля;
a для непосредственно пользователей системы (барменов, официантов, кассиров) идентификация осуществляется путем считывания кода с персональной карточки, которую они перед началом работы в системе проводят через специальную щель в кассовом аппарате.
Система MICROS позволяет принимать следующие виды оплат:
a наличные;
a кредитные карты (система считывает вид карты, номер, фамилию владельца, а при наличии соответствующего интерфейса автоматически через процессинговый центр списывает нужную сумму со счета клиента);
a отнесение суммы счета на счет номера клиента в гостинице (если в гостинице установлена система FIDELIO FO и работает интерфейс между этими системами).
Как и в системе FIDELIO FO в системе MICROS перевод даты (закрытие операционного дня) производится путем проведения специальных процедур. Для начала проведения ночного аудита в системе MICROS необходимо, чтобы закрылись все кассиры (сверили наличие денег у них и по системе, распечатали свои отчеты по смене и т.д.).
Во время проведения ночного аудита печатаются отчеты о прошедшем дне (отчеты о проданных блюдах, о видах оплат, выручке и т.д.), кроме этого, если есть интерфейс с системой FIDELIO F&B, готовятся данные о продажах для проведения автоматического списания ингредиентов проданных блюд в соответствии с заведенными рецептами.
К основным преимуществам систем FIDELIO и MICROS относятся следующие возможности:
a возможность интегрирования многих отдельных участков в один глобальный комплекс;
a наличие версий программ на русском языке;
a широкая функциональность данных систем;
a удобство и быстрота работы для пользователей;
a удобства и быстрота обслуживания, наглядность и различные формы выставленных счетов для клиентов;
a конфиденциальность хранения информации. Данными преимуществами не обладает ни одна из систем, присутствующих на российском рынке.
ЭФФЕКТИВНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИЙ ГОСТИНИЧНО-ТУРИСТИЧЕСКОГО КОМПЛЕКСА (ГТК)
Теоретические подходы к определению сущности и содержания эффективности организаций ГТК
В любой деятельности можно выделить определенный результат, последствия которого человек всегда стремился оценить. В отечественной науке управления развитие понятия эффективность исторически начинается с эффективности производства предприятия и несколько позже — эффективности управления производством.
Вопросы эффективности в нашей стране широко освещались в научной литературе и детально рассматривались в нормативно-методических и инструктивных материалах соответствующих органов управления. Однако в условиях государственной собственности и отсутствия рынка ресурсов, продукции, капитала практически все решения в отношении использования ресурсов принимали централизованные органы управления. Сложный динамический процесс принятия экономических решений принимал форму централизованного экономического планирования. Деятельность предприятий в основном ограничивалась производством. Соответственно все усилия были сосредоточены на анализе, контроле и планировании, как правило, текущей результативности (эффективности) производства предприятия.