Проектный менеджмент
Проектный менеджмент (англ. project management) в широком понимании - это профессиональная деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов путем воздействия на работников для успешного осуществления проектов.
Проектный менеджмент представляет собой также методологию организации, планирования и координации использования человеческих и материальных ресурсов на всем протяжении жизненного цикла проекта (говорят также - проектного цикла), направленную на эффективное достижение целей проекта путем применения системы современных методов, техники и технологий управления.
Являясь одним из функциональных направлений общего менеджмента, проектный менеджмент выполняет следующие традиционные функции:
· целеполагание (формирование инвестиционного замысла проекта, инициация проекта или его очередной фазы, разработка концепции проекта и т.д.);
· планирование (планирование предметной области проекта, структурная декомпозиция проекта, определение работ и их взаимосвязей, планирование ресурсов, календарное планирование работ, планирование контрактов и поставок и т.д.);
· организация (организация и координация выполнения плана проекта, формирование команды проекта, организация офиса проекта, распределение информации, размещение заказов на работы, услуги, поставки, заключение контрактов и их сопровождение и т.д.);
· мотивация (создание системы мотивации и стимулирования всех участников проекта);
· контроль (предоставление отчетов о ходе выполнения работ проекта, контроль предметной области, сроков выполнения, стоимости проекта, контроль мероприятий по снижению рисков, контроль качества проекта, контроль выполнения контрактов, завершение проекта).
Сущность проектного менеджмента заключается в сосредоточении прав и ответственности за достижение целей проекта у одного человека или небольшой группы. Этот человек - менеджер проекта, который обеспечивает осуществление проекта, реализуя ключевые функции по управлению проектом. В целом такое «управление» предполагает, что отдельный индивидуум не может справиться с решением большого объема задач, поэтому требуется объединение специалистов и разделение труда. Отсюда возникает необходимость в системе управления, преследующей определенные цели. Чтобы достичь определенных целей, требуются ресурсы, которые необходимо мобилизовать, скомбинировать, скоординировать и использовать.
В ходе управления проектами необходимо достичь две группы целей:
а) обеспечить планомерное повышение потенциала системы, для которой выполняется проект;
б) добиться эффективности использования ресурсов в процессе осуществления проекта.
Проектный менеджмент представляет собой не только науку, но и искусство руководства людскими и материальными ресурсами на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техник для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению потребностей участников проекта.
Описание проекта
| Название проекта | Название должно быть краткое, точно передавать суть и ожидаемый результат. |
| 1. Краткая аннотация (не более 0,3 страницы) | Основные вопросы, на которые вы должны ответить, описывая аннотацию проекта: Кто? Организация – цель деятельности, опыт, знания, ресурсы. Для кого? Благополучатели – люди, жизнь которых улучшится в результате реализации проекта. Почему? Проблемы благополучателей или внешние, препятствующие / тормозящие / оказывающие негативное воздействие Что хочет сделать? Конкретные шаги по решению проблем Как? Описание способов / методов решения проблем Что произойдет в результате? Конкретные показатели того, что в результате решения проблем жизнь благополучателей улучшилась Сколько денег / ресурсов для это необходимо? |
| 2. Описание проблемы, решению / снижению остроты которой посвящен проект (не более 1 страницы) | При описании этого раздела необходимо обратить внимание на то, что проблема – это отсутствие чего-то, что-то негативное, приносящее вред, то, что требует изменения. Покажите причины этого негативного явления и его последствия. Изложение проблемы должно быть не простым описанием, а сжатым анализом ее причин. Организация / физическое лицо должна продемонстрировать хорошее знание проблем и причин их возникновения (политические, законодательство, недостаточный объем услуг). Анализ этих факторов должен быть подтвержден количественными показателями, основанными на ранее проведенных исследованиях (необходимо использовать достоверные источники информации, например, данные Статистического управления, Миграционной службы, социологического опроса и т.д.). В хорошо составленной заявке обязательно присутствуют исходные данные - индикаторы, т.е. количественные и качественные показатели, которые являются точкой отсчета для измерения эффективности проекта. |
| 3. Основные целевые группы, на которые направлен проект | Чтобы более четко определить целевую группу вашего проекта, следует ответить на несколько вопросов. Пример характеристик для описания целевой аудитории: Географические: (регион проживания, размер населенного пункта) например, целевая аудитория — это жители Восточной Европы; Социально-демографические: (пол, возраст, доход, род занятий, образование) например, целевая аудитория — женщины в возрасте 20-30 лет со средним доходом, занимающие должности среднестатистического офисного сотрудника; Психографические: например, целевая аудитория — люди, которые стремятся к самовыражению и самоутверждению в обществе; Поведенческие: например, целевая аудитория — люди, которые покупают продукт 1 или менее раз. |
| 4. Основные цели и задачи проекта | При формулировании цели обратите внимание на то, чтобы она соответствовала цели конкурса и миссии организации и была направлена на решение проблемы. Цель - уникальное решение проблемы командой проекта, обладающей необходимыми знаниями, опытом, ресурсами. Действия по устранению негативного явления или его причин. Проследите за соответствием смысловой цепочки: ПРОБЛЕМА => ЦЕЛЬ => РЕУЛЬТАТ. Задачи – технологии. Конкретное описание того, что будет выполнено и достигнуто, частные результаты, этапы на пути к достижению цели. |
| 6. Методы реализации проекта (описание методов реализации проекта, ведущих к решению поставленных задач) B разделе «Методы» Вы должны достаточно подробно описать те виды деятельности, которые необходимы для получения желаемых результатов. Из этого раздела читателю должно стать совершенно ясно следующее: - как будет выполняться работа; - какие потребуются устройства и оборудование; - чем будут заниматься исполнители; - как будут обслуживаться клиенты; - как, где и какие дополнительные ресурсы будут привлекаться и др. В разделе «Методы» Вы должны указать кто, что и для кого делает, и почему делает именно так. Ваш подход к решению проблемы должен выглядеть для рецензента привлекательным. | |
| 6. Календарный план реализации проекта (этапы): (последовательное перечисление основных мероприятий проекта с приведением количественных показателей и периодов их осуществления) При разработке этого раздела следует обратить внимание на следующие моменты: · наличие плана (графика) реализации или поэтапного описания проекта (это можно сделать как в текстовом формате, так и в виде таблицы); · реалистичность, выполнимость плана; · наличие достаточного количества сотрудников и их профессиональный опыт; описание того, кто будет ответственным за проведение каждого мероприятия, каковы виды деятельности, какие ресурсы необходимы для его проведения; · соответствие запрашиваемых и имеющихся ресурсов планируемой деятельности (количественные и качественные показатели) · наличие критериев отбора участников или получателей услуг; · возможность выполнения проекта в заявленные сроки. |
| № | Мероприятие | Сроки(дд.мм.гг) |
| 1. | ||
| 2. | ||
| 3. | ||
| 4. |
| 7. Ожидаемые результаты (Описание позитивных изменений, которые произойдут в результате реализации проекта по его завершении и в долгосрочной перспективе) | |||||||
| Количественные показатели (указать подробно количественные результаты) | Количественные показатели деятельности системы управления включают: комплекс трудовых показателей — экономия живого труда в сфере управления (численность, сокращение трудоемкости процессов управления, создание рабочих мест и др.); финансовые показатели деятельности системы управления (сокращение расходов на управление, налоговые отчисления и т.п.); показатели экономии ресурсов (сокращение продолжительности циклов управления в результате внедрения различных технологий, организационных процедур, улучшение, увеличение, реорганизация площади и т.п.); | ||||||
| Качественные показатели (указать подробно качественные изменения) | Особо важное значение имеют показатели социальной эффективности управления: · повышение научно-технического уровня управления; · уровень интеграции процессов управления; · повышение квалификации менеджеров; · повышение уровня обоснованности принимаемых решений; · формирование организационной культуры; · управляемость системы; удовлетворенность трудом; · завоевание общественного доверия; · усиление социальной ответственности организации; экологические последствия. | ||||||
| 8. Резюме основных исполнителей проекта (Описание функциональных обязанностей и опыта работы основных исполнителей проекта) | |||||||
| Руководитель проекта | ФИО, описание функционала | ||||||
| Главный программист | ФИО, описание функционала | ||||||
| 9. Информация об организациях, участвующих в финансировании проекта (укажите наименование организаций, участвующих в финансировании проекта с указанием их доли, а также информацию об организациях, в которых запрашивались средства на реализацию проекта) | |||||||
| Если Проект совместный, перечислите все партнерские организации (название организации, адрес, роль в реализации Вашего проекта, имя лица, ответственного за проект, должность и номер телефона), опишите сотрудничество с коммерческими, некоммерческими, государственными организациями и должностными лицами. | |||||||
| 10. Дальнейшая реализации проекта (укажите источники финансирования проекта после окончания средств гранта – если планируется) | |||||||
| В данном разделе Вы должны предоставить конкретный план финансирования в будущем, объяснить, каким образом, за счет каких ресурсов Вы надеетесь сохранить и расширить достижения данного проекта. Какие возможны источники финансирования по окончании проекта? Найдутся ли местные частные или государственные учреждения, готовые продолжить финансирование, если Ваш проект окажется успешным? Способен ли сам проект дать необходимые средства – например, за счет платы за услуги, предоставляемые в рамках проекта? Существуют ли какие-либо третьи организации (лица), способные оплачивать услуги, которые Вы предоставляете Вашим клиентам? Собираетесь ли Вы заниматься поиском иных источников финансирования? | |||||||
| 11. Детализированная смета расходов (подробно указываются все расходы. Включаются только запрашиваемые средства гранта) Внимание! Составляя бюджет, внимательно ознакомьтесь с требованиями донора и учтите их! Не стоит запрашивать средства, превышающие максимальный размер гранта, или обращаться с просьбой профинансировать те статьи расходов, которые условиями конкурса исключены из финансовой поддержки. В противном случае, Вы рискуете тем, что ваша заявка может быть отклонена почти на последнем этапе. | |||||||
| № | Статья расходов | Стоимость (ед.), руб. | Кол-во единиц | Всего, руб. | |||
Руководитель проекта __________________________ Дата _________________
подпись
СМАРТ-тест
Для оценки проектной идеи и степени ее проработанности используют так называемый СМАРТ-тест. Название этого теста образовано первыми буквами английских слов, обозначающих следующие критерии оценки формулировки цели (ей) проекта:
1. конкретность (specific),
2. измеримость (measurable),
3. достижимость (achievable),
4. выгодность (rewarding),
5. временные рамки (time bound).
Проверка соответствия формулировки цели названным критериям производится путем ответов на следующий перечень вопросов.
1. Есть ли точное выражение того, что именно должно быть получено в итоге реализации части проекта, предназначенной для достижения данной цели? Четко ли определено, что именно относится к данной цели?
2. Можно ли цель однозначно определить с помощью графиков, показателей, статистических данных? Сможем ли мы увидеть и измерить результаты проекта в целом и его отдельных частей? Сможет ли третья сторона однозначно определить, достигнута цель или нет?
3. Реальна ли поставленная цель? Возможно ли достижение заявленной цели с учетом имеющихся ресурсов? Можно ли ее достичь при возникновении прогнозируемых затруднений?
4. Какая польза или выгода будет получена в результате достижения цели командой проекта, иными заинтересованными сторонами? Кто конкретно и какую конкретно выгоду сможет извлечь из достижения данной цели? Вносит ли достижение данной цели существенный вклад в достижение целей более высокого порядка?
5. Какое время отведено на достижение данной цели? Достаточно ли выделенного времени для реального достижения данной цели? Установлена ли точная дата, когда цель будет достигнута?
С учетом намеченных целей определяются ключевые события проекта, которые часто называют его вехами. Вехи играют роль контрольных точек. Их используют в качестве меры выполнения плана работ. Прохождение вех означает достижение промежуточных целей. План по вехам используется высшим руководством проекта для ознакомления с проектом, оценки общего объема работ, отслеживания состояния проектной деятельности.
Критерии оценки проектов экспертами на Публичной защите проектов