Понятие электронного документа и его значение в информационном обеспечении управления.




Билет 5

Виды бланков. Требования конструирования бланков. Понятие «формуляр документа», «типовой формуляр», «формуляр-образец».

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.1

 

Т.о. бланком документа называют:

 

лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию;2

электронный шаблон, включающий в себя реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

 

При разработке бланков документов необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.

 

Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона.

 

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".

Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.(30 реквизитов)

 

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих элементов называется формуляром документа. Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

 

Понятие электронного документа и его значение в информационном обеспечении управления.

 

 

Традиционное определение документа как материального объекта содержащего зафиксированную на нем информацию предполагает выполнение операций с документами как с носителем информации т. е учет, размещение, хранение, передача. Однако с появлением электронного документа на первый план выходит не объектно-материальный, а информационный характер док. Акцент смещается с носителя информации на саму информацию и все действия над документа оцениваются прежде всего с точки зрения информационной целостности и информационной безопасности.

Термином электронный документа обозначают информацию зафиксированную на электронном носителе, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий поддерживаемых компьютерной техникой и которая содержит реквизиты позволяющие её идентифицировать.

Под электронным носителем понимают материальный носитель предназначенный для записи и хранения информации посредством компьютерной техники.

Согласно ГОСТУ Р 7.08.2103 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

 

 


№1

 

№1

 

 

Нет печати и номер ТК №97…..

 

№2

 

Закрытое акционерное общество «Медсервис»   12.10.2008 №12 Москва     проверки работы с документами в отделе маркетинга Утверждаю Генеральный директор ЗАО «Медсервис»   Николаев Н.П.Николаев   20.10.2008  

 

Основание: приказ директора ЗАО «Медсервис» от 05.10.2008 г. № 23 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «Медсервис»

 

Составлен комиссией:

 

 

Председатель - зав.канцелярией Зудина О.Д

 

Члены комиссии: зав.производственным отделом Токарева Н.Л., зам.гл.бухгалтера, Павловой В.Е., менеджер по кадрам Александрова А.В., секретарь-референт канцелярии Ивановой З.П.

 

Комиссия в присутствии секретаря отдела маркетинга С.С.Родионовой 12.10.2008 г. провела проверку состояния работы с документами в отделе маркетинга ЗАО «Медсервис»

 

В отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы, заголовки дел зачастую не соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел.

Отсутствуют два дела с перепиской за 2008 г., не проведена предархивная обработка документов 2008 г., подлежащих длительному хранению.

Комиссия пришла к выводу, что в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления.

Составлен в 4-х экземплярах:

1-й – зам.директора по административно-хозяйственным вопросам,

2-й – зав.отделом маркетинга,

3-й – председателю комиссии,

4-й – в дело 01-09.

 

Председатель комиссии Зудина Зудина О.Д

 

Члены комиссии Токарева Н.Л. Токарева

Павлова В.Е. Павлова

Александрова А.В. Александрова

Иванова З.П. Иванова

 

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-08-08 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: