План занятий по дисциплине «Организация PR-отдела»
| Дата | Тема | Документы |
| 25 января | Планирование отдела PR - изучение организационной структуры выбранной компании. Какое место занимает отдел PR в ней (если есть) - составление штатного расписания отдела - разработка Положения об отделе - подбор сотрудников в отдел на должности в соответствии со штатным расписанием | 1. Положение об отделе 2. Штатное расписание отдела (табл.1) 3. Требование к сотруднику на должность (табл.2) 4. Подобрать по 3 потенциальных кандидата (резюме) на каждую должность |
| 26 января | Стратегические задачи PR-отдела - анализ ситуации с PR в изучаемой компании - SWOT-анализ компании с позиций PR - стратегические цели отдела (на основе SWOT-анализа) | 1. О компании (1 страница текста про то, что это за компания и чем занимается) 2. Биографическая справка (на руководителей) 3. Заполненный бланк SWOT-анализа (табл. 3) 4. Перечень стратегических целей компании в сфере PR |
| 30 января | Анализ коммуникационных потоков в организации Структура циркуляции информации в организации (схема) Положение об информационной политике | 1. Положение об информационной политике 2.Меры по противодействию слухам и утечке информации (на основе анализа схемы циркуляции информации в организации) |
| 01 февраля | Планирование деятельности PR-отдела На основе стратегических целей разрабатываем основные шаги (задачи) деятельности - создаем перечень всех возможных информационных поводов для изучаемой организации - перечень PR-мероприятий и действий (поздравления партнеров, информационные собрания – оперативки, клубы, неформальные встречи «без галстуков» и т.д.) | 1. Задачи PR-отдела на год 2. Перечень информационных поводов 3. План работы PR-отдела на год (на основе информационных поводов и PR-мероприятий) |
| 08 февраля | Бюджетирование отдела PR - составляем смету расходов отдела год - способы экономии и сокращения статей расходов - запрос котировок пока под вопросом, т.к. можем не успеть | 1. Смета расходов на отдел на год (табл.4) 2. Обоснование статей расходов и варианты сокращения бюджета |
| 09 февраля | Анализ рисков в деятельности PR-отдела - составление перечня рисков и их оценка - составление карты рисков - управление кризисными коммуникациями (антикризисный PR) | 1. Перечень рисков в порядке убывания 2. Карточки рисков (заполнить 10 рисков) (табл.5) 3. Составить текст инструкции по оперативным действиям в ситуации наступления кризисной ситуации (любая на выбор) |
| 13 февраля | Медиарилешнз - работа с базой данных СМИ - составление списка рассылки СМИ - разработка мероприятий для СМИ (пресс-конференция, пресс-тур, премия для СМИ и тд) | 1. База данных СМИ (не всех, целевых, т.е. тех, кто нам нужен для нашей работы) 2. Список рассылки 3. Сценарий мероприятия для СМИ + пакет документов для СМИ под это мероприятие (пресс-релиз, факт-лист, списки участников и т.д.) |
| 15 февраля | Оценка эффективности работы PR-отдела - разработка критериев эффективности работы отдела (по мероприятиям, по документам, по исполнению бюджета и т.д.) | 1. Разработка листов оценки эффективности деятельности сотрудников отдела с выделением критериев эффективности их работы 2. Разработка положения о мотивации сотрудников отдела |
Примерные таблицы
Таблица 1 - Штатное расписание отдела
| Должность | Форма занятости | Оклад |
Таблица 2 - Требование к сотруднику на должность
| Должность | Требования (образование, стаж работы, допнавыки, личностные качество и т.д.) | Способ проверки (предоставление подтверждающих документов, тесты, тренинги, деловые игры, рекомендации и отзывы, портфолио и т.д.) |
Таблица 3 - SWOT-анализ PR-деятельности компании
| Положительное влияние | Отрицательное влияние | |
| Внутренняя среда | Strengths Тут перечисляются свойства проекта или коллектива, дающие преимущества перед другими в отрасли | Weaknesses Тут перечисляются свойства, ослабляющие проект |
| Внешняя среда | Opportunities Тут перечисляются внешние вероятные факторы, дающие дополнительные возможности по достижению цели | Threats Тут перечисляются внешние вероятные факторы, которые могут осложнить достижение цели |
Таблица 4 – Смета расходов PR отдела на 2013 год
| Статья расходов | Величина расходов, руб. | Примечания |
| … | ||
| … | ||
| … | ||
| Итого |
Для справки напоминаю, что могут содержать статьи расходов
| Статья расходов | Составляющие |
| Зарплата | 1. В случае наемного PR-агентства это может быть почасовая оплата консультанта (в России пока не очень распространено). 2. В случае собственного отдела PR это заработная плата PR-менеджеров, ассистентов и помощников, редактора корпоративного журнала, фотографа, секретарей и др. |
| Платежи за аренду и обслуживание | Аренда офиса, электричество, отопление, вентиляция, уборка, плата за телефон, факс, Интернет, охрану и др. |
| Амортизационные платежи | Мебель и оборудование (персональные компьютеры, копировальные аппараты, фото- и видеокамеры, принтеры, транспортные средства). |
| Страховые взносы | Оплата страхования машины, оборудования, поездок, пенсионного обеспечения, медицинской страховки. |
| Пресс-туры | Приглашения, раздаточные материалы, фуршет |
| Выпуск корпоративного журнала или газеты | Редактирование, дизайн, фотографии, художественное оформление, верстка, печать, доставка и распространение |
| Презентация | Проведение, подготовка слайдов, сценарий презентации, фотосъемка, музыкальное сопровождение, тиражирование материалов, приглашения, аренда офиса, сувенирная продукция |
| Производство видеофильма | Сценарий, актеры, музыка, съемка, режиссура, монтаж, копии, распространение. |
| Новостные релизы | Поиск информации, создание новости, рассылка, стоимость платного размещения. |
| Подготовка статей | Поиск авторов и изданий, переговоры, создание, опубликование. |
| Обзор прессы | Плата за доступ к базам данных, тиражирование, подготовка отчета. |
| Информационная служба | Создание и распространение информации (возможно в формате абонентского обслуживания). |
| Аудиозапись для радио | Интервьюирование, распространение. |
| Телевидение | Подготовка информации для ТV (согласование сюжета, новости), стоимость размещения. |
| Печатные издания | Дизайн, макетирование, редактирование, тиражирование листовок, проспектов, брошюр, плакатов, календарей, отчетов и т.д. |
| Спонсорство | Работа со спонсорами, призы, награды, проведение приемов для спонсоров. |
| Профессиональные конференции и семинары | Материалы, приглашения, оборудование, аренда зала, отели для иногородних гостей, мелкие расходы, транспорт. |
| Фотоматериалы | Съемка, коррекция, копирование, печать. |
| Поездки | Транспорт, оборудование, приглашение прессы, проживание в отеле, мелкие расходы. |
| Выставки | Аренда места, охрана, изготовление плакатов, моделей, презентаций, работа промо-персонала и собственного персонала на выставке. |
| Транспорт | Аренда легковых / грузовых машин. |
| Канцелярские расходы | Разнообразные материалы (бумага, ручки, скрепки и т.д.). |
| Телефон, фа кс, Интернет | Оплата абонентского обслуживания, разовые счета (например, оплата межгорода), оплата миниАТС |
| Почтовые расходы | Стоимость отправления почтовых отправлений, бандеролей, их доставка на/с почты, печать адресов (например, автоматизированная при директ-мэйле) |
| Непредвиденные расходы | Все что угодно. Около 10% от бюджета. |
Таблица 5 – Идентификационная карточка риска
| Номер риска | |
| Дата идентификации/обновления информации о риске | |
| Наименование | |
| Описание | |
| Вероятность | |
| Степень влияния на проект | |
| Предвестники риска | |
| Реакция на риск. План действия | |
| Ответственное лицо |
На всякий случай напоминаю, как мы проводим оценку рисков (с позиций вероятности наступления и степени влияния на проект)
Таблица для оценки рисков
| Тяжесть последствий для целей проекта | Вероятность наступления события (риска) | ||||
| 0,1 | 0,3 | 0,5 | 0,7 | 0,9 | |
| 0,1 | 0,3 | 0,5 | 0,7 | 0,9 | |
| 0,2 | 0,6 | 1,0 | 1,4 | 1,8 | |
| 0,3 | 0,9 | 1,5 | 2,1 | 2,7 | |
| 0,4 | 1,2 | 2,0 | 2,8 | 3,6 | |
| 0,5 | 1,5 | 2,5 | 3,5 | 4,5 |
Для оценки вероятности рисков и их воздействий можно использовать следующие критерии:
- для оценки тяжести событий:
- для оценки вероятности наступления:
Риск не проявится (0,1)
Риск, скорее всего, не проявится (0,3)
Вероятность проявления и непроявления риска одинакова (0,5)
Риск, скорее всего, проявится (0,7)
Риск наверняка проявится (0,9)