MS Access: Создание, редактирование и просмотр базы данных (БД).
В работе предлагается создать БД с именем <имя БД>, содержащую три таблицы таб1, таб2, таб3. При практическом выполнении работы имя <имя БД> должно быть заменено уникальным именем.
Порядок выполнения работы
1. Запустить MS Access.
2. Создание новой БД.
- выбрать Новая БД, Ок
- задать папку для хранения и уникальное имя <имя БД>
3. Создание таблицы таб1.
3.1. Создание структуры таблицы
- выбрать вкладку Таблицы, Создать, Конструктор
- сформировать структуру
| Имя поля | Код товара | Наименование | Цена |
| Тип | числовой | текст | денежный |
| Размер | байт | - | |
| Дес.зн. | - | авто |
- для поля Код товара дополнительно установить параметры:
Обязательное поле: Да
Индексное поле: Да (совпадения не допускаются)
Ключевое поле.
– сохранить и закрыть таблицу с именем таб1.
3.2. Ввод данных.
- открыть таблицу таб1 в режиме Таблица
- - ввести данные
| Код товара | Наименование | Цена |
| ПК-Pent166 | ||
| Дисплей | ||
| Принтер Epsn | ||
| ПК-Pent200 | ||
| CD-ROM | ||
| HP-LJ |
- сохранить и закрыть таблицу таб1.
4. Создание таблицы таб3.
- аналогично предыдущему пункту создать таблицу таб3 с параметрами
| Имя поля | Код клиента | Имя | Адрес |
| Тип | числовой | текст | текст |
| Размер | байт | ||
| Дес.зн. |
- для поля Код клиента установить параметры, аналогичные полю Код товара
- ввести данные в таблицу таб3
| Код клиента | Имя | Адрес |
| Асток | Москва | |
| ЭкоСервис | Курск | |
| Компас | Томск | |
| ПетроСтрой | С.-Петербург | |
| Восток | Омск |
- сохранить и закрыть таблицу.
5. Создание таблицы таб2.
- создать таблицу со структурой
| Имя поля | Номер счета | Код товара | Дата продажи | Объем | Код клиента | Примечание |
| Тип | счетчик | числовой | дата/время | числовой | числовой | текст |
| Размер | байт | целое | байт | |||
| Дес.зн. |
- для поля Номер счета задать
Индексное поле: Да (совпадения не допускаются)
Ключевое поле.
- для полей Код товара, Код клиента задать
Обязательное поле: Да
- для поля Дата продажи установить короткий формат даты (дд.мм.гг)
- сохранить структуру и ввести данные
| Номер счета | Код товара | Дата продажи | Объем | Код клиента | Примечание |
| 26.04.95 | нал | ||||
| 28.05.95 | б/нал | ||||
| 15.07.95 | б/нал |
- сохранить и закрыть таблицу.
6. Редактирование таблиц.
Перед редактированием структуры таблицы выполните резервное копирование. После удачного редактирования основной таблицы резервную копию можно удалить.
Отредактируйте указанные ниже элементы, выполняя сохранение после каждого изменения.
- изменить размер поля Наименование в таб1 на 30,
- заменить в таб3 имя поля Имя на имя Фирма
- отредактировать таб2:
1) изменить имя поля Дата продажи на имя Дата заказа,
2) изменить порядок полей в структуре на
Номер счета Дата заказа Код клиента Код товара Объем Примечание
3) сохранить изменения и закрыть таблицы.
7. Создание поля с вводом значений из фиксированного списка.
Поле Примечание таблицы <таб2> содержит одно из двух возможных значений: нал (наличный расчет), б/нал (безналичный расчет). В связи с этим создадим для этого поля фиксированный список из которого будем выбирать вводимое значение.
- открыть таб2 в режиме Конструктора.
- щелкнув в колонке Тип данных поля Примечание, выбрать Мастер подстановок,
- установить переключатель "будет введен фиксированный набор".
- ввести список (нал, б/нал), используя для перехода к новому элементу мышь или "стрелку вниз",
- не меняя имени поля, завершить формирование списка,
- сохранить изменения и
- в режиме Таблица ввести новые записи для проверки действия фиксированного списка.
| Номер счета | Дата заказа | Код клиента | Код товара | Объем | Примечание |
| 21.09.95 | нал | ||||
| 14.11.95 | б/нал | ||||
| 21.12.95 | нал | ||||
| 11.01.96 | б/нал |
- сохранить и закрыть таблицу
8. Создание полей подстановки.
Часто требуется заполнять некоторое поле значениями из аналогичного (как правило, имеющего такое же имя) поля другой таблицы. В этом случае формируется так называемый столбец подстановки, который и содержит эти значения.
8.1. Создание связей между таблицами.
При совместной обработке данных нескольких таблиц необходимо установить связи между ними. Такая связь, как правило, устанавливается между одноименными полями первичной таблицы и связанной таблицы. Связываемое поле первичной таблицы называется ключом (первичным), а поле связанной таблицы - внешним ключом, т.е. ключом внешней таблицы.
Установить связь между таблицами таб1, таб2, таб3:
- закрыть связываемые таблицы, если они открыты,
- щелкнуть кн. Схема данных (или меню: Сервис Схема данных),
- в окне Добавить таблицу добавить указанные таблицы,
- установить связи между полями Код товара таб1 и таб2, включив флажок "Целостность БД"
- установить связи между полями Код клиента таб3 и таб2 включив флажок "Целостность БД"
- сохранить макет связей, вызвав правой кнопкой контекстное меню и элемент Сохранить макет
- закрыть окно Схема данных.
8.2. Редактирование структуры таблицы таб2 (создание полей подстановки).
В таблице таб2 поля Код товара и Код клиента удобнее заполнять значениями из соответствующих связанных таблиц.
Создание поля подстановки для таблиц таб1 и таб2
- открыть таб2 в режиме Конструктора
- для поля Код товара выбрать тип данных: Мастер подстановок
В окне Мастер подстановок (каждый шаг завершается кнопкой Далее)
- установить переключатель "Столбец подстановки использует значения из таблицы / запроса",
- выбрать таблицу-источник для столбца подстановки: таб1,
Далее необходимо выбрать в таб1 поле (поля), которое используется в качестве столбца подстановки при заполнении поля Код товара в таб2. По структуре таб2 туда записывается Код товара, однако запоминать коды достаточно трудно. Желательно, чтобы при заполнении этого поля в таб2 появлялся список кодов и наименований. Тогда можно выбрать Наименование, а в само поле заносился бы Код товара.
- выбрать в качестве столбцов подстановки Код товара и Наименование,
- отключить переключатель "Скрыть ключевой столбец",
- выбрать доступное поле для подстановки: Код товара,
- не изменяя наименования столбца, завершить работу (кн. Готово),
- ответить Нет на запрос о сохранении таблицы перед созданием связи и сохранить таблицу таб2.
Создание поля подстановки для таблиц таб3 и таб2
Аналогично предыдущему пункту оформить столбец подстановки для поля Код клиента таб2:
- в качестве таблицы-источника используется таб3,
- столбцы подстановки: Код клиента и Фирма,
- доступное поле для подстановки: Код клиента,
- сохранить изменения и закрыть таблицу.
Ввод новых записей в измененную таблицу таб2
- открыть таб2 в режиме Таблица,
- ввести новые записи, используя созданные поля подстановки:
| Номер счета | Дата продажи | Код клиента | Код товара | Объем | Примечание |
| 18.01.96 | б/нал | ||||
| 12.02.96 | б/нал | ||||
| 27.04.96 | б/нал | ||||
| 23.06.96 | б/нал |
9. Просмотр БД.
Общий прием просмотра - открытие в режиме Таблица. На экран выводятся все записи (при большом количестве - с возможностью прокрутки) в том порядке, в каком они вводились. Однако иногда требуется
- вывести записи в ином порядке (сортировка),
- вывести только часть записей, удовлетворяющих определенным условиям (поиск и фильтрация).
9.1. Сортировка записей.
1) Создайте резервную копию таб1, присвоив ей имя таб1 резерв
- выделите имя таб1,
- кн. Копировать, кн. Вставить (ключ Структура и данные),
- задайте имя резервной копии, Ок.
2) Сортировка записей резервной копии
- открыть копию и отсортировать поочередно по полям: Наименование, Цена,
- восстановить исходный порядок,
- закрыть таблицу.
9.2. Поиск записей по образцу.
- открыть резервную копию
- найти записи
а) с кодом =4
б) с именем, начинающимся с символов "ПК"
в) с ценой 2760 р.
- закрыть резервную копию без сохранения.
9.3. Фильтрация при просмотре.
Фильтр по выделенному
- открыть таб1 резерв,
- найти записи об изделиях с Наименованием Дисплей,
- то же, но НЕ Дисплей.
10. Завершение работы.
- закрыть окно БД
- выбрать меню Сервис Служебные программы Сжатие базы данных
В окне База данных для сжатия
- выбрать имя сжимаемой базы данных, нажать кн. Сжать
В окне Сжатие базы данных под именем
- задать папку для размещения сжатой базы данных и имя сжатой базы данных
Замечание.
1. Папка для размещения может быть любая, в том числе папка, содержащая исходную (несжатую) базу данных.
2. Если приемником сжатой базы является дискета, то задать папку Диск 3.5 (А:)
3. Имя может быть любое, в том числе и имя исходной базы данных.
- нажать кн. Сохранить
MS Office для пользователей