Отсортируем базу данных клиентов в соответствии с двумя критериями:
1. Наименование городов в алфавитном порядке.
2. Возраст клиентов от младших до старших.
Выполним сортировку по отдельным столбцам таблицы:
1. Перейдите курсором клавиатуры на любую ячейку таблицы и выберите инструмент: «Данные»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».
2. В появившемся диалоговом окне укажите параметры сортировки так, как указано ниже на рисунке и нажмите на кнопку «Добавить уровень».
3. Заполните параметры второго уровня как ниже на рисунке и нажмите ОК.
В результате таблица Excel отсортирована по нескольким критериям.
Чем выше уровень параметров сортировки, тем выше его приоритет.
Примечание. В Excel начиная с версии 2010-го года, количество уровней может быть столько, сколько столбцов в таблице. В старших версиях Excel разрешалось только 3 уровня.
Сортировка по дате и месяцу
В магазине сдача выручки происходит 2 раза на месяц – в середине и в конце. Нам необходимо выполнить сортировку в Excel по дате и месяцу, так чтобы получить историю сдачи выручки по этим месяцам на протяжении года.
В данном примере будет использоваться многоуровневая сортировка. Допустим у нас иметься статистическая информация по сдачи выручки магазина за текущий год:
Порядок сортировки следующий:
1. Перейдите на любую ячейку исходного диапазона A1:C10 и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка».
2. В появившемся диалоговом окне в первой секции «Столбец» из первого выпадающего списка «Сортировать по:» выбираем значение «Месяц», во втором выпадающем списке без изменений «Значение». А в третьей секции «Порядок» выбираем последнюю опцию «Настраиваемый список».
3. В появившемся диалоговом окне «Списки» выбираем список названий месяцев в году и нажимаем ОК.
4. Нажмите на кнопку «Добавить уровень» и на втором уровень в первом выпадающем списке укажите на значение «День». Остальные секции – без изменений. И нажмите ОК.
В результате мы организовали историю сдачи выручки в хронологическом порядке:
Аналогичным способом можно выполнить сортировку по дням недели и др. Но что делать если нам нужно сортировать данные по критериям которых нет в списках порядка сортировки?
Сортировка по списку
Исходная таблица для следующего примера:
Необходимо распределить данные по столбцу F – «Категория сотрудника» в следующей последовательности:
1. Стажер.
2. Физический.
3. Удаленный.
4. Руководитель.
К сожалению, для реализации данной задачи нельзя воспользоваться стандартными порядками сортировки значений в столбцах. Ведь текстовые значения по умолчанию в Excel можно сортировать только в алфавитном порядке или в обратно-алфавитном. Но в программе Excel предусмотрена возможность создания пользовательских порядков сортировок. Для решения данной задачи создадим свой ключ к порядку сортирования.
1. Перейдите на любую ячейку таблицы и снова воспользуйтесь инструментом: «ДАННЫЕ»-«Сортировка».
2. В первом выпадающем списке укажите «Категории сотрудника». Во втором все тоже «Значение». А в третьем выпадающем списке в секции «Порядок» выберите последнюю опцию «Настраиваемый список».
3. В появившемся окне «Списки» в левой группе укажите на первый «НОВЫЙ СПИСОК», а в правом текстовом поле введите все 4 категории разбив их на 4 строки. Для этого после ввода каждой нового названия категории сотрудника нажимайте клавишу Enter на клавиатуре:
4. Нажмите на кнопку «Добавить», которая расположена справой стороны. В результате чего в левой группе будет создан новый список для порядка пользовательской сортировки.
5. Нажмите на кнопку ОК в диалоговом окне «Списки» и в третьем выпадающем списке в секции «Порядок» автоматически добавились 2 новых опции. С прямым и обратным порядком для пользовательской настраиваемой сортировки. И снова нажмите на кнопку ОК в главном диалоговом окне инструмента.
В результате таблица отсортирована с учетом всех привередливых пожеланий пользователя.