ТЭА должна быть обеспечена документально-справочными, официальными актами, формами и т.д. В процессе функционирования между различными подразделениями системы складываются регулярные документальные потоки по каналам прямой и обратной связи, позволяющие целенаправленно совершенствовать управление.
Под документом понимается информация, главным образом текстовая или цифровая, зафиксированная на носителе и рассчитанная на длительное хранение и многоразовое использование.
В системе управления действует целый ряд связей: организационные, информационные, экономические. Функционирование порождает и специфические потоки документальной информации, непосредственно используемой в процессе управления системой. Опыт показывает, что только обеспечение единства организационных, информационных и экономических связей позволяет эффективно управлять теми или иными процессами.
Документальные системы в управлении технической эксплуатацией подвижного состава автомобильного транспорта можно разделить на следующие группы:
· исходная документация (путевой лист, листок учета ТО и ТР, накладные);
· оперативная документация (оперативный план-отчет ТО (Д), карта диагностирования Д-1, Д-2, суточный сетевой график выполнения ТО и ТР; карта диагностирования по элементам автомобилей, определяющим ресурс шин и расход топлива; график постановки автомобилей на технические воздействия по причине перерасхода топлива и повышенного износа шин и др.);
· накопительная документация (лицевая карточка автомобиля, накопительная карта диагностирования, лимитная карта автомобиля, заборная карта, накопительный журнал схода автомобилей с линии, карточка учета работы автомобильной шины, лицевые карточки автомобиля и водителя по расходу топлива, паспорт или бортовой журнал текущего состояния автомобилей и качества работы водителя, карта учета отказавших элементов автомобиля, сданных на промежуточный склад и др.).
Основной исходной документацией является путевой лист, дающий информацию о пробеге автомобиля с грузом и без него, о транспортной работе водителя, о расходе топлива, о времени нахождения автомобиля в наряде и др. Листок учета ТО и ТР дает первичную информацию об отказах, пробеге и необходимых технических воздействиях на автомобиль.
Информация, внесенная в путевой лист и листок учета, позволяет всем подразделениям предприятия (бухгалтерия, плановый отдел, производственно-технический отдел, отдел эксплуатации и др.) решать все вопросы, связанные с функционированием ПАТ: зарплата, доходы, расходы, прибыль, материально-техническое обеспечение, проведение ремонтно-профилактических работ с подвижным составом, списание автомобилей и т.п.
Товарно-транспортные накладные выдаются на перевозку различных грузов автомобильным транспортом. В них указываются грузополучатель, плательщик, АТП, модель автомобиля и прицепа, водитель, наименование груза, его количество, стоимость, погрузочно-разгрузоч-ные операции, время погрузки, транспортировки, разгрузки, расстояние перевозки.
После проведения транспортной работы рассчитывается полная стоимость перевозок, сверхнормативный простой, доплаты, транспортные услуги и другие затраты.
Оперативная документация формируется в реальном времени и реализуется в течение рабочей смены производственного персонала.
Оперативный план-отчет (ОПО) постановки автомобилей на ТО-1 (Д-1), ТО-2 (Д-2) по фактическому пробегу составляется в техническом отделе техником по учету и планированию ТО ежесуточно. Исходным материалом для планирования служат данные лицевой карточки автомобиля (см. ниже) по ежесуточному пробегу каждого автомобиля. Зная ежесуточный пробег автомобиля определенной модели и нормативную периодичность ТО-1 (ТО-2), определяют дату постановки автомобиля на технические воздействия
Карты диагностирования Д-1 и Д-2 – предназначены для записи диагностической информации о техническом состоянии узлов, обеспечивающих безопасность движения автомобиля и его работоспособность. Источник информации может быть субъективным, использующим органы чувств оператора-диагноста, и объективным, использующим аппаратуру и стенды оценки состояния автомобиля.
Суточный сетевой график технических воздействий на постах ТО и ТР ведется диспетчером производства в зависимости от режима работы производственной зоны в одну, две или три смены. В графике расписаны все посты ТО и ТР, имеющиеся на предприятии, и время работы по часам каждого из них в течение суток. На каждом посту оперативно отмечается время постановки автомобиля на пост, норматив простоя и фактическое время убытия автомобиля с поста. Здесь же отмечается количество персонала в бригадах ТО и ТР, занятого на постах, а также автомобили, переходящие из-за нехватки времени для ремонта на следующие сутки.
Карта диагностирования по элементам автомобиля, определяющим ресурс шин и расход топлива, составляется (выписывается) на автомобили, имеющие неравномерный, ускоренный износ шин в процессе их эксплуатации, либо на автомобили, перерасходующие топливо. В первом случае карта выписывается техником по учету работы шин, во втором — техником по учету расходу топлива. При наличии на предприятии персональных ЭВМ эти работы являются престижными, значительно ускоряют процесс обработки документов и более объективно оценивают работу шин и расход топлива автомобилями. В карте указаны все элементы автомобиля, оказывающие влияние на ускоренный износ шин либо на перерасход топлива.
Карта находится у механика КТП и выдается водителям после возвращения с линии. Имея карту диагностирования, водитель ставит автомобиль на пост диагностики, где диагност проверяет состояние элементов автомобиля согласно параметрам, указанным в карте. При необходимости выполняются технические воздействия с целью приведения технического состояния элементов в соответствие с нормативами.
На автомобиль с повышенным износом шин либо с перерасходом топлива составляется график постановки автомобиля на технические воздействия. График составляется техником по учету расхода топлива и учету работы автомобильных шин на основе анализа накопительных карт, учитывающих расход топлива автомобилями и работу автомобильных шин в процессе эксплуатации. График составляется для тех же лиц, что и оперативный план-отчет, рассмотренный ранее. После отметки о выполнении работ в производственной зоне график возвращается в технический отдел.
К накопительной документации относятся формы документов, предназначенные для заполнения их в течение месяца, года и т.д.
Лицевая карточка автомобиля предназначена для планирования ТО, учета и анализа выполнения ТО и ремонта и корректирования плана ТО по конкретному автомобилю с учетом фактического пробега и простоев в ремонте. Составляется и ведется техником по учету подвижного состава на основе периодического проведения ТО с учетом специфики работы предприятия; периодичности проведения предупредительного ремонта; суточного пробега автомобиля; режима работы АТП. Лицевая карточка учитывает работу автомобиля помесячно и ежедневно.
На основании лицевых карточек выписываются суточные оперативные планы-отчеты постановки автомобилей на ТО. Отметки о выполнении ТО и ремонта производятся в лицевой карточке с помощью условных сокращений на основании информации, содержащейся в поступающих планах-отчетах ТО и листках учета.
Отметки о ежедневных пробегах с нарастающим итогом и простоях автомобилей проставляются в верхней части строк по сведениям, поступающим из отдела эксплуатации. При стабильных ежедневных пробегах подвижного состава планирование ТО может осуществляться по принципу месячного календарного графика. На обратной стороне лицевой карточки записываются данные по поставленным на автомобиль агрегатам: дата их постановки и снятия, пробег автомобиля. Лицевая карточка хранится в техническом отделе предприятия.
Накопительная карта диагностирования ведет учет данных о техническом состоянии автомобиля, накапливая их с начала эксплуатации и до капитального ремонта. Данные о состоянии списываются с карт диагностирования Д-2 по 40-50 параметрам, обеспечивающим работоспособность автомобиля. Накопительные объективные данные позволяют решить целый ряд задач, связанных с периодичностью и объемами технических воздействий, с запасами элементов, необходимых для оборотного фонда, с ресурсом элементов автомобиля, с топливной экономичностью подвижного состава и т.д.
Накопительная карта диагностирования ведется диагностом и реализуется в группе учета и анализа производственного отдела.
Лимитная карта определяет и суммирует отпущенные запасные части и материалы со складов предприятия по каждому автомобилю с начала и до конца его эксплуатации в номенклатурном и стоимостном выражении с учетом инфляции. Необходимость ведения такой карты диктуется тем, что в сочетании с другими расходными документами она позволяет определить суммарный уровень расходов на данный автомобиль и в сравнении с доходами получить информацию о прибыльности автомобиля. Лимитная карта заполняется кладовщиком склада и находится в группе учета и анализа информации.
Заборная карта оформляется на каждый вид материала и на все запасные части, поступающие на склады предприятия извне, с указанием наименования, шифра детали, узла, агрегата, а также их стоимости.
Списание материалов и запасных частей с заборной карты, находящейся на складе, производится в лимитную карту конкретного автомобиля. Заборную карту ведет кладовщик склада.
Накопительный журнал суточного распределения автомобилей находится на контрольно-техническом пункте (КТП) предприятия и ведется контрольным механиком, где, исходя из списочного количества подвижного состава ПАТ, все автомобили расписывают по их местонахождению в данный момент времени, например, на 8 часов утра: на линии, в ТР, ТО-2, в ожидании ТР или капитального ремонта, без водителя, без работы и т.д. Такое распределение автомобилей предприятия дает возможность определить оперативные коэффициенты технической готовности и выпуска автомобилей на линию.
Накопительный журнал схода автомобилей с линии по техническим причинам также находится на КТП и оформляется на автомобили, отказавшие в процессе первой половины линейного времени. В журнале указывается время схода с линии, номер автомобиля, причина схода, время последующего выхода на линию и суммарное время простоя. Данная информация позволяет выявить тяжесть отказов и возможность предупреждения их с помощью диагностики.
Карточка учета работы автомобильной шины составляется на каждую шину (новую, восстановленную, бывшую в эксплуатации), устанавливаемую на автомобиль. В карточке записываются основные данные по шине: ее обозначение, модель, завод-изготовитель, ГОСТ, номер, а также номера автомобиля и прицепа; дата установки и снятия шины с автомобиля; техническое состояние в процессе эксплуатации, в том числе глубина рисунка протектора по мере его износа, и причина снятия шины.
При периодическом осмотре шины и изменении высоты рисунка протектора, например, при проведении ТО-2 устанавливается фактический износ шины и сравнивается с нормативным. При преждевременном износе устанавливается его причина путем заполнения карты диагностирования и проведения необходимых технических воздействий. Карта ведется техником по учету работы шины.
Карточки по учету расхода топлива заполняются на водителя и автомобиль. Двойной контроль связан с тем, что на одном и том же автомобиле могут работать разные водители. В карточке записываются фамилия, имя, отчество водителя, число, месяц, номер путевого листа, номер автомобиля и расход топлива по норме и фактический, а также экономия или перерасход. Карточка заполняется ежедневно техником по учету расхода топлива. В случае перерасхода выписывается карта диагностирования по элементам автомобиля, определяющим ресурс шин и расход топлива, и автомобиль после диагностирования подвергается техническим воздействиям по тем элементам, которые не соответствуют нормативным или оптимальному техническому состоянию.